Эффективность документооборота это

Документооборот — это эффективность работы вашей организации

Ни одно современное предприятие не может работать без документов. Поэтому грамотная организация документооборота – один из факторов, влияющих на эффективность работы предприятия в целом. Что включает в себя это понятие? Какие бывают виды и система документооборота? Все это мы рассмотрим в статье.

Документооборот и делопроизводство

На первый взгляд — это тождественные понятия. Но если присмотреться внимательнее, то можно увидеть разницу. Делопроизводство включает в себя три этапа:

• Создание документа по факту хозяйственной деятельности – документирование.
• Организация учета бумаг и их движения по организации и за ее пределами – документооборот.
• Хранение документов – архивирование.

Документооборот – это одна из стадий делопроизводства. Внутри данного процесса тоже выделяют этапы или потоки:

• Входящая документация – то, что поступает на предприятие извне.
• Исходящая – то, что предприятие отправляет контрагентам.
• Внутренняя документация – то, что создается внутри организации и используется для управленческой деятельности.

Правильная организация процесса позволяет проконтролировать движения документа на всех его этапах, от момента создания до поступления на хранение. Это дает возможность в каждый момент времени знать, где находится бумага, какая с ней ведется работа.

Этапы обработки документов

Каждый входящий документ на предприятии проходит через определенные стадии. Длительность пути зависит от порядка, который закреплен в организации. Вся входящая корреспонденция может попадать первоначально на стол к руководителю, а только затем к исполнителям. Это более длинный путь, используется не так часто.

Более короткий путь — когда распределением по отделам занимается секретарь. Такой вариант используется чаще. Его преимущество очевидно: документы попадают к исполнителю быстрее.

Каждый входящий документ проходит процедуру регистрации. Делается это в специальном журнале. Указывается дата поступления, а также предварительно присвоенный порядковый номер.

Особенно важные документы могут находиться на контроле исполнения. Завершающий этап обработки – направление документа на архивное хранение.

Принципы организации документооборота

Организация документооборота преследует цель сокращения времени на хождение документов. Для достижения этой цели разработаны определенные принципы:

• Централизованный прием, первичная обработка и отправка. В небольших организациях этим занимается секретарь, в большой компании выполнением задачи может заниматься целый отдел.
• Сокращение пунктов прохождения документа, исключение возможности его возврата.
• Разработка схем и регламентов документооборота.
• Регистрация бумаг.
• Введение предварительного этапа рассмотрения документов.

Соблюдение этих правил позволяет исключить потерю времени на дублирующие друг друга действия, создать равномерную нагрузку на людей, работающих с бумагами.

Что такое документопоток?

Так принято называть документы, схожие по назначению или виду, которые имеют одну цель следования.

Поток характеризуется структурой, периодичностью и плотностью. В торговой организации, которая каждый день отгружает товары в большое количество розничных магазинов, документопоток будет отличаться однородной структурой, ежедневностью и высокой плотностью. Если же компания занимается производством дорогого промышленного оборудования, то ее поток будет с иными характеристиками.

Электронный документооборот

То, что в классическом документообороте существует материальный носитель документа, создает ряд серьезных проблем. Бумаги нужно как-то передавать из одной организации в другую. Для этого используются курьеры или почта. Это требует финансовых и временных затрат, кроме того, возможны сбои в доставке и ошибки из-за человеческого фактора. Документооборот – это серьезные финансовые и временные затраты.

Бумаги нужно где-то хранить. Если организация крупная, то для хранения требуются большие площади. При форс-мажорных обстоятельствах возможна гибель документов без возможности последующего восстановления. И это далеко не все проблемы.

Электронный документооборот – это система, которая становится все более популярной, так как лишена перечисленных выше недостатков. Для передачи данных используются современные защищенные системы, это гарантирует быструю и точную доставку, сокращает время обмена документами, обеспечивает надежное хранение.

Государственные организации, такие как налоговая инспекция или пенсионный фонд, быстро оценили преимущества обмена информацией в электронном виде, поэтому прилагают усилия к тому, чтобы как можно больше организаций сдавали отчетность именно так.

Четкий документооборот – это возможность быстро находить необходимую информацию и направлять ее по адресу с наименьшими затратами времени.

Лайфхаки для Трейдера

Все, что поможет сделать трейдинг профессиональным

Эффективность электронного документооборота в современном предприятии

Сегодня эффективность работы какой-либо организации зависит от своевременной обработки документов, скорости распределения информации среди подразделений организационной структуры и контрагентами, кроме того от надежности всей информационной составляющей в целом.

Поэтому в последнее время руководители множество предприятий не редко ставят вопрос об усовершенствовании системы документооборота. Достичь этой задачи возможно за счёт его автоматизации.

На настоящий момент автоматизированный документооборот не считается новшеством. Часть организаций ранее внедрила и используют систему электронного документооборота (СЭД). Но большая часть предприятий все еще сохраняют документооборот в традиционной, то есть в бумажной форме.

Главный аспект при выборе формы делопроизводства – это объем поступивших и созданных в организации документов за конкретный промежуток времени. По этой причине в компаниях, где структура департаментов считается разветвленной и связана чередой различных документов, переход на ЭД является весьма значимой задачей.

Чтобы сформировать чёткое понимание об этом понятии, остановимся на нем детальнее. Электронный документооборот возможно представить в виде общего механизма движения документов, созданные с помощью компьютерных средств и, как принято, подписаны электронной цифровой подписью. Но при этом обрабатываются документы тоже с применением электронных носителей.

В компании, где внедрена СЭД документ служит базисным инструментом управления. В подобных компаниях нет просто решений, приказов или поручений. Есть документы, содержащие эти самые приказы, решения и поручения. Получается, что управление в компании полностью осуществляется посредством документов. Большинство задач, которые выполняют сотрудники, также привязываются к документам.

Для чего нужен электронный документооборот

СЭД способен применяться в каждой организации: как для не очень большого предприятия, так и для более большого холдинга или корпорации с полноценной сетью филиалов. Некоторые начинают с автоматизации отдельных этапов документооборота, ведь у СЭД существует ряд значимых преимуществ:

1. Для начала необходимо отметить прозрачность бизнес-процессов. В электронной системе контроль над созданием, исполнением и документов осуществляется легче и стремительнее. С помощью этого руководство в абсолютно любой момент может отслеживать бизнес-процессы организации.
2. Кроме того с помощью ЭД повышается исполнительская функция. В соответствии статистическим данным большая доля поручений не выполняется сотрудниками. СЭД позволяет руководителям реализовывать контроль за качеством выполнения, рабочими процессами и скоростью и за результатом работы.
3. Уменьшается время на исполнение и обработку документов. С помощью ЭД обеспечивается стремительное создание, поиск, рассылка и обработка документов. Это достигается с помощью автоматического составления реестров, сводок и отчетов, что в свою очередь, даёт возможность качественно, оперативно выполнять работу, и, как результат, оптимизировать бизнес-процессы.
4. Увеличивается уровень конфиденциальности информации. У любого работника есть та степень доступа и управления документами, которая соответствует с его полномочиями и возможностями. Например, сотрудник способен обладать правом на чтение документа, способен редактировать, вносить соответствующие коррективы в документ, а также это могут быть полные права. Какое-либо действие протоколируется в компьютерной системе. А значит это то, что в любой момент имеется возможность посмотреть, какой из работников вносил изменения в данные и работал с ними.

Преимущества электронного документооборота

Для многих компаний проблема конфиденциальности информации считается очень острой. Утрата любых важных документов способна повлечь миллионные убытки. В данном плане бумажные документы подвержены более большему риску, ведь они без проблем могут быть изъяты из папки и вся информация будет передана на сторону. Внедрив в компании СЭД, исключить полную утечку информации возможно и не удастся. Но в данном случае будет вероятность посмотреть, кто именно из сотрудников и в какой момент пользовался документами.

1. С помощью системы электронного документооборота оптимизируется схема обучения новых работников, кроме того внедрения новейших процессов в компании. Внедрение в работу новых положений, инструкций с использованием ЭД происходит значительно быстрее, чем отдельное информирование каждого работника и его ознакомление с бумажными документами.
2. Увеличивается уровень корпоративной культуры. В свою очередь СЭД создает полностью единое информационное пространство, где задействованы все или же большая часть структур компании. В свою очередь это создает возможность привлекать в корпоративные процессы практически любого сотрудника.
3. При переходе компании на ЭД решается проблема с адаптацией новейших изменений на рынке международных стандартов. В случае возникновения таковых, организация, которая использует систему электронного документооборота, имеет возможность оперативно внести изменения под другой шаблон, повысив таким образом уровень своей конкурентоспособности на рынке.

Однако данный способ усовершенствования работы организации наравне с плюсами также имеет и свои минусы.

Во-первых, значительной проблемой является сохранность документов. В компьютер способен проникнуть вирус, система сохранения документов может и не сработать. Эта проблема может быть решена за счёт создания системы резервирования.

Еще одним допустимым минусом внедрения системы электронного документооборота может стать консервативность работников, занятые в системе. При переходе на автоматизированный документооборот не всегда получается исключить и предотвратить недовольство среди работников, которые привыкли к ручному труду и владеют неполными знаниями об ЭД.

Также СЭД придает значительное значение грамотному вводу данных. В этом случае особенно важен человечески фактор, ведь бесперебойное функционирование системы в будущем будет зависеть от квалификации и качества работы персонала.

На стадии покупки и внедрения СЭД руководство компании обязано быть готово к финансовым затратам. Хотя в следствии данные затраты как правило компенсируются с помощью сокращения затрат на работу с документацией и оптимизации бизнес-процессов.

Обмен электронными документами вероятен далеко не со всеми контрагентами. Причиной этому считается отсутствие полноценно единого информационного пространства. Из-за чего некоторые компании вынуждены параллельно вести и бумажный, и электронный обмен документами. Явным остается факт того, что пересылка актов и договоров электронным способом намного упростили бы работу среди заказчика и клиента в любом сегменте рынка.

Виды электронной подписи

Необходимый реквизит многих документов, который придает им юридическую силу – это личная подпись. Юридическую силу электронного документа, как правило, подтверждают электронной подписью, которая, согласно 63-ФЗ может быть 3-х видов:

1) Простая электронная подпись. Этот вид подписи создают с применением паролей, кодов и других инструментов, которые идентифицируют автора подписанного документа. Криптографическая электронная подпись в этом случае не применяется.

2) Усиленная неквалифицированная подпись. Для создания данного вида подписи применяются криптографические средства, и это позволяет определить автора документа. Усиленная неквалифицированная подпись достаточно часто выступает аналогом документа с печатью.

3) Усиленная квалифицированная подпись способна заменять бумажную документацию в абсолютно всех случаях. Исключением служит ситуация, где на законодательном уровне необходимо наличие только документ на бумаге.

На данный момент времени большая часть государств считает равноправными так же и бумажные документы с обычной подписью, и электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью.

Переход компании с бумажного документооборота на электронный обязан быть хорошо и грамотным продуманным, ведь от этого шага зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Чаще в целом инициатором автоматизации процессов движения документов на предприятии выступает Генеральный Директор. Заинтересованность руководства в переходе на безбумажный документооборот играет значительную роль, ведь от этого во многом зависит успех этого проекта.

Обычно саму автоматизацию условно делят на две части: отчет, то есть контроль за работой готового продукта, и непосредственно процесс.

Если стоит задача не только ввести ЭД, но и преобразовать бизнес-процессы, то тогда техническое задание нужно формулировать вместе с менеджерами, ответственные за эти процессы. Только лишь в случае привлечения их в союзники удастся создать успешную версию ЭД.

Этапы автоматизации

Процесс автоматизации есть возможность разделить на несколько ключевых этапов:

Этап первый. Техническое задание. Для начала руководителям проекта необходимо определиться с задачами, которые должны выполнять дальнейшая система. Четко сформулированные задачи помогут сделать правильный выбор на этом этапе.

Этап второй. Выбор IT-решения. Для организации с небольшим документооборотом возможно достаточного использования электронной базы данных, например Access или Excel. То есть организациям не очень большого масштаба не всегда исключительно заниматься глобальной перестройкой документооборота.

Руководители больших предприятий, имеющие региональные подразделения, а так же желающие автоматизировать документооборот, наоборот – необходимо быть готовым к дорогостоящему и долгому введению.

Этап третий. Описание бизнес-процессов. Перед началом введения документооборота нужно изучить существующие в данное время бизнес-процессы предприятия. Так как, именно на данном этапе ведущая роль предназначается начальникам отделов, задействованные в автоматизации. Их главная задача — это составить пошаговое протекание бизнес-процессов и помочь описать путь документов.

Этап четвёртый. Составляются сметы, списки необходимых ресурсов, календарные графики, разрабатывается общий план работ. При этом нужно учитывать абсолютно все существующие как плюсы, так и минусы, которые могут появляться после автоматизации документооборота.

Этап пятый. Реализация. Происходит непосредственное введение ЭД. Длительность данного этапа непосредственно зависит как от сложности структуры организации, так и от бизнес-процессов, протекающих в ней. А контроль и координация работ осуществляется непосредственно руководителем проекта.

Этап шестой. Завершение. На этом же этапе происходит тестирование программы. Довольно часто при тестировании проявляются пробелы автоматизации. Этот этап очень важен тем, что на нем всё ещё есть возможность оперативно устранить возникшие проблемы.

Этап седьмой. Ввод проекта в эксплуатацию. Может заключаться в применении одного из вариантов при введении системы:

— Параллельные стратегии (здесь работа ведется по старой системе, но одновременно с этим используются новые технологии; в процесс 2 системы – старая и новая всегда сравниваются, как правило, новая система постепенно адаптируется, но из-за дублирования данных этот подход считается наиболее затратным в временном и трудовом отношении).

— Скачок (переход на применение новой системы производится сразу же, то есть переходный процесс отсутствует; считается эффективным, но достаточно рискованным).

— Запуск пилотного проекта (здесь скачок происходит на одном участке; отличается надежностью).

— Последовательная автоматизация (введение начинается с более узких мест и постепенно начинают участвовать новые участки; затрачивается достаточно много времени, но при этом отдача видна почти сразуже).

На этом этапе, независимо от выбранной стратегии есть вероятность возникновения сложностей, связанные с консерватизмом работников. Но при грамотном подходе возможность рисков можно несколько снизить.

Этап седьмой. Контроль за использованием системы. Главная цель на этапе — это добиться постепенного применения программы на полную мощность. То есть программе необходимо стать реальным средством документооборота, а не оставаться всего лишь набором файлов.

Еще одним значимым моментом считается то обстоятельство, что даже после удачного прохождения каждого из семи этапов автоматизации, введённая система обязана постоянно дорабатываться и совершенствоваться. И это считается одним из главных факторов успешного применения ЭД на предприятии.

Будущее сопровождение системы непременно обязано включать в себя:

— Поддержку системы в рабочем состоянии. Она способна заключаться в устранении возникающих ошибок, консультативной помощи пользователям и резервном копировании данных;

— Внесение коррективов в справочники системы, отталкиваясь от текущих изменений в предприятии;

— Отслеживание изменений в законодательстве;

— Изменение настроек в системе под новые требования сотрудников.

Эффективность автоматизации документооборота

Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей представленных на рисунке 4:

Рис. 4. График эффективности внедрения СЭД

К первой группе эффектов относятся:

· Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

· Экономия рабочего времени сотрудников:

на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:

· Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);

· Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;

· Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступна более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;

· Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;

· Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

Вывод

В этой главе был произведен анализ рынка и обоснование выбора СЭД, а так же описана эффективность автоматизации документооборота. Организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект предприятию. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. На сегодняшний день внедрение систем автоматизации документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу.

Заключение

Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.

Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают все более и более совершенные, многофункциональные системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.

Целью данной курсовой работы являлось выявление эффективности автоматизации бизнес-процессов с помощью систем электронного документооборота. Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

— неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

— попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

— накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

— большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;

— избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

— бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

— невозможность установления истории работы с документами;

— избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

Изучение понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.

Список литературы

1. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. – 2008. — №7. – С.57-59

2. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. – 2007. — №3. – С.40-47

3. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. – 2008. — №9. – С.92-95

4. Корюкин Ю. // Управление компанией. – 2009. — №12. – С.63-66

5. Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2006.- №3– С.63-69

6. Подолина, О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. — №10. – С.20-21

7. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2009. — №3. – С.26-27

8. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. — №11. – С.44-46

9. Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. — №8. – С.87-91

10. Подолина, О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело.–2008.- №12. – С.26-28

11. Романов, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. – М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. – 224 с.

12. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. – 2008. — №1. – С30-43

13. Якобсон, И. «Локальное» решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. – 2008. — №4. – С52

14. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. — 2008. — №7. — С.57-59

15. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. — 2007. — №3. — С.40-47

16. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. — 2008. — №9. — С.92-95

17. Корюкин Ю. // Управление компанией. — 2009. — №12. — С.63-66

18. Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. — 2006.- №3- С.63-69

19. Подолина, О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. Подолина // Секретарское дело. — 2008. — №10. — С.20-21

20. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. — 2009. — №3. — С.26-27

21. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. — 2008. — №11. — С.44-46

22. Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. — 2008. — №8. — С.87-91

23. Подолина, О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело.-2008.- №12. — С.26-28

24. Романов, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. — М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. — 224 с.

25. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. — 2008. — №1. — С30-43

Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании. Эффективность автоматизации документооборота

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 18.02.2017 2017-02-18

Статья просмотрена: 1571 раз

Библиографическое описание:

Маслова А. В. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании. Эффективность автоматизации документооборота // Молодой ученый. — 2017. — №7. — С. 265-267. — URL https://moluch.ru/archive/141/39829/ (дата обращения: 29.02.2020).

Современные тенденции и скорость развития информационных технологий, — позволяют утверждать, что уже сейчас эффективность роста каждого предприятия определяется уровнем его обеспеченности информационными системами управления бизнес-процессами. Автоматизация бизнеса — это возможность: удержания лидирующих позиций на рынке, кадрового расширения, получения руководством достоверных данных, оперативного контроля над деятельностью организации, максимальная степень защиты конфиденциальной информации, высокая конкурентоспособность. Для конкретного пользователя — сотрудника предприятия, — автоматизация производства — это повышение производительности труда, высокая точность расчетов, возможность планирования на большой период времени, гарантия информационной безопасности.

Самыми востребованными IT комплексами управления бизнесом являются системы:

‒ организации и управления работы с клиентской базой;

Требуется строгое контролирование документооборота для увеличения эффективности ведения и безупречности организации финансовой отчетности, управленческого учета. Автоматизированное делопроизводство является инструментом, позволяющим максимально точно и профессионально организовать решение вопросов, связанных с движением документов. [1]

Система управления документами

От успешности предприятия зависят репутация, рейтинг, конкурентоспособность, уровень зарплаты сотрудников. Работа с документами — неотъемлемая составляющая любого из существующих видов бизнеса. Даже в самой маленькой организации поток ежедневно поступающей информационной документации достаточно велик. Он требует постоянной срочной обработки, систематизации, своевременного реагирования.

Благодаря организации системы электронного документооборота у ответственного персонала есть возможность быстро справляться с большими объемами документации (письма, договоры, архивы, сведения из различных баз данных), а руководство может легко контролировать этот процесс даже на удаленном расстоянии.

СЭД позволяют автоматизировать:

1. Процесс регистрации принятой и отправленной корреспонденции;
2. Сканирование документов с последующим вводом и сохранением в системе;
3. Составление, согласование, подписание новых документов;
4. Рассылка распоряжений исполнителям и контроль их исполнения;
5. Работа по хранению и рассылке электронных документов.

СЭД позволяет каждому руководителю осуществлять управление всеми процессами документооборота дистанционно, поскольку есть возможность удаленного доступа. [2] Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия

Бизнес-процесс в деятельности компании — это система последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, достигающих результатов, значимых для организации. Внедрение СЭД позволяет все трудоемкие процедуры по обработке данных вести автоматически, что значительно упрощает работу исполнителей. Системе под силу автоматизировать следующие процессы:

‒ Регистрация документов: вся поступившая корреспонденция регистрируется в системе с учетом своего назначения и типа. Получив регистрационный номер, документ поступает в работу. При помощи функциональных возможностей система формирует контрольные карточки, по которым можно отслеживать ход исполнения документа, с указанием сроков и исполнителей. Для упрощения поиска все документы получают свои штрих-коды. На смену обычной подписи приходит электронно-цифровой аналог.

‒ Назначение поручений: автоматическая система предусматривает создание проекта резолюции по любому документу, в котором указываются исполнители. После этого документы автоматически отправляются конкретным исполнителям. При этом исполнители могут отписывать порученные документы на нижний уровень с автоматическим учетом всех получившихся ветвей. Руководство имеет доступ ко всей картине поручений, а также к отчетам по выполнению документов.

‒ Организация контроля исполнения документов: контроль за исполнением документов ведется в автоматическом режиме. В системе существует возможность установить контрольные сроки для каждого документа в соответствии с законодательством РФ. Отправка уведомлений из карточки учета и установка напоминаний о необходимости возврата к работе с документом помогает избежать ситуации, когда исполнитель по причине забывчивости не успевает закончить работу в срок. Для вышестоящих структур формируются различные отчеты за определенный период.

‒ Поиск документов: упрощение поиска нужных документов достигается за счет набора реквизитов у каждого документа, по которому ведется отбор. Наиболее часто используемые поисковые запросы запоминаются системой, которая предлагает доступ к ним непосредственному исполнителю. Существует также контекстный поиск с дальнейшей печатью или сохранением в различных офисных форматах.

‒ Администрирование: все действия пользователей автоматически фиксируются в журналах. Пользователь обеспечивается своими правами доступа, которые назначаются администратором системы при регистрации согласно структуре предприятия. При этом пользователь может самостоятельно настроить параметры своего рабочего стола и личные папки. [3]

В нынешних условиях конкуренции часто побеждает не тот, кто делает лучший продукт, а тот, кто может работать быстрее и успевает захватить рынок. Сотрудник, который работает с документами, тратит около одного часа на поиск необходимых данных. Из чего можно заключить, что за месяц получается ориентировочно 2,5 дня. Если учесть все затраты на одного работника, то использование автоматизированной системы документооборота даст отличный резерв для сбережения денежных средств предприятия.

Эффективность автоматизации документооборота

Результат от внедрения автоматизированной СЭД складывается из двух основных частей. К первой группе относятся:

‒ Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы, на оборудование, на доставку информации в бумажном виде, на хранение бумажных документов.

‒ Экономия рабочего времени сотрудников: на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.), на прохождение документов, на поиск нужных документов, на их повторное использование.

Ко второй группе эффектов относятся:

‒ Повышение прозрачности движения документов: современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всей работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля, выявляя проблемы и принимая меры для усовершенствования системы управления. Каждый сотрудник получает возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководитель имеет возможность видеть в онлайн режиме ход выполнения бизнес-процессов.

‒ Организация единого корпоративного информационного пространства: современная система документооборота должна разрешить проблему географической удаленности сотрудников и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры.

‒ Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации: корпоративные данные сохраняются в корпоративной системе управления документами. Даже если сотрудник увольняется или переходит на работу в другое подразделение организации, его знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в СЭД предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками.

‒ Повышение управляемости компании в целом: ускорение информационных потоков и уменьшение количество ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных приводит к улучшению управляемости компании в целом. [4]

Автоматизация документооборота. Актуальные вопросы и ответы

Автоматизация документооборота – не просто средство оптимизации внутренних процессов, это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

• документы постоянно теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
• часто нарушается конфиденциальность – информация попадает в чужие руки;
• тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
• создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование тратится немало средств;
• подготовка и согласование документов отнимают много времени.

• обеспечивается слаженная работа всех подразделений;
• повышается производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;
• повышается оперативность доступа к информации;
• настраивается разграничение доступа к документам.

Автоматизированная система документооборота повысит эффективность процессов любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Какое решение выбрать для автоматизации документооборота?

Каждый производитель систем автоматизации электронного документооборота, говорит, что его продукты самые функциональные, удобные и эффективные. Тем не менее, нужно обратить внимание на основные решаемые задачи:

• автоматизация делопроизводства – решается лишь определенный класс задач, и, как правило, полноценной маршрутизации потоков работ не предусматривается;
• управление потоками работ – обеспечивается автоматизацию бизнес-процессов, управление последовательностью действий в рамках процесса;
• организация и управление архивами документов – это структурированное хранение и управление документами, причем как электронными, так и бумажными;
• электронное управление документами (системы электронного документооборота (СЭД)) – объединяются возможности управления документами и процессами, при этом закрываются различные направления документооборота: делопроизводство, договоры, проекты и т.д.
• управление ресурсами предприятия (системы класса ERP) – бытует ошибочное мнение, что ERP-решения закрывают все проблемы документооборота на предприятии, однако это не так. ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение – интеграция ERP и системы автоматизации документооборота.

Часто заказчик приходит с определенной проблемой, выслушав ее, производитель предлагает свою суперсистему, которая решит эту и все другие задачи. В результате компания тратит деньги, зачастую немалые, на автоматизацию документооборота, но не получает того, что в действительности нужно. Программный продукт может быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Постараемся дать несколько рекомендаций, которые помогут избежать типичных ошибок на этапе выбора.

Автоматизированные системы документооборота: советы по выбору

1. Определитесь, решение каких задач вы хотите поручить системе автоматизации документооборота. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс программного продукта, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на сайтах сообществ ИТ-специалистов.
2. Изучите по возможности все предложения поставщиков. Обращайте внимание не только на наличие требуемой функциональности, но и на масштабируемость – чтобы в дальнейшем модно было расширить возможности и охват сотрудников.
3. Проанализируйте с консультацией технического специалиста возможности программно-аппаратной платформы: какие СУБД поддерживаются, есть ли возможность организовать распределенную работу, насколько легко система будет интегрироваться в ИТ-окружение компании.
4. Выбирайте решения, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
5. Проверьте систему автоматизации документооборота в действии. Наверняка, у производителя есть демоверсия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите ее у себя и проверьте в действии до того, как будете покупать.
6. Необязательно сразу приобретать мощную дорогую СЭД. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Внедрение системы для автоматизации документооборота: этапы, сроки, деньги

Сроки проекта автоматизации документооборота зависят от множества факторов:

Решение для автоматизации делопроизводства, состоящее из одного рабочего места секретаря, можно внедрить за неделю. Внедрение системы класса ERP может занять целый год, причем необязательно, что число рабочих мест будет большим.

Срок внедрения системы автоматизации электронного документооборота, естественно, зависит от числа пользователей и серверов. Всех будущих пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах – установить и настроить программное обеспечение.

Удобство настройки и адаптации.

Адаптация решения в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможна двумя способами – простая настройка и изменение программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов:

• Исследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
• Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
• Адаптация автоматизированной системы документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
• Установка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
• Окончательная настройка электронного документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
• Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на обучение персонала – не следует экономить на этом этапе, так как в случае неподготовленности пользователей даже самая совершенная система документооборота будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных факторов автоматизация документооборота может занять от 2 недель до полугода.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО – к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения – заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность – миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

• Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
• Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
• Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы – все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота. Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Источники:

http://businessman.ru/new-dokumentooborot-eto-effektivnost-raboty-vashej-organizacii.html
http://lifehackfortraders.ru/effektivnost-elektronnogo-dokumentooborota-v-sovremennom-predpriyatii/
http://poisk-ru.ru/s7605t1.html
http://moluch.ru/archive/141/39829/
http://www.directum.ru/blog-post/864