13 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Личные документы и их виды

Виды документов

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе

Документ

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

  • личного происхождения;
  • официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

  • Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
  • Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
  • Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
  • Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
  • Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
  • Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
  • Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
  • Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
  • Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
  • Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
  • Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

  • входящие (поступившие в организацию);
  • исходящие (отправляемые из организации);
  • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
  • Совокупность этих документов образует документооборот организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

  • простые;
  • сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

  • секретные;
  • для служебного пользования;
  • несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:

  • индивидуальные;
  • трафаретные;
  • типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По степени подлинности документы делятся на:

  • подлинники (оригиналы);
  • копии;
  • дубликаты.
Читать еще:  Чистый поток это

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

По срокам хранения документы делятся на:

  • документы постоянного;
  • долговременного (свыше 10 лет);
  • временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

Тема 2.4.. Документы частного (личного) характера

Содержание таких документов имеют свои особенности. Они касаются конкретного лица и являются именными.

Паспорт. Трудовая книжка. Лицевой счет. Резюме. Заявление. Автобиография. Личное дело. Объяснительная записка. Докладная записка. Жалоба. Претензия. Водительские права. Страховое свидетельство пенсионного страхования. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. Документ об окончании учебного заведения (аттестат). Военный билет. Письмо. Приказ по личному составу.

Личный документ— официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.

Документ личного происхождения-документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей. Например:

Адрес: дом, улица, город, область, индекс.

Телефон: 00 00 00.

Дата и место рождения: день месяца, месяц, год, адрес рождения.

Гражданство: Российская Федерация.

Семейное положение: женат, холост, состав семьи.

Образование: годы учебы, наименование учебного заведения, наименование факультета, специальность, квалификация по диплому.

Опыт работы: годы работы, наименование организации, занимаемая должность, краткая характеристика выполняемых обязанностей по занимаемой должности (сведения излагаются в обратном хронологическом порядке).

Дополнительные сведения: владение иностранными языками, компьютером, наличие личного автомобиля и водительских прав, наличие изобретений, публикаций и т.д.

Черты характера: указываются основные (по мнению претендента на должность) черты характера.

Подпись инициалы, фамилия

Договор (контракт) — документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Коммерческие договоры (контракты) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями.

В договоре отражаются:

• качество (продукции, товара);

• права и обязанности сторон;

• порядок разрешения споров.

Договорные отношения могут быть установлены:

• путем направления оферты — письменного предложения о заключении договора. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием);

• путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект.

Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК РФ).

В договоре должны быть:

• четкая формулировка прав и обязанностей сторон, не допускающая возможность иного толкования;

• предусмотрена возможность расторжения договора любой из сторон;

• цена в рублях (допускается использование другой валюты, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте»);

• санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств.

Договоры (контракты) относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде в случае возникновения споров. Оформлены они должны быть безукоризненно.

Рекомендуется подписи сторон договора проставлять:

• разборчиво (для однозначного установления автора подписи);

• фиолетовым или синим цветом (чтобы отличить от копий);

• на каждом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных изменений).

Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах.

Договор должен иметь:

• наименование вида документа;

• заголовок (договор купли-продажи, контракт о техническом содействии);

• подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

Датой договора является дата его подписания сторонами.

Нумерация договоров производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.). При большом количестве договоров к номеру может быть добавлено условное обозначение (№ 1-КС — капстроительство) или номер контрагента (№ 1/5 — где 5 порядковый номер договора присвоенный другой стороной).

Текст договора содержит:

• наименования сторон (полные названия организаций);

• условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки рекламы и реализации;

• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

• порядок сдачи-приема выполненных работ;

• гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

• переход права собственности и риски;

• порядок разрешения споров;

• юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

Доверенность — документ о предоставлении права доверенному лицу
на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия
или гражданина).

Доверенности могут быть:

Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации.

Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства.

Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.

Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности.

Доверенность должна иметь:

• наименование вида документа;

• заголовок к тексту,

В тексте доверенности указываются:

• фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации;

• фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия;

• паспортные данные уполномоченного должностного лица;

• перечисление предоставляемых полномочий;

• срок действия доверенности.

Дополнительно может быть указан:

• образец подписи уполномоченного лица.

Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает:

• наименование вида документа;

• заголовок к тексту;

• отметку о заверении.

Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению:

• при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачеркивания слов;

• при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть оформлена только отметка о заверении).

Приказпо личному составу— правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

Приказ по личному составу — обязательный документ трудовых правоотношений.

При приеме на работу приказ издается на основании заключенного трудового договора;

При увольнении приказ издается на основании письменного заявления работника и указания руководителя.

Приказ по личному составу объявляется работнику под расписку.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с…).

По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа (ст. 68 Трудового кодекса РФ).

На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Проекты приказов по личному составу готовятся работниками кадровой службы организации по поручению руководителя.

Приказы оформляются на бланках типовой межотраслевой формы:

• о переводе на другую работу — № Т-5;

• об увольнении — № Т-8.

При отсутствии типовых бланков приказы по личному составу могут быть составлены на стандартном листе А4.

• наименование вида документа;

• отметку об ознакомлении

Приказ составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Датой приказа является дата его подписания руководителем.

В тексте указываются: фамилия, имя, отчество работника (полностью); наименование структурного, подразделения; профессия (должность);условия приема на работу (характер работы).

Читать еще:  Вмп и ввп

Графа «основание» приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.

В графе «основание» приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка) и статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.

Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом.

Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным за работу с персоналом организации.

Трудовой договордокумент, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

Статья 56 Трудового кодекса (ТК) РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой договор составляется:

• в письменной форме;

• в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя).

Трудовые договоры могут заключаться:

•на неопределенный срок;

•на определенный срок не более пяти лет(срочный трудовой договор).Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия:

• о неразглашении государственной, служебной или коммерческой тайны;

• об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока (если обучение производилось за счет работодателя);

• иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. 1

Работник вправе не выполнять работы, не включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ).

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работниками работодателем.

3. Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А4.

Трудовой договор должен иметь:

1. наименование организаций;

2. наименование вида документа;

5. место составления;

7. подписи работодателя и работника (с указанием должностей и расшифровок подписей);

Датой трудового договора является дата его подписания сторонами.

В тексте трудового договора указывается:

•наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя -физического лица);I

•-фамилия, имя, отчество работника;

• место работы (с указанием структурного подразделения);

• дата начала работы;

• наименование должности, специальности, профессии или конкретная трудовая функция; правами обязанности работника;

• права и обязанности работодателя;

• характеристики условий труда;

• компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях

• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

• условия оплаты труда (в т. ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

• включаются в состав личных дел работников;

• формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников (если личные дела не заводятся);

• хранятся 75 лет.

Личная карточкадокумент, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).

Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала , которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу

Личная карточка заполняется на основании документов:

• приказов по личному составу;

• документа об окончании учебного заведения;

• страхового свидетельства пенсионного страхования;

• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

• других документов, предусмотренных законодательством;

• сведений, сообщаемых о себе работником.

Личная карточка оформляются на бланке унифицированной формы № Т-2.

Личная карточка должна иметь:

• наименование вида документа;

• подписи работника кадровой службы и лица, на которого она заведена.

Текстовая часть личной карточки содержит разделы:

• общие сведения о работнике;

• сведения о воинском учете;

• прием на работу и переводы на другую работу;

• профессиональная подготовка; повышение квалификации;

• поощрения и награды;

Главным разделом карточки является раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу».

Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т. к. они служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника.

Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы.

При изменении сведений о работнике в карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Личная карточка заводятся на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.

Виды документов. Классификация документов

Вся официальная документация подлежит четкой классификации, оформляется по единым стандартам. Вначале следует разобрать основные виды документов.

Основная классификация документов

Данная классификация — наиболее популярная в делопроизводстве, а также в вузах, готовящих соответствующих специалистов. Итак, вся документация подразделяется на группы согласно:

  • уровню обязательности;
  • времени хранения;
  • датам исполнения;
  • разновидности изложения;
  • по свой юридической силе;
  • источникам, происхождению;
  • степени ограничения доступа (гласности);
  • месту создания;
  • содержанию;
  • названию, наименованию;
  • области использования;
  • разновидности документирования.

Разновидности документации

Подробно разберем виды документов по каждому пункту упомянутой классификации.

По обязательности исполнения:

  • директивные (принуждают к исполнению, использованию);
  • информационные (содержат данные, сведения для ознакомления).

По продолжительности хранения:

  • временные (до 10 лет);
  • долговременные (более 10 лет);
  • постоянного хранения.

По дате исполнения:

  • срочные (с указанием четкой даты исполнения);
  • несрочные.

Виды документов по разновидности изложения:

  • унифицированные (составленные по строгой форме-стандарту какой-либо системы);
  • примерные (образцы, по аналогии с ними создается другая документация);
  • типовые (описывающие типовой, стандартный процесс, явление);
  • трафаретные (с заранее подготовленной структурой, «костяком» текста, например анкета);
  • индивидуальные (свободная форма изложения информации).

По наличию юридической силы:

  • оригиналы, подлинники (единственный или первый экземпляр документации);
  • копии (стопроцентно точно повторяющие оригинал, но не имеющие юридической силы);
  • отпуски (форма-копия, заготавливаемая «под копирку» непосредственно при составлении подлинника);
  • заверенные копии (формы копий, содержащие ряд реквизитов, придающих им юридическую силу);
  • выписки (отрывки из документов, обязательно содержащие данные о том, откуда они взяты, заверенные визой ответственного лица);
  • дубликаты (повторенные формы подлинника с равной ему юридической силой, составляются при уничтожении, утере, краже оригинала).

Виды документов по происхождению:

  • личные (касающиеся интересов определенного гражданина);
  • служебные, официальные (затрагивают интересы организации, их составитель — как физическое, так и юридическое лицо).

По степени гласности:

  • «совершенно секретно», «особая важность» (содержащие государственную тайну);
  • «конфиденциальная информация» (доступ ограничен законодательством России);
  • «коммерческая тайна» (открытый доступ несет вред обладателю данных);
  • «только служебное пользование» (документ только для работников организации);
  • открытый доступ.

Виды документов по месту создания:

  • исходящие (направляются за пределы учреждения);
  • входящие (приходят в учреждение извне);
  • внутренние (используются только в самом учреждении).
  • первичные (оригинальная информация);
  • обобщающие (вмещающие в себя данные из нескольких источников).

Виды документов по области использования:

  • статистика, отчеты;
  • документация по труду;
  • научно-техническая сфера;
  • финансы и бухгалтерия;
  • организационно-распорядительная.
  • сложные (разбор нескольких вопросов);
  • простые (посвященные единственной теме).

По разновидности документирования:

  • рукописи;
  • электронные печатные;
  • графические;
  • фото-, видеоформата.

Формы и виды документов внутри организации:

  • информационно-справочной направленности;
  • распорядительные;
  • организовывающие деятельность.

Оформление документов

Виды оформления документов подразделяются на следующие стадии:

Оформление документации ведется по строгим требованиям, которые обеспечивают ей юридическую силу. Ряд документов допускается составлять только в электронном варианте, ряд — от руки (расписки, объяснительные записки, доверенности, заявления).

Оформление официальной документации в РФ регулируется следующими актами:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
  • ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Юридические документы

Правовая, или же юридическая, документация — это бумаги, обязательно включающие в себя правовую информацию.

Она содержит ряд признаков:

  • регуляция общественных отношений;
  • печатная/электронная форма;
  • соответствие всем правилам оформления документа по юридической технике;
  • обязывающий характер;
  • составляется компетентными лицами;
  • создается в процессе юридической деятельности;
  • данные, значимые для юриспруденции;
  • основание создания и публикации: законодательство РФ, волеизъявление граждан, юридических лиц.
Читать еще:  Заявление на без содержание

Виды юридических документов:

  1. Фиксация фактов-доказательств.
  2. Фиксация юридических фактов.
  3. Содержание индивидуальных решений.
  4. Правовые нормативные акты.

Разновидности юридической документации

Разберем классификацию детально:

1. Фиксация фактов-доказательств. Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими. К примеру, процессуальная документация.

2. Фиксация юридических фактов. Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов:

  • фиксация фактов, которые определяют правовые статусы (удостоверения личности, паспорта, свидетельства о рождении, браке и т. п.);
  • фиксация фактов, которые задают правовой режим (использование земельных угодий для строительства жилого здания или для сельскохозяйственных надобностей);
  • фиксация фактов волеизъявления (доверенность, сделка, договор и т. д.)

3. Документы с индивидуальными решениями, влекущие последствия, властно-обязательные по характеру. Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п.

4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению.

Нормативные документы

Основные виды нормативных документов в РФ:

  • ГОСТ Р — национальный государственный стандарт;
  • ОСТ — стандарт определенной отрасли;
  • СТП — стандарт данного предприятия;
  • СТО — стандарты научно-технических объединений и обществ;
  • ПР — определенные правила;
  • Р — рекомендации;
  • ТУ — технические условия производства.

Краткая их характеристика — далее.

Разновидности нормативных документов

Виды нормативных документов, описание:

  1. ГОСТ Р — государственный стандарт России. Устанавливает обязательные требования безопасности к определенному виду продукции, а также методы контроля производства, условия хранения, транспортировки, упаковки и утилизации.
  2. ОСТ — отраслевые стандарты качества, введенные для каждой отрасли производства, работ, услуг. На сегодня их насчитывается более 22 тыс.
  3. СТП — стандарты предприятия; разрабатываются непосредственно им самим.
  4. СТО — действие распространяется на новые виды продукции, услуг, методологий, технологий — всего инновационного.
  5. ПР — правила, устанавливающие обязательные порядки, методику произведения деятельности.
  6. Р — добровольные рекомендации для осуществления каких-либо работ.
  7. ТУ — технические условия; схожи со стандартом, но применяются, когда его разрабатывать бессмысленно, например при разовом производстве. Документ при этом не должен противоречить в своем содержании ГОСТу.

Вид документа «Паспорт»

Рассмотрим все виды документов, удостоверяющих личность гражданина:

  1. Паспорт РФ.
  2. Заграничный паспорт гражданина РФ.
  3. Временное удостоверение личности.
  4. Паспорт моряка.
  5. Военный билет офицеров в запасе.
  6. Удостоверение беженца.
  7. Документ, регистрирующий обращение иммигранта присвоить ему статус беженца.
  8. Вид на жительство.
  9. Иностранный паспорт.
  10. Билет военнослужащего.
  11. Офицерское удостоверение личности.
  12. Свидетельство о рождении.
  13. Документ, фиксирующий освобождение из мест лишения свободы.
  14. Дипломатический паспорт для российского гражданина.

Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Система помогает в работе документоведам, юристам, финансистам, а также всем гражданам, чье положение дел приводит к работе с бумагами.

8. Основне черты официально-делового стиля.

Официально-деловой стиль– это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Но, несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется общими и самыми важными чертами. К ним относятся: 1) точность, исключающая возможность инотолкований; 2) языковой стандарт. Эти черты находят свое выражение а) в отборе языковых средств (лексических, морфологических и синтаксических); б) в оформлении деловых документов.

9. Классификация документов личного характера.

Личные документы— это официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение, содержащие биографические и другие сведения о нем. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Виды личных документов

В случае персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или организации составляются документы личного характера, автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но реквизиты: наименование вида документа, дата, подпись должны быть обязательно в любом из этих документов.

10. Заявление. Составить заявление

Заявление — это официальное сообщение в письменной (иногда в устной) форме. Заявление содержит чаще всего предложение, жалобу или просьбу какого-либо человека, адресованные или организации, или должностному лицу. Заявление включает: 1. Наименование адресата, которому направляется заявление. 2. Фамилию, имя, отчество, должность или адрес автора заявления. 3. Наименование документа. 4. Точное изложение просьбы, предложения. 5. Опись прилагаемых к заявлению документов. 6. Дата, подпись. В заявлении используется, как правило, официально-деловая лексика, в некоторых заявлениях допускается употребление и публицистической лексики (например, заявление о приеме в ряды партии).

Вариант написания заявления.

Директору педагогического училища учащегося III курса Петрова Николая Ивановича

Заявление.

В связи с переездом на новое местожительство прошу Вас освободить меня от занятий на 5 дней.

Личные документы, их разновидности, правила оформления.

К личным документам относятся:

4. Объяснительная записка

7. Рекомендательное письмо

8. Характеристика (служебное письмо личного характера)

Автобиография – описание своей жизни в хронологической последовательности, включая обучение и трудовую деятельность.

Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.

Резюме – краткая профессиональная характеристика претендента на ту или иную должность социальном аспекте.

Рекомендательное письмо, его оформление по ГОСТу 6.30-2003. В чем заключается отличие письма от характеристики?

Рекомендательное письмо – это документ личного характера, в котором указывается информация о служебной, общественной деятельности работника, а также его личностные качества.

Рекомендательное письмо имеет следующие реквизиты:

1. Наименование вида документа

Текст рекомендательного письма вариативен, но принято сначала указывать служебную деятельность сотрудника, затем его общественную деятельность и личностные качества. Заверяет рекомендательное письмо руководителем предприятия. Дата письма – дата подписания. В отличие от характеристики рекомендательное письмо не заверяется печатью, и оформляется на специальном бланке, а характеристика на листе формата А4. Также в характеристике в отличие от рекомендательного письма указывается краткие биографические данные: должность, дата рождения, образование и домашний адрес. В обоих документах, в отличие от автобиографии, не указываются сведения о родителях. Также характеристика подписывается не только руководителем предприятия, но и отделом кадров.

Докладная записка, ее разновидности, правила оформления и подписания документа.

Докладная записка – документ, адресованный руководству данной или вышестоящей организации, содержащий изложение какого-л вопроса с выводами или предложениями составителя. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка — документ, направляемый руково­дителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения. Внутренняя докладная (служебная) записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке, организации, внутренняя — на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5. Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внут­ренняя), может составлена с помощью ПК, машинописным или рукопис­ным способом. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, ко­торые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изло­женными фактами. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составите­лем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие орга­ны, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания,

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет. Характерны следующие реквизиты: название вида документа, индекс, название адресата, заголовок, текст,

Служебная записка, ее оформление по ГОСТу 6.30-2003.

Служебная записка – документ, адресованный руководству или руководителю структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо производственного вопроса (вид докладной записки).

Служебная записка должна иметь:

· наименование структурного подразделения — автора документа;

Источники:

http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/vidy-dokumentov.html
http://studopedia.ru/3_67433_tema—dokumenti-chastnogo-lichnogo-haraktera.html
http://www.syl.ru/article/308661/vidyi-dokumentov-klassifikatsiya-dokumentov
http://studfile.net/preview/5265241/page:4/
http://poisk-ru.ru/s37954t3.html

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector