2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оформление представительских расходов образец

Содержание

Как правильно документально оформить представительские расходы в 2020 году

Какие это мероприятия

По общему правилу, к представительским расходам относят затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или членов совета директоров, владельцев бизнеса.

Документальное оформление в 2020 году представительских расходов продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

  1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
  2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Налоговый учет

При налогообложении представительские расходы можно учитывать.

Так, по налогу на прибыль их берут в пределах норматива – 4% расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года. Поэтому расходы, не уложившиеся в норматив в текущем квартале, можно учесть в следующих.

НДС принимают к вычету только по тем представительским расходам, которые учтены для налога на прибыль. При увеличении учитываемой суммы расходов в следующем квартале можно допринять НДС к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Общепринятые разрешенные затраты на представительство

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят и траты на алкогольные напитки.
  2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
  3. Услуги и затраты на буфет.
  4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

НК РФ не уточняет перечень алкозатрат. Поэтому их можно учесть без применения дополнительных лимитов, но с учетом общих ограничений, установленных в законодательстве для представительских расходов.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

  1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
  2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
  3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Считается, что такие расходы не относятся к деловой встрече; до или после официального приема – значения не имеет тоже (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

Документальное оформление в 2020 году

Сразу скажем, что конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформлять первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ и ст. 313 НК РФ).

Чтобы подтвердить представительские расходы, для налогообложения необходимо оформление документов первичного учета. Сюда входят все накладные и акты.

Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

  1. Место и дата проведения мероприятия.
  2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

  1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны быть ясно отражены цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
  2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные далее образцы этих обязательных документов демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы в 2020 году. Их можно использовать на любом предприятии России.

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты на:

  • официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
  • оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.

К представительским расходам так же не относят расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

  1. Отчета о представительских расходах, который утвердил руководитель организации.
  2. Авансового отчета.

К этим отчетам сотрудник прикладывает первичные документы. Например, кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержат письма ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

Какие делать проводки

В бухучете представительские расходы в полном объеме списывают на затраты по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Проводки должны быть следующие:

  • Дт 26 (44) — Кт 60 (71): списаны представительские расходы
  • Дт 19 — Кт 60 (71): учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо
  • Дт 68 — Кт 19: вычет НДС по представительским расходам
  • Дт 91 — Кт 19: по итогам года списан НДС по сверхнормативным расходам

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Оформление представительских расходов

Оформление представительских расходов

Похожие публикации

Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

Что такое представительские расходы

Законодательство к представительским расходам относит следующее:

  • затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
  • транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
  • услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.

Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах.

Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

  • реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
  • преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
  • распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
  • подпись руководителя.

В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес — мероприятия.

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Отчет по представительским расходам: пример

Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

  • когда и где было проведено мероприятие;
  • его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
  • кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
  • расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
  • перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.
Читать еще:  Как правильно хранить украшения

Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

Отчет по представительским расходам пример

Акт на списание представительских расходов: образец

После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме.

При его составлении обычно делается ссылка на приказ или отчет, либо он может идти приложением к приказу.

Составляется он комиссией и утверждается руководителем.

Затраты предприятия на проведение бизнес — мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.

Представительские расходы: документы, к которым не придерутся налоговики

Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, обратимся к п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем дано определение и приведен исчерпывающий (закрытый) перечень представительских расходов.

Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Это расходы на:

  • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Внимание!

Понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.

Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.

Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.

Официальный прием и обслуживание

Прежде всего, следует определить, что именно можно считать официальным приемом и обслуживанием, НК данные понятия не раскрывает. Поэтому только в соответствии с приказом руководителя, планом встречи или другими документами можно обосновать, что встреча носила официальный и деловой характер.

Например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер. А вот если эта встреча планировалась, и на ее проведение по приказу руководителя были выделены определенные денежные средства, а после проведения руководитель представил отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах, можно говорить об официальной встрече.

Место и время проведения переговоров

Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.

Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков, и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.

Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.

Если переговоры оказались безрезультатными

При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.

Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.

Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.

Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.

Транспорт

Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относится транспортное обеспечение доставки официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

Под действие этого пункта не подпадает оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. На основании данной нормы к представительским расходам относится оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы.

Проживание

Что касается расходов на проживание представителей других организаций, то специалисты фискальных органов считают, что данные расходы учесть для целей налогообложения прибыли нельзя. Это связано с тем, что согласно ст.264 НК РФ, под приемом понимается исключительно завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Оплата же проживания гостей выходит за рамки этого понятия. Оспорить этот довод сложно, но иногда такие попытки оказываются успешными.

Норматив представительских расходов при расчете налога на прибыль

Согласно п.2 ст.264 НК РФ, представительские расходы принимаются для целей налогового учета в составе прочих расходов в пределах 4% от расходов на оплату труда,понесенных за отчетный (налоговый) период.

Поскольку доходы и расходы при исчислении налогооблагаемой прибыли учитываются нарастающим итогом в течение года, бухгалтеру нужно ежемесячно или ежеквартально пересчитывать сумму расходов, укладывающихся в норматив.

Особенности документального оформления представительских расходов

При отсутствии документального подтверждения указанные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие принципам признания расходов согласно п.1 ст.252 НК РФ. В отношении представительских расходов такими документами могут являться:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
  • смета представительских расходов;
  • отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям;
  • иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами:

  • в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими документами будут являться первичные документы, выданные этому лицу соответствующими организациями. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказания услуг) и т. д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм;
  • при заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

Приказ на проведение расходов

Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.

Общество с ограниченной ответственностью «ПРОФИЛЬ»

Г.Челябинск 20 ноября 2018 г.

О проведении официального приема представителей компании «Алмаз»

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и укрепления деловых связей

  • Провести официальный прием представителей компании «Алмаз» в период с ноября по декабрь 2018 года.
  • Ответственным за организацию встречи и приема назначить заместителя директора Иванова П. И.
  • Главному бухгалтеру Петровой О. П. разработать и представить на утверждение смету предстоящих расходов.
  • Коммерческому директору Сидорову Н. К. подготовить проекты дополнительных соглашений с ООО «Алмаз».
  • Ответственным за составление финансового отчета о произведенных затратах назначить Иванова П. И. Срок предоставления — 3 рабочих дня со дня окончания приема.
  • Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Читать еще:  Символ государства это

ООО «Профиль» А. А. Кудрявцев

Как видно, в данном документе ясно прослеживается цель проведения приема представителей компании-партнера.

В компаниях, где представительские мероприятия осуществляются часто, руководитель обычно не составляет отдельный приказ на каждое из них, а утверждает положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции.

Смета на представительские расходы

Если приказом или положением о представительских расходах не определяются размеры допустимых трат, составляется смета представительских расходов. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов либо предельные расходы на конкретное мероприятие.

Отчет о представительских расходах по проведенным мероприятиям

Отчет по результатам представительских мероприятий подтверждает факт их проведения и реализацию намеченных целей. В данном документе, как правило, указываются цель мероприятия, участники, достигнутые результаты, а также сумма расходов. В документе достаточно подробно описываются проведенные представительские мероприятия. Он может содержать регламент, включающий полное расписание мероприятий, в том числе обеды и ужины. Отчет должен давать полное представление о тематике вопросов, обсужденных с гостями — представителями фирм-партнеров, покупателей, потенциальных контрагентов.

Директор ООО «Профит»

Отчет о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Алмаз»

20 ноября 2018 года прошли деловые переговоры между представителями нашей компании ООО «Профит» и ООО «Алмаз». В переговорах участвовали:

— от ООО «Профит» — заместитель директора Петров И. А.

— от ООО «Алмаз» — коммерческий директор Смирнов А. А.

В результате проведенной встречи достигнута договоренность о подписании контракта на 2011 год.

Расходы на проведение переговоров составили:

  • транспортные расходы (проезд от гостиницы, где остановился представитель ООО «Алмаз», до ресторана и обратно) — 1 000 руб.;
  • ужин — 5 000 руб.;
  • выдана сувенирная продукция (плакат — 1 шт., ручки — 10 шт., календари — 3 шт.) на общую сумму 4 000 руб.

Итого: 10 000 руб. согласно ранее утвержденной смете от 10 октября 2018 года.

Ответственный за организацию

и проведение переговоров Петров И.А.

На основании предоставленного отчета и авансового отчета в бухгалтерском учете будет отражено:

Д26, 44 К71 — 1 000 руб. — учтены расходы на проезд представителей;

Д26, 44 К71 — 5 000 руб. — учтены расходы на ужин;

Д26, 44 К10 — 4 000 руб. — списана сувенирная продукция;

Д91 К68 — начислен НДС с безвозмездно переданной сувенирной продукции.

При расчете налога на прибыль налогооблагаемая база будет уменьшена на сумму, затраченную на проезд и ужин, т. е на 6 000 руб., но не более 4 % от расходов на оплату труда.

Оформление представительских расходов образец

Как правильно оформить представительские расходы

Итогом хорошо проведенных переговоров с деловыми партнерами является заключение новых выгодных контрактов либо продление уже имеющихся. Проведение деловых встреч по вопросам сотрудничества и переговоров с отдельными лицами и делегациями предполагает осуществление принимающей стороной определенных расходов, которые принято называть представительскими.

При отражении таких расходов в учете бухгалтеру необходимо сделать все возможное для того, чтобы их не пришлось списать в состав затрат, неучитываемых при налогообложении прибыли. Этим и другим вопросам посвящена данная статья.

Документальное оформление представительских мероприятий

Правильному документальному оформлению расходов на представительские мероприятия следует уделять особое внимание, так как от этого напрямую зависит признание либо непризнание контролирующими органами понесенных организацией затрат в налоговом учете.

С точки зрения бухгалтерского и налогового учета при проведении представительского мероприятия организация должна иметь следующие документы:

– положение по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия (см. образец 1 на с. 69). Данный документ может составляться, если прием делегаций носит систематический характер;

– приказ руководителя организации о приеме представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 2 на с. 70);

– программу пребывания представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 3 на с. 71);

– смету расходов на прием и обслуживание представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 4 на с. 72);

– отчет об использованных денежных средствах на прием представителей иностранной делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 5 на с. 73).

Справочно: действующим законодательством не утверждены формы документов, которые должны быть составлены в отношении представительских расходов, поэтому они могут иметь произвольный вид, но содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», к таковым относят:

– наименование документа, дату его составления;

– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Помимо обязательных сведений форма документа может содержать иные сведения;

Рассмотрим на практических примерах алгоритм формирования документов, подтверждающих обоснованность отражения представительских расходов |*| ).

Шаг 1. Формирование положения по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия.

Шаг 2. Подготовка приказа руководителя по организации приема делегации.

Решение о целесообразности проведения приема представителей делегации и (или) отдельных лиц оформляется приказом руководителя организации.

Шаг 3. Составление программы и сметы расходов по приему делегации.

В программе приема представителей делегации и (или) отдельных лиц приводится расписание по датам и часам графика их пребывания в стране прибытия, с указанием проводимых мероприятий. Подготовленная программа представляется руководителю организации на рассмотрение и утверждение. После утверждения руководителем организации программа распечатывается на русском (белорусском) языке и на языке принимаемой стороны и вручается всем членам делегации в начале их визита.

Шаг 4. Подготовка отчета по приему делегации.

После окончания приема и обслуживания делегации ответственные лица, на которых были возложены обязанности по составлению отчета о проведенных мероприятиях, обязаны не позднее сроков, определенных в приказе, составить отчет об использовании средств на прием делегации. Предлагаемый вариант отчета может иметь следующий вид:

Рассмотрим на практическом примере отражение расходов на официальный прием и обслуживание представительского мероприятия.

Пример. Использование корпоративной карточки для приема делегации

С целью расчета за услуги гостиницы по бронированию и проживанию представителей иностранной делегации, приглашенных производственной организацией в представительских целях, работнику организации (лицу, ответственному за прием иностранной делегаций) выдана корпоративная дебетовая карта, на которую предварительно было зачислено с расчетного счета 13 000 000 руб.

Данным лицом произведена оплата услуг гостиницы на общую сумму с НДС 10 560 000, в т.ч. НДС (20 %) – 1 760 000 руб.

В учете должно быть отражено (см. табл. 1):

Представительские расходы

Одной из задач секретаря или помощника руководителя является организация мероприятий по приему представителей контрагентов – встречи, обеда или ужина, помощи при размещении в гостинице, обеспечения необходимыми канцелярскими товарами, подготовки небольших презентов. Часто от того, как встречен деловой партнер, зависит, будет ли подписан так нужный организации контракт. В настоящей статье мы рассмотрим порядок оформления представительских расходов организации и дадим несколько советов по практической организации их учета и контроля.

Что это такое?

Что такое представительские расходы, разъясняет нам п. 2 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), согласно которому к представительским расходам относятся те расходы, которые организация осуществляет в рамках проведения официальных приемов и обслуживаний сотрудников других организаций. Кроме того, к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания органов управления организацией. Стоит заметить, что использование законодателем термина «участники» не совсем удачно, поскольку данный термин в действующем законодательстве применяется прежде всего к лицам, владеющим долями в уставном капитале обществ с ограниченной ответственностью. Так, речь идет о лицах, участвующих в работе органов управления обществом. Отметим, что к ним относятся как сотрудники организации, т.е. физические лица, состоящие с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях (члены совета директоров, правления), так и приглашенные эксперты. В настоящей статье акцент делается на представительских расходах, связанных с ведением переговоров, поскольку именно с этим видом расходов наиболее часто приходится сталкиваться помощникам руководителя и секретарям-референтам.

Законодатель особо оговаривает, что к представительским расходам относятся:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) как для приглашенных, так и для официальных лиц самой организации, участвующих в переговорах;
  • расходы на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
Читать еще:  Восстановление бухгалтерского учета с чего начать

При этом указывается, что к данным расходам нельзя отнести расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такая оговорка сразу ставит крест на возможности отнести к расходам для целей налогового учета и оплату гида-экскурсовода, и совместный поход представителей компании с ее гостями в спортзал, на футбол или в сауну. Ниже мы рассмотрим эту проблему подробнее.

В плане налогового администрирования представительские расходы относятся к одной из проблемных областей учета – налоговые органы сплошь и рядом отказывают компаниям в принятии их к учету. Поэтому оформление подтверждающих такие расходы документов требует особого внимания.

Документальное оформление представительских расходов можно разделить на три основных этапа.

Первый этап: оформление общих распорядительных документов организации

Такие документы должны фиксировать порядок организации вышеперечисленных мероприятий, определять процедурно-организационные вопросы, внутренние процедуры и регламенты. На этом этапе, например, можно предусмотреть, какие мероприятия должны быть осуществлены и какие расходы допустимы в зависимости от «категории» гостя. Одно дело – встречать рядового снабженца одной из полусотни организаций-поставщиков и совсем другое – председателя правления инвестиционного банка, от которого зависит, будет ли модернизировано производство.

В крупных организациях обычно существует локальный нормативный акт (ЛНА), регламентирующий подготовку и проведение переговорных мероприятий, порядок заказа транспорта организации для обслуживания и привлечения сотрудников внутреннего бюро переводов или внешних переводчиков. Средние и небольшие компании в большинстве случаев подобные документы не оформляют. Такой подход не является нарушением или ошибкой при условии, что в учетной политике определен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском учете организации, а в приложении к ней утверждена смета расходов. Но стоит отметить, что учетная политика – это «узкий», специализированный документ, призванный решать задачи бухгалтерского учета, а с делегациями работают многие службы. Поэтому мы рекомендуем составлять в организации специализированные документы, определяющие порядок работы. Причем они могут быть как общего (Пример 1), так и индивидуального характера (Пример 2).

ПРИМЕР 1

Приказ об организации работы с официальными делегациями

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

Об организации работы с официальными делегациями в 2013 году

В целях упорядочивания работы с официальными делегациями, минимизации представительских расходов и повышения эффективности договорной работы

1. В рамках планового пересмотра условий действующих договоров заместителю генерального директора по общим вопросам Тряхунову В.М. составить график проведения переговоров с контрагентами компании в срок до 15.01.2013.

2. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. представить план работы отдела по расширению сети оптовых покупателей продукции компании.

3. Заместителю генерального директора по общим вопросам Тряхунову В.М. и начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. подготовить типовые регламенты переговоров.

4. Утвердить смету представительских расходов на 2013 г.

5. Ответственным за организацию обслуживания делегаций и подготовку к проведению представительских мероприятий назначить секретаря-референта Бьянкову А.М.

6. Секретарю-референту Бьянковой А.М. в срок до 01 февраля 2013 г. представить предложение с обоснованием необходимости привлечения сторонних организаций для оказания услуг по транспортному и банкетному обслуживанию делегаций.

7. Определить следующих лиц, полномочных на осуществление представительских расходов от имени компании:

– генеральный директор Иванов И.И.;

– заместитель генерального директора по общим вопросам Тряхунов В.М.;

– начальник отдела реализации готовой продукции Откатников А.М.;

– секретарь-референт Бьянкова А.М.

Выдача денежных средств на представительские расходы для иных лиц осуществляется на основании приказа генерального директора.

8. Главному бухгалтеру Счетоводовой С.П. организовать работу бухгалтерской службы по своевременному выделению наличных денежных средств на представительские расходы.

Генеральный директор Иванов И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Тряхунов В.М. Тряхунов 12.01.2013

Откатников А.М. Откатников 12.01.2013

Бьянкова А.М. Бьянкова 12.01.2013

Счетоводова С.П. Счетоводова 12.01.2013

ПРИМЕР 2

Приказ о проведении переговоров с представителями конкретной организации

Общество с ограниченной ответственностью «Корпорация „Тау„»

ПРИКАЗ

О проведении переговоров с представителями ООО «Железячник»

В целях заключения договора на поставку кровельного железа на наиболее выгодных условиях

1. Организовать и провести официальный прием и переговоры с представителями ООО «Железячник» в первой декаде апреля 2013 г.

2. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. пригласить представителей ООО «Железячник» на переговоры, согласовать с ними даты визита и список представителей.

3. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. в срок до 26 марта 2013 г. подготовить и представить на утверждение программу пребывания представителей ООО «Железячник» и смету представительских расходов.

4. Утвердить список работников ООО «Корпорация „Тау„» для участия в переговорах в следующем составе:

– заместитель генерального директора по общим вопросам Тряхунов В.М.;

– начальник отдела реализации готовой продукции Откатников А.М.;

– секретарь-референт Бьянкова А.М.

5. Назначить Бьянкову А.М. ответственной за прием представителей контрагента, соблюдение программы их пребывания и ведение протокола встречи.

6. Бьянковой А.М. обеспечить ресторанное и банкетное обслуживание во время проведения деловых переговоров.

7. Начальнику отдела реализации готовой продукции Откатникову А.М. не позднее 3 дней после окончания визита представителей контрагента представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Тряхунова В.М.

9. По окончании мероприятий главному бухгалтеру Счетоводовой С.П. организовать проверку правомерности отнесения затрат, связанных с приемом делегации, к представительским расходам.

Генеральный директор Иванов И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Тряхунов В.М. Тряхунов 12.02.2013

Откатников А.М. Откатников 12.02.2013

Бьянкова А.М. Бьянкова 12.02.2013

Счетоводова С.П. Счетоводова 12.02.2013

Необходимо понимать, что смета во всех случаях будет носить ориентировочный характер, а степень ее детализации зависит от самой организации. В ней достаточно зафиксировать предельную сумму, которую фирма планирует потратить за год на представительские расходы. Таким образом, эти документы являются необходимым минимумом документов первого этапа.

Обратите внимание: в ряде случаев в специализированной литературе высказывалось мнение, что смета представительских расходов должна утверждаться высшим органом управления организацией (общим собранием акционеров или участников). Аргументируется это тем, что этим документом определяется в т.ч. и размер расходов на организацию деятельности органов управления обществом. Однако такой подход представляется не совсем адекватным. Сложно представить, что приложения к документу должны утверждаться более высоким органом управления, чем орган, утвердивший сам документ. Поэтому смета представительских расходов должна утверждаться единоличным исполнительным органом организации (директором, генеральным директором) – так же, как утверждается сама учетная политика (Пример 3).

Извлечение

из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Статья 8. Учетная политика

1. Совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику.

2. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

Извлечение

из Международного стандарта финансовой отчетности (IAS) 8 «Учетная политика, изменения в бухгалтерских оценках и ошибки», введенного в действие на территории Российской Федерации приказом Минфина России от 25.11.2011 № 160н

(в ред. от 18.07.2012)

5. В настоящем стандарте используются следующие термины в указанных значениях:

Учетная политика – это конкретные принципы, основы, соглашения, правила и практика, принятые предприятием для подготовки и представления финансовой отчетности.

Извлечение

из Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008,

утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н

(в ред. от 18.12.2012)

II. Формирование учетной политики

4. Учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации, на основе настоящего Положения и утверждается руководителем организации.

ПРИМЕР 3

Пример утверждения сметы генеральным директором организации

Общество с ограниченной ответственностью «Саянская Строительная Компания»

Сибиряков М.М. Сибиряков

СМЕТА

представительских расходов на 2013 год

Смета составлена исходя из анализа цен на услуги, приобретенные ООО «Саянская Строительная Компания» при проведении официальных мероприятий, переговоров и встреч с контрагентами. Стоимость услуги рассчитывалась исходя из среднерыночной стоимости аналогичных услуг в 2012 г. с учетом планируемого числа представительских мероприятий.

Наименование расхода

Максимальная сумма расхода, рублей на одного участника в рамках одного мероприятия

Планируемая сумма расходов за год, рублей

Проведение официального приема:

иное мероприятие, в том числе проводимое в баре или ресторане

Источники:

http://buhguru.com/nalog-na-pribyl/predstavitelskie-rashodyi.html
http://spmag.ru/articles/oformlenie-predstavitelskih-rashodov
http://www.klerk.ru/buh/articles/483150/
http://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/kak-pravilno-oformit-predstavitelskie-ra
http://www.profiz.ru/sr/5_2013/predst_rashodi/

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:

Adblock
detector