Виды официальных документов и их классификация

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

Документ — средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того, что бы выработать основные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов — это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации, необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющееся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документ классифицируется по различным признакам

1. По способу фиксации информации документы делятся на:

— фото- и кинодокументы;

2. По содержанию документы подразделяются на:

— информационно-справочные (используются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма, телеграммы, телефоно­граммы и др.));

— организационно-распорядительные (используются для регламентации деятельности (уставы, положения, регла­менты, правила, инструкции приказы по оперативному управлению, указания, по­становления, решения, распоряжения и др.));

— по личному составу (личная карточка работника, заявление, характеристика, автобиография, приказы по личному составу на прием, увольнение и перемещение);

— финансово-расчетные (сметы, калькуляции, бухгалтерская отчетность и т.д.);

— снабженческо-сбытовые (накладные на прием, отпуск товара).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют доку­менты, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством на­копления и обобщения информации.

Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

3. По наименованию: приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, докладные и объяснительные записки и т. п.

4. По видам документы бывают:

— типовые документы — разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;

— примерные документы — разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы и носят рекомендательный характер;

— индивидуальные документы — разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

— трафаретные документы — изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

8. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

9. По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

10. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

11. По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово «копия») и соответствующим образом заверенный.

Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

12. По срокам хранения документы делятся на: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

13. По роду деятельности документы подразделяются на системы документации:

Виды документов. Классификация документов

Вся официальная документация подлежит четкой классификации, оформляется по единым стандартам. Вначале следует разобрать основные виды документов.

Основная классификация документов

Данная классификация — наиболее популярная в делопроизводстве, а также в вузах, готовящих соответствующих специалистов. Итак, вся документация подразделяется на группы согласно:

• уровню обязательности;
• времени хранения;
• датам исполнения;
• разновидности изложения;
• по свой юридической силе;
• источникам, происхождению;
• степени ограничения доступа (гласности);
• месту создания;
• содержанию;
• названию, наименованию;
• области использования;
• разновидности документирования.

Разновидности документации

Подробно разберем виды документов по каждому пункту упомянутой классификации.

По обязательности исполнения:

• директивные (принуждают к исполнению, использованию);
• информационные (содержат данные, сведения для ознакомления).

По продолжительности хранения:

• временные (до 10 лет);
• долговременные (более 10 лет);
• постоянного хранения.

По дате исполнения:

• срочные (с указанием четкой даты исполнения);
• несрочные.

Виды документов по разновидности изложения:

• унифицированные (составленные по строгой форме-стандарту какой-либо системы);
• примерные (образцы, по аналогии с ними создается другая документация);
• типовые (описывающие типовой, стандартный процесс, явление);
• трафаретные (с заранее подготовленной структурой, «костяком» текста, например анкета);
• индивидуальные (свободная форма изложения информации).

По наличию юридической силы:

• оригиналы, подлинники (единственный или первый экземпляр документации);
• копии (стопроцентно точно повторяющие оригинал, но не имеющие юридической силы);
• отпуски (форма-копия, заготавливаемая «под копирку» непосредственно при составлении подлинника);
• заверенные копии (формы копий, содержащие ряд реквизитов, придающих им юридическую силу);
• выписки (отрывки из документов, обязательно содержащие данные о том, откуда они взяты, заверенные визой ответственного лица);
• дубликаты (повторенные формы подлинника с равной ему юридической силой, составляются при уничтожении, утере, краже оригинала).

Виды документов по происхождению:

• личные (касающиеся интересов определенного гражданина);
• служебные, официальные (затрагивают интересы организации, их составитель — как физическое, так и юридическое лицо).

По степени гласности:

• «совершенно секретно», «особая важность» (содержащие государственную тайну);
• «конфиденциальная информация» (доступ ограничен законодательством России);
• «коммерческая тайна» (открытый доступ несет вред обладателю данных);
• «только служебное пользование» (документ только для работников организации);
• открытый доступ.

Виды документов по месту создания:

• исходящие (направляются за пределы учреждения);
• входящие (приходят в учреждение извне);
• внутренние (используются только в самом учреждении).

• первичные (оригинальная информация);
• обобщающие (вмещающие в себя данные из нескольких источников).

Виды документов по области использования:

• статистика, отчеты;
• документация по труду;
• научно-техническая сфера;
• финансы и бухгалтерия;
• организационно-распорядительная.

• сложные (разбор нескольких вопросов);
• простые (посвященные единственной теме).

По разновидности документирования:

• рукописи;
• электронные печатные;
• графические;
• фото-, видеоформата.

Формы и виды документов внутри организации:

• информационно-справочной направленности;
• распорядительные;
• организовывающие деятельность.

Оформление документов

Виды оформления документов подразделяются на следующие стадии:

Оформление документации ведется по строгим требованиям, которые обеспечивают ей юридическую силу. Ряд документов допускается составлять только в электронном варианте, ряд — от руки (расписки, объяснительные записки, доверенности, заявления).

Оформление официальной документации в РФ регулируется следующими актами:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
• ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Юридические документы

Правовая, или же юридическая, документация — это бумаги, обязательно включающие в себя правовую информацию.

Она содержит ряд признаков:

• регуляция общественных отношений;
• печатная/электронная форма;
• соответствие всем правилам оформления документа по юридической технике;
• обязывающий характер;
• составляется компетентными лицами;
• создается в процессе юридической деятельности;
• данные, значимые для юриспруденции;
• основание создания и публикации: законодательство РФ, волеизъявление граждан, юридических лиц.

Виды юридических документов:

1. Фиксация фактов-доказательств.
2. Фиксация юридических фактов.
3. Содержание индивидуальных решений.
4. Правовые нормативные акты.

Разновидности юридической документации

Разберем классификацию детально:

1. Фиксация фактов-доказательств. Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими. К примеру, процессуальная документация.

2. Фиксация юридических фактов. Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов:

• фиксация фактов, которые определяют правовые статусы (удостоверения личности, паспорта, свидетельства о рождении, браке и т. п.);
• фиксация фактов, которые задают правовой режим (использование земельных угодий для строительства жилого здания или для сельскохозяйственных надобностей);
• фиксация фактов волеизъявления (доверенность, сделка, договор и т. д.)

3. Документы с индивидуальными решениями, влекущие последствия, властно-обязательные по характеру. Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п.

4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению.

Нормативные документы

Основные виды нормативных документов в РФ:

• ГОСТ Р — национальный государственный стандарт;
• ОСТ — стандарт определенной отрасли;
• СТП — стандарт данного предприятия;
• СТО — стандарты научно-технических объединений и обществ;
• ПР — определенные правила;
• Р — рекомендации;
• ТУ — технические условия производства.

Краткая их характеристика — далее.

Разновидности нормативных документов

Виды нормативных документов, описание:

1. ГОСТ Р — государственный стандарт России. Устанавливает обязательные требования безопасности к определенному виду продукции, а также методы контроля производства, условия хранения, транспортировки, упаковки и утилизации.
2. ОСТ — отраслевые стандарты качества, введенные для каждой отрасли производства, работ, услуг. На сегодня их насчитывается более 22 тыс.
3. СТП — стандарты предприятия; разрабатываются непосредственно им самим.
4. СТО — действие распространяется на новые виды продукции, услуг, методологий, технологий — всего инновационного.
5. ПР — правила, устанавливающие обязательные порядки, методику произведения деятельности.
6. Р — добровольные рекомендации для осуществления каких-либо работ.
7. ТУ — технические условия; схожи со стандартом, но применяются, когда его разрабатывать бессмысленно, например при разовом производстве. Документ при этом не должен противоречить в своем содержании ГОСТу.

Вид документа «Паспорт»

Рассмотрим все виды документов, удостоверяющих личность гражданина:

1. Паспорт РФ.
2. Заграничный паспорт гражданина РФ.
3. Временное удостоверение личности.
4. Паспорт моряка.
5. Военный билет офицеров в запасе.
6. Удостоверение беженца.
7. Документ, регистрирующий обращение иммигранта присвоить ему статус беженца.
8. Вид на жительство.
9. Иностранный паспорт.
10. Билет военнослужащего.
11. Офицерское удостоверение личности.
12. Свидетельство о рождении.
13. Документ, фиксирующий освобождение из мест лишения свободы.
14. Дипломатический паспорт для российского гражданина.

Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Система помогает в работе документоведам, юристам, финансистам, а также всем гражданам, чье положение дел приводит к работе с бумагами.

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.

С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку для кодирования информации и использования отрывного талона с кодированными сведениями.

Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

3. Справочная литература.

Справочная литература, произведения печати, предназначенные для получения сведений разнообразного характера (научного; прикладного и др.), что определяет форму изложения и построения. Издания Справочная литература не рассчитаны на сплошное и систематическое чтение, а лишь на выборочное. Для содержания Справочная литература характерны широта тематических рамок, стремление к максимальной полноте сведений по данному конкретному вопросу, сочетающиеся с предельно лаконичной формой изложения и таким расположением материала, которое способствует прежде всего быстрому нахождению необходимой информации. Во многих видах Справочная литература их основу составляет такой жанр, как справочная статья, содержание, объём, форма которой определяется типом справочника и его строения — словарного или систематического. В сфере научно-информационной деятельности, осуществляющей сбор, переработку, хранение, поиск и распространение закрепленной в документах научной информации, Справочная литература выполняет важные функции как авторитетный и традиционный вид информационных источников, ряд которых условно можно отнести к вторичным источникам.

Среди многообразных по содержанию и формам изданий Справочная литература различают отраслевые справочники и издания универсального типа, а также освещающие комплексные проблемы или циклы проблем. Виды Справочная литература весьма различны по содержанию и объёму — от многотомных энциклопедий, представляющих собой систематизированные своды знания, до небольших памяток чисто информационного характера. Большинство справочников принадлежит к разовым или непериодическим изданиям; в числе периодически издаваемых — различные ежегодники (например, Ежегодники энциклопедические, статистический ежегодник «Народное хозяйство»). При всей условности классификации Справочная литература можно выделить некоторые основные её виды. Так, Справочная литература включает энциклопедии (универсальные и отраслевые), энциклопедические словари, лингвистические и терминологические словари, справочники общего характера (политические, географические, статистические. и пр.), разнообразную справочно-информационную литературу (издательские каталоги, путеводители и др.). К справочной литературе примыкают производственные справочники для работников различных специальностей. Большой удельный вес в Справочной литературе по названиям приходится на издания разнообразной справочно-информационной литературы, а по тиражам и по объёму выпуска — на энциклопедические издания. Удельный вес выпуска Справочная литература в общем выпуске литературы сравнительно невелик. Однако Справочная литература — один из наиболее перспективных видов литературы. Для неё характерны высокие темпы роста, обусловленные необходимостью закрепления научных открытий в специальных справочных изданиях, аккумулирующей ролью этих изданий, тенденции развития которых связаны с увеличением объёма информации в ходе научно-технической революции, а также повышением избирательности специалистов и др. читателей к потребляемой информации, ростом культурного и образовательного уровня. Демографический фактор (рост народонаселения) заметно влияет на увеличение выпуска массовых справочных изданий (энциклопедии, словари, политико-экономические и географические справочники и др.). Совершенствуется техника изготовления специальных справочников (применение разъёмных креплений для периодические дополнения изданий, новых видов приложений — пластинок, плёнок, магнитофонных записей, стереоскопических устройств), появляются новые виды справочников (картотеки микрофильмов, микрокарт, оснащенных специальными читающими устройствами, и др.). Развитие Справочная литература тесно связано с развитием всей системы научной информации, которой уделяется большое внимание во всём мире.

С расширением международного экономического сотрудничества, научных и культурных связей большое распространение получили международные справочные издания: универсальные («Statistical yearbook», «Demographic yearbook», «Statesman’s yearbook»), отраслевые (статистический ежегодник с.-х. и продовольственные организации ООН «Production yearbook», ежегодное справочное издание по учреждениям науки, высшего образования и культуры «The world of learning» и др.), а также справочные издания экономических комиссий ООН по крупным регионам мира (Европа, Азия и Дальний Восток, Африка, Лат. Америка).

Виды документов и их классификация

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Основные положения по документированию
управленческой деятельности

Термин «делопроизводство» характеризует отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения информации.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Основными функциями документа являются:

Комплекс документов, создаваемых на предприятии, определяется:

− кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;

− характером и объемом компетенции учреждения;

− порядком разрешения вопросов (единоначалие или коллегиональность);

− объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.

Порядок и правила документирования управленческих действий обеспечивается следующими нормативными материалами:

— государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая представляет собой совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к документированию;

— унифицированной системой документации (УСД), представляющая собой совокупность взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и характерны для определенной сферы деятельности;

— отраслевым классификатором технико-экономической документации (ОКТЭД).

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация – приведение чего-либо к единой системе. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами.

Унификация проводится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, что снижает трудоемкость их обработки, более эффективное использование средств вычислительной техники. Таким образом, унификация направлена на создание трафаретных текстов.

Работа по унификации документов включает:

¾ разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

¾ внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД:

¾ внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

¾ разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

¾ разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов:

— государственные стандарты (ГОСТ);

— отраслевые стандарты (ОСТ);

— республиканские стандарты (РСТ).

Цель внедрения стандартов — достижение эффективности документирования управленческой деятельности.

Для сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табеля документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на три большие группы:

1. Нормативные документы (организационные, распорядительные, информационно-справочные).

2. Договорные (договоры, контракты, соглашения).

3. Информационные (официальные сообщения).

Документы классифицируются по следующим признакам:

− по личному составу.

2. По наименованиям:

Их оформление хотя и унифицировано, но они могут быть совершенно разными.

3. По месту составления:

− внутренние (документы, составленные работниками данного предприятия);

− внешние (поступают из других предприятий, организаций, частных лиц).

4. По степени сложности:

¾ простые (посвященные одному вопросу);

¾ сложные (охватывают несколько вопросов).

5. По унификации:

− индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности, например, докладная записка;

− трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;

− типовые, созданные для групп однородных предприятий;

Трафаретные и типовые печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

6. По степени срочности:

− срочные, требующие исполнения в определенный срок;

− несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

− официальные (служебные), затрагивающие интересы предприятия, организации;

− личные, касающиеся конкретного лица (заявления, жалобы, предложения).

7. По степени подлинности:

− подлинные (составлены в 1 раз);

− копии (повторно составленные документы);

− выписки (отражают некоторые разделы);

8. По средствам фиксации:

10. По срокам хранения:

− с временным сроком (до 10 лет и более).

11. По степени гласности:

1.4. Правила оформления управленческих
(организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. От полноты и качества заполненных реквизитов зависит доказательная (юридическая) сила. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу называют типовым формуляром. Совокупность реквизитов, присущих всей системе и спроецированная в определенной последовательности по конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки, называется формуляром-образцом.

Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов, присущих данной системе, которые приведены в табл. 1.

Каждый документ имеет свой индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Следует иметь в виду, что из 30 реквизитов есть так называемые обязательные, которые указываются в каждом документе и придают документу юридическую силу: название организации; дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование предприятия, справочные данные об организации).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Виды документов и их классификация

В различных сферах деятельности граждан и юрлиц используются те или иные виды документов. Составление, хранение, оборот и использование бумаг является предметом изучения такой дисциплины, как делопроизводство. Рассмотрим далее, какие существуют виды документов.

Делопроизводство: общие сведения

Документационное обеспечение представляет собой особое направление деятельности, состоящее в оформлении, составлении, хранении и обработке документов. От того, как выглядит бумага и информация в ней, как осуществляется организация работы с ней, во многом будет зависеть правильность и своевременность принятия важного управленческого решения. Документация отражает и учитывает деятельность компаний, предприятий, фирм. В этой связи делопроизводство предписано законодательством. При проведении проверок ревизии прежде всего подвергаются те бумаги, в которых зафиксирована деятельность предприятия.

Основные направления делопроизводства

На современном этапе в данную деятельность входят:

• Обеспечение правильного и своевременного создания необходимых бумаг.
• Организация работы с актами (передача, получение, учет, обработка, хранение, контроль, систематизация, регистрация, уничтожение, подготовка к сдаче в архив).

Регламентация технологии делопроизводства осуществляется в нескольких направлениях:

• Стандартизация.
• Законодательное регулирование.
• Разработка нормативно-методических и правовых актов общегосударственного действия.

Для организации и ведения делопроизводства необходимы профессиональные знания и специальные навыки. В этой связи для осуществления данной работы в учреждениях и на предприятиях формируются соответствующие подразделения (отделы, службы). В небольших компаниях делопроизводством занимаются секретари, уполномоченные руководителем сотрудники несут ответственность за состояние бумаг предприятия. Для каждой группы документов должно быть предусмотрено определенное место. Как правило, они хранятся в несгораемых шкафах. За ненадлежащее ведение документации к должностным лицам могут быть применены дисциплинарные взыскания.

Законодательная база

ФЗ, регламентирующем информацию и ее защиту, закреплено обязательность документировать сведения и установлен ряд базовых определений. Данный нормативный акт также урегулировал отношения, которые возникают при создании и последующем применении информационных технологий. Обязательность документирования предписывается и другими законами. В частности, ГК определяет правовые основы деятельности юрлиц и порядок делопроизводства для них. В НК установлены типовые налоговые документы. С их помощью ведется учет коммерческой деятельности компаний и физлиц, своевременности отчисления сборов в бюджет. В законе также установлены образцы документов. Так, в ГК предусмотрены требования к составу учредительных договоров, уставов, доверенностей и так далее. В нормативных актах устанавливаются формы документов, которые пересылаются различными способами (по почте, факсу, через Интернет).

Документы России

Административная система делопроизводства включает в себя многоуровневую классификацию. Выделяют следующие общие виды документов:

1. Организационно-распорядительные. В эту категорию относят протоколы, решения, уставы, приказы, инструкции, положения.
2. Справочно-информационные. В эту группу включены акты, справки, телеграммы, докладные записки, письма и так далее.
3. По личному составу. В этой категории находятся трудовые книжки, заявления, договоры, характеристики, приказы и прочее.

Также выделяют такие формы документов, как:

• Трафаретные.
• Индивидуальные.
• Типовые (образцы документов).

Прочая классификация

В зависимости от содержания бумаги могут быть простыми или сложными. В соответствии с происхождением выделяют личные и официальные, по месту принятия – внешние и внутренние. Различаются виды документов и по срокам хранения: постоянно, больше и меньше десяти лет. В зависимости от гласности, бумаги могут быть несекретные и секретные (сов. секретные, конфиденциальные). Выделяют виды документов по методу фиксации: звуковые, графические, машино- и рукописные, фотокиноматериалы.

Бумаги также могут быть срочными или несрочными. В соответствии со стадиями выделяют выписки, черновики, подлинники (оригиналы), копии. В отдельную категорию выделяют государственные документы. По действующему законодательству уполномоченные органы издают инструкции, указания, приказы, постановления, распоряжения, решения, указы.

Первичные документы

К ним относят бумаги, в которых содержатся исходные сведения, полученные в ходе разработок, исследования, наблюдения и прочей деятельности человека. Первичные документы в бухгалтерии составляются при совершении хозяйственных операций. Они выступают в качестве свидетельств о произошедших фактах. К исходным документам относят, например, акты, справки, ордеры, накладные и так далее. Для большинства из них утверждены унифицированные бланки. Например, установлены особые формы бумаг учета основных средств, торговых операций, труда, денежных расчетов. В том случае, если унифицированная форма для какого-либо документа отсутствует, на предприятии разрабатывается свой бланк. Однако в любом случае в нем должны присутствовать следующие реквизиты:

1. Наименование.
2. Дата составления.
3. Название организации.
4. Суть хоз. операции.
5. Измерители.
6. Список ответственных сотрудников.
7. Личные подписи уполномоченных лиц.

Делопроизводство предприятия

По указанию руководителей компании и инициативе начальников подразделений разрабатываются различные положения. Данная группа документов включает в себя индивидуальные и типовые акты. Содержание первых касается управленческих подразделений, цехов, отделов, включенных в организационную структуру предприятия. Типовые документы касаются цехов основного производства. Проект положения составляется исполнителем, согласуется с юридическим отделом организации. В случае возникновения замечаний или возражений их излагают отдельным документом или на втором экземпляре. Основным распорядительным актом на предприятии выступает приказ руководителя. Посредством этого документа может быть оформлен порядок деятельности организации, поручения и решения, разного рода мероприятия, результаты ревизий, итоги работы и так далее.

Докладная записка представляет собой бумагу, в которой излагается какой-либо вопрос или факт, предложение или вывод. Она может направляться руководителю предприятия или вышестоящей организации. Служебная записка – это разновидность письма, одна из форм внутренней переписки на предприятии. Ее направляют из структурных подразделений любому адресату организации, за исключением прямого руководства. Служебная записка может быть направлена и конкретно каким-либо должностным лицом предприятия. Эти документы обладают отчетным, инициативным или информационным характером. Объяснительная записка – бумага, поясняющая содержание конкретных положений основного акта (отчета, программы, плана) или объясняющая причины нарушения дисциплины либо неисполнения поручения.

Инструкции

Эти документы разделяются на две группы. Входящие в первую категорию регламентируют порядок исполнения определенного процесса, в котором участвуют подразделения, должностные лица и так далее. Должностные инструкции определяют обязанности, права, функции и ответственность конкретных сотрудников. Эти документы могут разъяснять порядок, в соответствии с которым необходимо исполнять предписания законов и распоряжений (приказов, постановлений и так далее). Должностные инструкции могут быть постоянного или определенного срока действия. Бессрочные документы, тем не менее, подлежат пересмотру и проверке раз в 3-5 лет.

Источники:

http://studopedia.ru/11_40738_vidi-dokumentov-i-ih-klassifikatsiya.html
http://www.syl.ru/article/308661/vidyi-dokumentov-klassifikatsiya-dokumentov
http://megaobuchalka.ru/8/38589.html
http://poisk-ru.ru/s33704t2.html
http://businessman.ru/new-vidy-dokumentov-i-ix-klassifikaciya.html