0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Письмо об изменение генерального директора

Содержание

Письмо о смене гендиректора

Нужно ли уведомлять о новом руководстве контрагентов

Генеральный директор — официальный представитель компании, уполномоченный заключать договоры и подписывать соглашения с работниками и контрагентами. Данные об этом человеке занесены в Единый государственный реестр юридических лиц. После подписания протокола о выборе нового управленца сведения о нем передаются в налоговую инспекцию для дальнейшего изменения данных в ЕГРЮЛ. Когда исправления внесены, выпускается приказ о трудоустройстве. После оформления необходимых документов о принятом решении уведомляют партнеров.

Сразу отметим, что образец информационного письма о смене генерального директора по закону не является обязательным, если только это прямо не предусмотрено договором с контрагентом. Иными словами, компания по собственному желанию сообщает или не сообщает о новом руководстве. Письмо контрагенту о смене директора — это в большей степени дань деловому этикету, нежели обязанность предприятия.

Образец письма контрагентам о смене генерального директора

Поскольку контрагентов не обязательно уведомлять об изменениях в компании, образец письма уведомления о смене директора достаточно простой. Извещение составляется в свободной письменной форме, но в нем надо обязательно указать:

  • сведения о новом руководителе;
  • реквизиты документов, на основании которых он вступил в должность (их копии в приложении);
  • дату, с которой новый работник приступил к обязанностям.

Когда сообщать о новом руководителе обязательно

В отличие от партнеров, уведомлять об изменениях в ЕГРЮЛ в обязательном порядке необходимо банки, которые обслуживают юридическое лицо. В соответствии с инструкцией Банка России от 30.05.2014 № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов», пока клиент не идентифицирован, обслуживать его запрещено. Поэтому назначение нового руководителя — повод подготовить и направить уведомительное письмо о смене директора для банка, поскольку, помимо отправки уведомления, руководителю придется прийти в банк лично. У него возьмут образцы подписей, после чего позволят подписывать платежные поручения и проводить все финансовые операции.

Письмо о смене генерального директора

Письмо о смене генерального директора носит информационный характер. Этот документ ставит перед фактом контрагентов организации.

Когда глава какого-либо учреждения меняется, это должно быть зафиксировано в Едином государственном реестре юридических лиц. Не позднее трех дней с момента назначения нового лица организация обязана подать соответствующую бумагу в отделение налоговой службы по месту регистрации компании. А после можно уже рассылать письма соответствующего содержания в другие организации. Также нужно поступить, если у генерального директора просто по каким-то причинам изменилась фамилия.

Важно: уведомление о смене генерального директора имеет унифицированную форму, а информационное сообщение в виде письма – нет. Тот, кто составляет бумагу, вправе добавлять данные, давать комментарии (естественно, соблюдая нормы деловой переписки).

Составные части письма

Документ имеет произвольную форму. Однако строится согласно общепринятому алгоритму. Так, в самом верху листа обычно расположены:

  • Реквизиты компании. В бланке под них просто оставлено свободное пространство. В идеале все подобного масштаба и направленности документы печатаются на бланках конкретной организации, которые содержат ее наименование, адрес, телефон и другие контактны данные изначально.
  • Номер письма. Он необходим для осуществления корректной регистрации исходящей корреспонденции.
  • Дата подписания документа. Без подписи он не имеет юридической силы.
  • Адресат. Если это юридическое лицо, то указывается сначала организация, затем – должность и ФИО конкретного сотрудника этой организации, которому предназначается послание.

Помимо вводной части, которая одинакова для большого количества документации, у письма о смене директора есть основная часть. Она может начинаться с фраз: «Настоящим письмом уведомляем Вас…» или «Данным письмом информируем Вас…», или просто «Информируем Вас, что с сегодняшнего дня генеральным директором назначен Иванов Иван Иванович».

Унифицированной формы для образца письма нет. Однако следует лаконично и аргументировано сообщить адресату суть бумаги – информацию о смене директора. При этом необходимо в качестве приложения указывать бумагу, которая являлась основанием для такой смены.

Итак, обязательные для основной части моменты – это:

  • ФИО нового генерального директора.
  • Дата, с которой он приступил к выполнению своих обязанностей.
  • Какой документ является основанием для этого. Им может быть протокол общего собрания акционеров (владельцев) компании либо решение единственного учредителя.

Кто расписывается

При составлении документа многие задаются вопросом, кто должен заверять письмо: старый или новый генеральный директор организации. Ответ здесь однозначный: новый. Ведь документ о его назначении уже вступил в силу. И даже если налоговые органы еще пребывают в неведении о смене директора, все равно подписывать и заверять документацию своей визой имеет право теперь только новый начальник.

Читать еще:  Уэк как получить

На практике часто случается такая ситуация, когда у власти в компании находятся сразу два человека.

Для того чтобы избежать таких моментов и возможных связанных с этим неурядиц, необходимо сразу же в протоколе о собрании собственников по этому вопросу прописывать конкретные даты увольнения предыдущего работника и назначения нового.

Приложения

Так как подпись ставит новый начальник, в письме нужны доказательства предоставленной информации, иначе открылись бы широкие возможности для мошенников. Подставные лица могли бы пользоваться возникающей неразберихой при сообщении подобного рода сведений. Поэтому к каждому письму о смене генерального директора обязательно прикрепляются:

  • Копия протокола общего собрания, на котором было принято решение о его назначении. На практике для удобства в нем же прописывают увольнение старого.
  • Копия доверенности на подписание документации.
  • Копия приказа о назначении генерального директора. Смысл доверенности может быть в него включен.

Обязательной будет только первая бумага, но, прикрепив копии остальных, можно сделать свое обращение более аргументированным. Каждая организация в этом случае поступает согласно своему Уставу.

Заключительная часть письма – это подпись нового генерального директора и по возможности печать организации. Таким образом контрагенты и иные лица, которым будет адресовано письмо, узнают, как расписывается новый руководитель.

Особые случаи

Помимо налоговиков, о смене директора также в обязательном порядке информируются банки, которые обслуживают компанию. Это закреплено в Инструкции Банка России №153-И от 30 мая 2014 года.

Помимо этого, вновь назначенный руководитель должен посетить банковскую организацию, для того чтобы оставить там образцы своей подписи. Только после совершения этого действия его «автограф» будет действительно заверять денежные поручения и прочую финансовую документацию организации.

Обязательно ли уведомлять партнеров

По закону компания обязана уведомить о смене директора только налоговую службу и банк. Однако согласно правилам делового общения контрагенты тоже должны быть в курсе существующего положения дел. Особенно это касается случаев, в которых предыдущий генеральный директор был уволен из организации в связи с утратой доверия. Его действия могли быть связаны и с деловыми партнерами.

Помимо этого, существует еще один повод уведомить деловых партнеров: с ними следует заключить дополнительные соглашения ко всем договорам, в которых фигурирует ФИО старого специалиста (для того чтобы они имели юридическую силу).

Таким образом, массовая рассылка писем о смене генерального директора – это обязательный пункт в алгоритме любой уважающей себя компании. Если не хочется тратить драгоценное время на подписание множества копий, можно воспользоваться факсимиле подписи нового начальника.

Информационное письмо о смене генерального директора — образец

Уведомление о смене директора для контрагентов (общие положения)

Смена руководства в организации подразумевает внесение соответствующих изменений в перечень сведений, включенных в ЕГРЮЛ, и регистрацию таких изменений. Речь идет об уведомлении налоговой инспекции в течение 3 рабочих дней после смены директора. В этом случае в ЕГРЮЛ добавляются новые сведения, после чего предыдущий руководитель теряет свои полномочия на управление обществом.

Для того чтобы между обществом и контрагентами не возникло разногласий относительно главного подписанта документов и лица, имеющего право представлять предприятие без доверенности, вновь избранному директору необходимо уведомить своих партнеров о произошедших изменениях.

В этом случае вполне допустимо отправить выписку из ЕГРЮЛ с новыми данными в адрес контрагента, приложив к ней сопроводительное письмо.

ВАЖНО! Как правило, в тексте договора/контракта имеется пункт о том, что стороны гражданских правоотношений обязаны уведомить друг друга об изменении регистрационных данных в течение определенного времени. Неисполнение этого условия может повлечь за собой сложности в отношениях с партнерами.

Кроме того, имеется ряд организаций, для которых уведомление о смене директора обязательно. К таковым относятся, например, банки, которым необходимо сообщить о смене руководства сразу после назначения нового лица, так как заполняется новая карточка с образцами подписи и оттисками печати, которые будут использоваться в работе.

Информационное письмо о смене директора — образец, нюансы составления

Законодатель не предъявляет никаких требований относительно содержания информационного письма о смене руководителя, поэтому организации составляют документ самостоятельно. Образец информационного письма можно скачать по ссылке:

Основные моменты, на которые стоит обратить внимание при составлении:

  1. Письмо печатается на фирменном бланке организации (более подробно об этом можно прочитать в статье «Требования к фирменному бланку и печати организации»).
  2. Документу присваивается порядковый номер с указанием даты.
  3. В тексте указываются сведения о смене директора, дата приказа о назначении и полные биографические данные нового управленца.
  4. Ссылка на номер и дату протокола, в соответствии с которым общее собрание участников приняло решение провести кадровые перестановки, также обязательна (можно приложить и копию протокола).
  5. Документ должен содержать подпись нового руководителя и печать организации (при ее наличии).

Информационные письма необходимо рассылать после получения выписки из ЕГРЮЛ, в которой будет содержаться новая информация относительно руководства. Безусловно, формально процедура смены директора начинается с оформления протокола общего собрания и издания приказа о назначении, но официальный подтекст этим действиям придает только внесение записи в ЕГРЮЛ.

Таким образом, обязанность общества об уведомлении контрагентов о смене директора не упоминается в законе, но может быть предусмотрена, например, договором, заключенным между сторонами. Уведомление может осуществляться посредством направления копии выписки из ЕГРЮЛ или информационного письма, которое подписывается новым руководителем. Помочь правильно составить документ может образец уведомления о смене директора для контрагентов, предложенный по ссылке в статье.

Читать еще:  Психолого педагогическая характеристика на ребенка 5 лет

Больше полезной информации — в рубрике «Бизнес».

Письмо о смене генерального директора: образец и правила составления документа

Когда в компании появляется новый руководитель, невольно возникает вопрос, а надо ли отправлять кому-нибудь специальное письмо о смене генерального директора. Образец такого документа и правила его составления необходимо знать заранее, чтобы незамедлительно действовать в сложившейся ситуации.

Вынужденная необходимость

Генеральный директор любого предприятия – это лицо, которое имеет достаточно большую власть. Выступая от лица компании, он может заключать договора, вести переговоры с контрагентами, а также управлять движением всех финансовых средств, которые находятся на ее расчетных счетах. При смене руководства эти полномочия переходят к новому директору. Теперь он должен будет решать все вопросы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. Чтобы уведомить партнеров о происходящей перестановке, необходимо направить им письмо о смене генерального директора. Образец этого документа нельзя найти ни в одном справочнике. Он составляется произвольно и содержит в себе следующую обязательную информацию:

  • наименование организации;
  • дату и место внесения изменений;
  • Ф.И.О. нового директора;
  • документ, на основании которого руководитель наделен определенными полномочиями.

Как будет выглядеть такое письмо о смене генерального директора? Образец может включать в себя только одну фразу, в которой будет подробно отражена нужная информация. Кроме того, к подобному письму желательно приложить копию главного документа, подтверждающего факт назначения и полномочия нового руководителя.

Право подписи

Иногда при составлении такого уведомления возникает вопрос, касающийся того, кто должен подписывать письмо о смене генерального директора? Образец документа в этом случае ничем не будет отличаться от остальных деловых бумаг. Он составляется от имени руководства компании за подписью нового директора. Правда, здесь имеются некоторые тонкости. Для начала нужно напомнить, что подобные изменения подлежат обязательной регистрации в налоговой службе. До этого момента подписывать деловые бумаги, казалось бы, имеет право только прежний руководитель. Но на самом деле ситуация выглядит несколько иначе. Например, бывший директор официально снят с должности, а на его место, на следующий день назначен новый руководитель. В соответствии с кадровыми документами ему даются определенные полномочия, среди которых также имеется право подписи. Прежний директор к этому моменту уже не является членом и официальным представителем данной организации. Значит, подписывать такое письмо должен его преемник.

Оформление информационного письма

Решение о назначении нового генерального директора принимается, как правило, на собрании акционеров. Оно оформляется соответствующим протоколом, после чего издается приказ по предприятию. Затем в трехдневный срок о произошедшей перестановке необходимо сообщить в налоговую службу. Далее, новый руководитель обязан поставить в известность банки, которые занимаются обслуживанием счетов данного юридического лица. В противном случае может возникнуть конфликтная ситуация, связанная с финансовой стороной поддержания заключенных ранее сделок. Только после этого остальным контрагентам направляется информационное письмо о смене генерального директора. Образец этого уведомления составляется в соответствии с общими правилами деловой переписки:

  1. Документ оформляется на фирменном бланке либо в левом верхнем углу указываются полные реквизиты компании. Их можно заменить штампом, если таковой имеется у предприятия.
  2. В правом углу сверху указываются сведения об адресате.
  3. Чуть ниже по центру размещается заголовок, в котором содержится основная тема данного письма.
  4. Далее, в основном содержании отражается информация, которую компания желает донести до адресата.
  5. Такое письмо должно иметь приложение, в котором контрагенту предоставляются копии подтверждающих документов.
  6. В заключение новый руководитель ставит свою личную подпись и заверяет ее круглой печатью предприятия.

Рассылкой таких писем занимается обычно секретарь, оформляя их как заказную корреспонденцию.

Изменение фамилии руководителя

В случае, когда руководитель остался прежним, но изменились его паспортные данные, поступать необходимо аналогичным образом. Взять, к примеру, ситуацию, когда по тем или иным причинам директор вынужден был сменить фамилию. Чтобы документы, подтверждающие его полномочия, имели юридическую силу, необходимо внести в них определенные изменения. Для этого нужно обратиться в соответствующие инстанции. Сделать это можно:

  • лично;
  • через доверенное лицо, оформив на него доверенность;
  • по почте, отправив информацию заказным письмом с уведомлением.

Обращением в данном случае будет служить письмо о смене фамилии генерального директора, образец которого зависит от того, кому именно он направляется. Так, в отделение обслуживающего банка информация передается для замены карточки с образцом подписи. Остальные заинтересованные лица также должны быть уведомлены о новой фамилии руководителя. Это нужно для правильного составления документов, касающихся взаимного сотрудничества и иных видов деятельности.

Информационное письмо о смене генерального директора

Управленец, как и любой другой сотрудник, может быть уволен, а на его место принят новый работник. Однако, в отличие от остальных представителей персонала, смена генерального директора является более сложной процедурой, которая требует уведомления многих инстанций. В частности, при смене руководителя компании уведомлять следует не только фискальную структуру, но также банки и контрагентов предприятия. Это позволит избежать дальнейшей путаницы и ошибок при оформлении документации.

Основания для смены генерального директора

Смена генерального директора может обуславливаться как заранее подготовленным планом, так и внезапными обстоятельствами, требующими немедленной реакции. Конкретные основания для смены генерального директора зачастую фиксируются в Уставе предприятия. К наиболее распространенным относятся:

  • период длительности контракта, на основании которого был принят руководитель, истекает;
  • директор уходит на основании заявления с прошением уволить его по собственной инициативе;
  • стороны пришли к общему соглашению;
  • директор умер;
  • советом учредителей был избран новый управленец.

Описанные основания для смены руководителя предприятия являются объективными, они не зависят от качества работы текущего управленца. При этом последняя причина относится к особым обстоятельствам, которые требуют коллективной оценки учредителей или иных представителей управленческого аппарата.

Читать еще:  Защита от перенапряжения сети

То есть, в случае, когда руководитель компании увольняется с должности по решению совета директоров, это относится к увольнению по инициативе нанимателя, и регламентируется ст. 81 ТК РФ. Основаниями для снятия субъекта с должности в соответствии с нормами ст. 81 ТК РФ являются:

  • регулярное нарушение субъектом своих должностных обязанностей, игнорирование правил трудовой дисциплины и охраны труда, а также отказ от исполнения своих функций без наличия уважительной причины;
  • субъект распространил коммерческую тайну;
  • директор совершил определенные действия, которые дали совету директоров основания для утраты к нему доверия. Вследствие этого дальнейшая деятельность лица на подобной должности является невозможной;
  • решение, принятое увольняемым управленцем, привело к существенным материальным потерям, либо пошатнуло репутацию сообщества.

Важно понимать, что генеральный директор является таким же сотрудником компании, как и другие представители персонала. Смена рассматриваемого работника должна фиксироваться в решении общего собрания участников компании. В дальнейшем данное решение должно пройти регистрацию в фискальной структуре посредством направления в оговоренную инстанцию заявления по форме Р14001.

Назначение информационного письма о смене генерального директора

Конкретная информация о действующем управленце компании не фиксируется в основном тексте Устава, однако она передается в ЕГРЮЛ, чтобы при оформлении сделок и соглашений контрагенты могли ознакомиться с полномочиями конкретного управленца.

Период, на который заключается контракт с руководителем компании, определяется советом директоров. Информационное письмо о смене управленца должно быть в кратчайшие сроки предоставлено во все инстанции, с которыми компания имеет взаимосвязи.

[/attention]Законодательство не фиксирует строгой необходимости составлять рассматриваемый документ и оповещать партнеров компании о смене директора (исключение составляют случаи, когда в соглашении с контрагентом четко сказано, что компания должна оповестить вторую сторону о смене гендиректора). Фактически, рассылка подобного уведомления партнерам – это атрибут делового этикета, а не законодательной необходимости, и, тем не менее, уведомление рекомендуется рассылать, чтобы в дальнейшем избежать ошибок при оформлении документов.[/attention]

Оповещать нужно следующие службы:

  • ФНС РФ. Оповещение необходимо только при смене субъекта, в случае же, если одно и то же лицо было избрано на второй срок, уведомление не требуется. Важно подчеркнуть, что оповещение фискальной структуры в данном контексте обязательно. Если компания на протяжении первых трех дней с момента процедуры замены кадра не оповестила в письменном виде ФНС, то подобный проступок будет наказан в соответствии со ст. 19.7 КоАП РФ.

[/attention]Обязанности оповещения фондов (ФСС, ФОМС, ПФ РФ) для компании нет. После подачи заявления по форме Р14001 все сведения вносятся в ЕГРЮЛ, откуда в дальнейшем берут информацию представители обозначенных структур.[/attention]

  • Банк. Извещать банк о подобных изменениях рекомендуется как можно быстрее. Это обуславливается тем, что сразу после принятия на должность нового директора, информация о предыдущем кадре теряет актуальность, а значит, необходимо заменить электронную подпись. В большинстве соглашений прописана обязанность компаний оповещать банк в подобных обстоятельствах. Зачастую банки запрашивают у своих клиентов такие доказательные документы: выписка из ЕГРЮЛ, выписка из протокола собрания директоров, распоряжение компании о вступлении нового управленца в должность.
  • Контрагенты. Для данных целей зачастую используется уведомление в свободной форме.

Образец информационного письма о смене генерального директора

Информационное письмо о смене генерального директора составляется в вольном формате, однако с учетом стандартных требований для официальных писем. В частности, в шапке бумаги необходимо фиксировать такую информацию:

  • реквизиты фирмы. Подобное письмо наиболее уместно составлять на фирменном бланке компании, либо указывать все стандартные реквизиты вверху листа;
  • регистрационный номер документа. Данный аспект необходим для регистрации исходящей корреспонденции;
  • дата составления документа, подпись управленца и его расшифровка. Без подписи нового генерального директора компании документ не имеет юридической силы;
  • реквизиты адресата. Необходимо указать не только наименование компании, куда направляется уведомление, но также ФИО и должность представителя данной фирмы. Зачастую подобные документы направляются директору.

В основном тексте необходимо прописать само извещение. Удачной формулировкой считается: «Настоящим письмом уведомляем Вас…» Также в документе следует фиксировать конкретную дату, с которой субъект вступил в должность. Это означает, что именно с этой даты имя директора компании во всех оформляемых бумагах должно быть изменено. Помимо прочего, требуется сделать ссылку на документ, который стал основанием для смены кадра. Зачастую это решение собрания директоров.

Приложения к письму о смене генерального директора

Ввиду того, что визирует уведомление уже новый гендиректор, адресату необходимо документальное доказательство его принятия на должность. Это обуславливает прикрепление к письму также копии таких бумаг:

протокол собрания директоров, в ходе которого был избран новый управленец. Практика демонстрирует, что в данной бумаге также фиксируется имя предыдущего управленца. Это позволит максимально прозрачно отразить процедуру смены субъектов;

  • доверенность на визирование подобной документации;
  • распоряжение о назначении гендиректора. Смысл доверенности может быть отражен в распоряжении, и тогда доверенность составлять не нужно.
  • [/attention]Распоряжение визирует исключительно новый управленец, так как в данных обстоятельствах он уже вступил в должность и подобные подписи входят в его полномочия. Подпись старого директора сделает документ недействительным.[/attention]

    Таким образом, уведомление государственных структур и контрагентов о смене директора является крайне желательным процессом. Обязательным подобное извещение является только для налоговой инстанции. Компании рекомендуется воспользоваться образцом документа, во избежание допущения ошибок.

    Источники:

    http://clubtk.ru/forms/smena-direktora/pismo
    http://assistentus.ru/forma/pismo-o-smene-generalnogo-direktora/
    http://nsovetnik.ru/biznes/informacionnoe-pismo-o-smene-generalnogo-direktora-obrazec/
    http://fb.ru/article/287062/pismo-o-smene-generalnogo-direktora-obrazets-i-pravila-sostavleniya-dokumenta
    http://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/informatsionnoe-pismo-o-smene-generalnogo-direktora.html

    Ссылка на основную публикацию
    Статьи c упоминанием слов:

    Adblock
    detector
    ×
    ×
    ×
    ×