Бизнес план event агентства

Бизнес-план event-агентства. Креативные идеи для бизнеса

Чем выше и напряженнее темп жизни, тем внимательнее люди относятся к возможности хорошо отдохнуть. Дарить положительные эмоции в такие моменты может быть довольно прибыльно, ведь качественная организация праздников всегда востребована. Если вы чувствуете в себе склонность к креативу, попробуйте открыть собственное ивент-агентство. Это сфера, в которой действительно интересно, хоть и довольно сложно, работать. Что необходимо для успешной деятельности? Какие моменты следует учесть?

Анализируем перспективы

Прежде всего стоит проанализировать ситуацию на рынке. Например, организация мероприятий в Москве актуальна уже давно, поэтому конкуренция будет очень жесткой.

В небольших же городах подобный бизнес только начинает развиваться, а значит, шанс на успех значительно выше. Конечно, можно рискнуть и в крупном городе, но тогда придется придумывать что-то совершенно необычное, чтобы привлечь клиентов.

В любом случае анализ рынка будет очень полезен. Необходимо рассмотреть примерное количество корпоративных вечеринок, свадеб, дней рождения, вечеринок и детских праздников, учесть, какие доходы у большинства жителей региона и сколько они смогут тратить.

Если поблизости есть конкурентные фирмы, их деятельность тоже следует проанализировать. На основании полученных цифр можно будет представить, насколько прибыльным будет event-бизнес в том или ином городе. Положительные данные придадут уверенности даже начинающему предпринимателю.

Регистрация предприятия

Любая предпринимательская деятельность должна быть официально зарегистрирована, иначе придется столкнуться с серьезными штрафами, а в некоторых случаях и с административной ответственностью. Поэтому начать бизнес следует с оформления юридического лица.

Конечно, можно выбрать форму индивидуального предпринимательства, но тогда о большинстве корпоративных клиентов придется забыть. Организации предпочитают работать с ООО. Если вы планируете сконцентрироваться на свадьбах и детских праздниках, это для вас не имеет значения, но если вы хотите проводить и корпоративные мероприятия тоже, открывайте именно общество с ограниченной ответственностью.

Потенциальными клиентами такой фирмы станут не только компании, но и детские сады, дома отдыха, которые тоже не всегда хотят сотрудничать с ИП. В качестве юридического лица вы сможете организовывать семинары, конференции и тематические вечера. Так что ООО все-таки гораздо более удобная организационно-правовая форма для тех, кто открывает ивент-агентство.

Офисное помещение

Составляя бизнес-план event-агентства, стоит обязательно учесть расходы на аренду помещения. Для комфортной работы потребуется площадь в сорок квадратных метров. Оформление интерьера должно быть оригинальным и уютным.

Не стоит экономить креативные идеи для бизнеса, пусть ваш творческий подход будет виден даже в стиле офиса. Даже если на оформление не хочется тратить внушительную сумму, можно подобрать яркие и веселые оттенки и выбрать симпатичную мебель. Поищите подержанные экземпляры хорошего качества, например, рабочие столы и офисные стулья вполне могут быть не новыми.

На стенах оставьте место для размещения фотографий с проведенных мероприятий. Все это поможет создать нужное настроение. Только тогда клиенты сразу будут ощущать уверенность в том, что ваше агентство справится с задачей и сможет организовать на заказываемом празднике необходимую атмосферу.

Транспортные расходы

Агентству по проведению праздников жизненно необходим автомобиль. На нем нужно будет ездить часто и много, он будет использоваться для перевозки людей и оборудования, поэтому выбирать стоит модель повместительнее. Минивэн или даже микроавтобус вполне подойдут.

Кроме того, в бизнес-план event-агентства нужно будет включить и расходы на топливо, и стоимость сервисного обслуживания и ремонта. Не стоит надеяться, что на первое время удастся обойтись без машины. Расходы на такси и транспортировку костюмов и декораций будут гораздо больше, поэтому лучше максимально вложиться сразу и потом не сталкиваться с неприятностями.

Техническое оборудование

Если бизнес-план event-агентства позволяет серьезные траты, сценические и музыкальные инструменты можно и приобрести. Но обычно в первый год работы это оказывается не самым рентабельным решением. Поэтому лучше задуматься о возможности аренды такого оборудования.

Для офисного помещения нужно приобрести компьютеры для менеджеров, принтер и факс. Такой комплектации будет достаточно для полноценной работы. Можно также приобрести ноутбук, на котором удобно будет демонстрировать клиентам портфолио в цифровом виде, хотя и бумажных рекламных проспектов может оказаться достаточно.

Подбор сотрудников

Выбор персонала является одной из наиболее важных задач, которые нужно решить перед тем, как открыть event-агентство. Прежде всего потребуются менеджеры, которые будут заниматься продажами. Человек для такой должности должен иметь опыт в данной или схожей сфере деятельности и уметь легко налаживать контакт с клиентом.

Впрочем, решать вопрос о приеме на работу нужно исключительно после личной беседы. Иногда начинающий специалист может оказаться очень талантливым работником, так что опыт работы не всегда будет основным фактором. Главное – энергичность, креативный подход и открытость в общении. Для стартового этапа достаточно будет двух менеджеров и одного водителя. Именно для такого количества сотрудников и стоит рассчитывать бизнес-план event-агентства.

Клоунов, актеров и ведущих можно привлекать по договору найма под каждое конкретное мероприятие, не оформляя в постоянный штат. Когда станет ясно, что дела идут успешно, можно будет подумать о том, чтобы собрать собственную команду творческих людей. Они не только будут проводить мероприятия, но и помогут создавать новые креативные идеи для бизнеса. Хороший актер способен на импровизации во многих сферах, так что и в деловой от него вполне можно ожидать помощи.

Поиск подрядчиков

В ходе деятельности вам постоянно будут нужны театральные костюмы и другие атрибуты. Покупать их нерентабельно, поэтому лучше озаботиться вопросом аренды. Создайте базу, в которой будут собраны все подрядчики, у которых можно найти необходимые вещи или услуги.

Если самостоятельно заниматься этим нет времени или сил, поручите поиски одному из менеджеров. Обратите внимание, что бизнес такого рода постоянно сталкивается с сезонностью спроса, поэтому база должна быть как можно более обширной. Тогда вы сможете найти оборудование или костюмы даже в самый разгар праздников, когда спрос и цены максимальны.

Начинайте подготовку к главным сезонным мероприятиям заранее, чтобы все распланировать и успеть. Так, к новогодним вечеринкам следует начинать готовиться уже в августе. Проведение свадебных торжеств тоже должно разрабатываться за три-четыре месяца до предполагаемой даты.

Дополнительные идеи

Помимо непосредственного проведения праздников, вы можете предложить клиентам и подготовку к ним, а именно оформление зала.

Например, воздушные шары пользуются очень большой популярностью. Разобраться, как продавать воздух, да еще и делать это красиво, сможет только креативный человек, но таким как раз и должен быть основатель праздничного агентства.

То же касается и оформления с помощью цветов – свежих букетов недостаточно. Нужны оригинальные идеи и художественный вкус. Так что свое воображение и творческую жилку придется использовать во всех сферах, тогда прибыль и успех у клиентов вам обеспечены.

Рекламная деятельность

Когда офис найден и персонал нанят, пора приступать к маркетингу. Не последнюю роль играет наличие собственного веб-сайта. Сейчас многие люди ищут информацию именно в сети Интернет, поэтому страница агентства может стать стабильным источником постоянных клиентов. Помимо этого, следует использовать различные каналы для продвижения.

В зависимости от того, какие расходы позволяет ваш бизнес-план event-агентства, можно выбрать сообщения на телевидении или по радио, рекламные баннеры и плакаты по городу, телефонные переговоры с представителями организаций и личные встречи с потенциальными клиентами. После нескольких месяцев успешной деятельности можно будет надеяться и на бесплатное продвижение. Довольные клиенты распространят информацию о вас по «сарафанному радио» среди знакомых и коллег.

Бизнес-план «event» агентства: организация праздников как бизнес

В этой статье мы попытаемся предоставить вам точную информацию о том, как открыть агентство по организации праздников и доходный ли это бизнес. Если вам интересна сфера занятия досуга, вы любите шутки и представления, то попробуйте себя в этом бизнесе, к тому же, первоначальный капитал здесь не настолько высок, как в остальных бизнес-планах на сайте. В этом обзоре мы вместе подготовим план бизнеса на праздниках «от А до Я» (расчеты на 2018 год).

Оглавление

Как говорят специалисты, главное в этой сфере — огромное желание, энтузиазм, хотя бы немного опыта, знаний, связей и, конечно, способность вдохновлять других. У вас будут заказы на корпоративные праздники, детские праздники, банкеты и свадебный банкет. Для каждого из этих событий должна быть отдельная программа, которая сможет меняться по желанию заказчика.

Обязательно просмотрите видео, в котором реальные владельцы агентства праздников рассказывают об устройстве бизнеса изнутри:

Обзор ниши

То, что вы работаете в агентстве по проведению праздников, совершенно не означает, что вы будете и сам себе ведущий, и музыкант, и аниматор. Хотя, конечно, вы можете в чём-то участвовать, если чувствуете, что у вас есть к этому талант. Агенство занимается поиском всех выше перечисленных людей по методу аутсорсинга, то есть за счёт обращения к профессионалам, предварительно всех прозванивая, приглашая на собеседования и заключая в дальнейшем контракты.

В фирму по организации праздников люди обращаются за тем, чтобы ничего не искать самим, не нервничать, не переживать и не отвлекаться от более насущных дел. Это могут быть свадебный сценарий, корпоративные мероприятия, конкурсы для вечеринок, сценарий дня рождения, сценарии праздников, сценарий юбилея.

Например, организация праздника свадьбы — молодожёны могут сами искать тамаду, музыкантов, встречаясь с каждым поочерёдно, думать, как украсить зал, какие конкурсы будут на свадьбе, где заказать автобус, автомобиль, ресторан или отдаться в руки профессионалов и наслаждаться праздником после, а не нервничать во время подготовки.

По экспертным данным, ниша организации развлекательных агентств уже прочно занята в Москве и Санкт-Петербурге, в то время как в остальных городах вход в этот бизнес достаточно свободен. Что входит в ваши обязанности, как агентства по проведению праздников: проведение юбилея, проведение детских праздников, организация корпоративных праздников, вечеров досуга, частных праздников, организация семинаров и конференций и другое.

Итак, давайте же скорее посмотрим, что нужно для того, чтобы открыть праздничное агентство. Агентство по организации праздников — бизнес план.

Юридическое оформление

Открыть ИП. Или зарегистрировать агентство как ООО (общество с ограниченной ответственностью), как вам будет удобнее. 5-10 тысяч рублей. Если у вас ООО, то будет легче сотрудничать с другими фирмами и юридическими лицами.

Аренда офиса-склада

Для фирмы организации праздников достаточно будет 30 кв. м. Можно снять офис за 15-40 000, в зависимости от региона. Затраты в бизнес-плане на год — 180 000 рублей. Причём это не обязательно должен быть центр, хотя и желательно, потому что ездить далеко, чтобы просто с вами встретиться, людям тоже покажется не лучшей идеей.

Лучше сразу ищите помещение, где ремонт не требуется, иначе потратите много времени и лишних денег. А вот украсить его тематически — отличная идея. Фотографии с банкетов, свадеб, ваши фотографии, фотографии ваших работников, благодарственные письма и т. д. Плюс мебель — стулья, пара кресел, диван, столы и журнальный столик — 40 тысяч.

Приобретение оборудования

Для трёх менеджеров по поиска персонала (включая вас) купите 2 хороших компьютера и один ноутбук — этого будет достаточно. А так же копировальный аппарат, сканнер, телевизор, dvd-плеер, небольшую аудиосистему, канцтовары и прочие мелкие товары, которые вы посчитаете нужными.

Для выездов на праздники у вас должно быть классное музыкальное оборудование, микшерский пульт, микрофоны, дым машина, световое оборудование, баллоны для гелиевых шаров и многое другое — 100 тысяч.

Наем сотрудников

На начальном этапе вам понадобится всего 2 сотрудника по персоналу (включая вас). Некоторые агентства праздников платят небольшую зарплату плюс проценты от заказов, это уже как вам больше покажется выгоднее или лучше. Возьмём среднюю цифру для бизнес-плана — 15-20 тысяч в месяц.

Ещё вам понадобится свой водитель, который будет возить необходимое оборудование и организаторов на все праздники. Например, 1000 рублей за час. Это ещё 15 тысяч в месяц. И конферансье (тамада на свадьбу), который будет играть главную роль на праздниках. Чтобы нанять хорошего ведущего, проведите собеседование с несколькими кандидатами.

Если ведущий праздника вам понравился и понравился вашим заказчикам после пары выступлений, то имеет смысл заключить с ним долгосрочный контракт. Зарплата такого ведущего будет составлять от 50 тысяч рублей в месяц при условии работы только в выходные дни. Согласитесь, вполне достойно. Для этого у тамады должна быть своя программа, сценарий, который возможно будет менять по желанию заказчика, опыт проведения праздников, свои костюмы, фото и видеоработы. Итого пусть будет 85 тысяч в месяц на сотрудников.

Партнерство и аутсорсинг

Аутсорсинг — это долгосрочный или разовый договор с частными лицами или организацией о том, чтобы передать им часть своей работы за определённую плату. Вы должны заключать договор на временную или постоянную основу с диджеями, музыкантами, певцами, клоунами, жонглерами, аниматорами, организаторами огненного шоу, флористами и многими другими, в зависимости от спроса.

Кроме того, нужен человек, который сможет организовать украшение зала. Берите со всех процент за сведение с заказчиком по договорённости. Музыканты берут от 10 тысяч за вечер и выше. Можете также нанять их на постоянную основу, так будет удобнее, чем каждый раз искать новых. Важно, чтобы они понимали друг друга с ведущим. И ещё должны быть фото-видео услуги с обработкой нескольких фото в подарок.

Реклама и провижение

Разместите свою рекламу на тематических свадебных сайтах, на сайтах по организации праздников и других. Сделайте свой сайт. Купите баннер в городе и повесьте ещё на выходе из офиса. И, конечно, постоянно прозванивайте в фирмы с предложениями корпоративных вечеров.

Чтобы организовать корпоративный новый год, звоните людям заранее, месяца за 4-6. Особый пик корпоративных мероприятий приходится на Новый Год, а свадьбы — на летние месяцы.

Заявите о своей уникальности, разместите на сайте фото, видео и отзывы. Можете продвигать группу в социальных сетях.

Самая лучшая реклама — это «сарафанное радио», когда о вас хорошо отзываются и советуют. Такие потенциальные заказчики уже будут о вас хорошего мнения, ещё не обратившись к вам лично. В бизнес-плане на рекламу агентства уйдёт примерно 40 000, плюс 5 тысяч на каждый месяц.

Заработок на организации детских праздников

За организацию одного проведённого мероприятия агентства получают чистый доход от 30 до 50 000 рублей, в зависимости от типа проведения праздника (детский или свадьба).

Учитывайте в бизнес-плане, что организация корпоративов будет приносить хорошую прибыль в ваше агентство. Их будет много — 8 марта, 23 февраля, день рождения фирмы, Новый Год.

По началу, возможно, у вас будет всего по 3-4 заказа в месяц, но со временем и хорошими отзывами у вас будет уже 6-8 заказов в месяц, а это до 400 000 рублей ежемесячно.

Ваш бизнес может окупиться за полгода работы или даже меньше.

event бизнес — пошаговый план открытия агентства

• Выбор помещения для открытия ивент-агентства
• Какое оборудование выбрать для данного бизнеса
• Подбор персонала в event-агентство
• Как использовать рекламу для продвижения event-бизнеса
• Сколько можно заработать на данном бизнесе
• Какую систему налогообложения выбрать для event-агентства
• Сколько денег нужно для старта бизнеса
• Пошаговый бизнес план: с чего начать
• Какие нужны документы
• Какие услуги может предоставить event-агентство

Открыть фирму по организации праздников сегодня не составляет большого труда – порог вхождения в бизнес не превышает 300 тыс. рублей. Именно поэтому количество молодых event-агентств растет с каждым годом. Хотя раскрутиться получается у одной-двух фирм из десяти. Основная работа таких агентства – организация свадеб и корпоративов, так как данные услуги наиболее востребованы среди населения.

Выбор помещения для открытия ивент-агентства

Открытие агентства по организации праздников начинается с поиска помещения под офис. Хотя первое время работы можно обойтись и без него. Это существенно экономит постоянные расходы фирмы. По мере роста клиентской базы необходимость в офисе возрастает. Здесь и с клиентами удобнее встречаться, да и в целом наличие офиса означает определенную солидность компании.

Благо размер помещения не столь важен. Оптимальным по размеру является помещение в 20-30м2, арендованное в центральной части города. Стоимость аренды, в зависимости от региона составляет от 500 до 3000 рублей за 1 м2. Помещение желательно оформить в ярком и уникальном стиле, установить мягкую мебель, пару компьютеров, факс, цветной принтер и большой экран для демонстрации клиентам образцов проводимых мероприятий. На все это уйдет от 70 до 100 тыс. рублей.

Какое оборудование выбрать для данного бизнеса

Особенность бизнеса по организации праздников состоит в том, что его можно начать как с «нуля», так и наоборот, потратив не одну сотню тысяч рублей.

Гуру бизнеса рекомендуют не закупаться на старте самым дорогим оборудованием. Большинство из того, что требуется — можно просто арендовать. Например, звуковое оборудование может предоставить ди-джей, костюмы и декорации – ведущий. Покупать дорогую технику следует по мере необходимости, в соответствии с ростом клиентской базы.

Первое, что можно прикупить после раскрутки бизнеса – это звуковое оборудование: колонки, усилитель звука, микрофон, микшерский пульт, светомузыка и ноутбук. Стоимость всего комплекта начинается от 100 тыс. рублей. Затем можно подумать о покупке видеокамеры, профессионального фотоаппарата и личного автомобиля агентства.

Подбор персонала в event-агентство

На первых этапах начинающему агентству потребуется как минимум:

• Менеджер по работе с клиентами. Менеджер нужен для приема и обработки звонков, которых в сезон может поступать до 50 в день, а также для общения с конкретными заказчиками. Зарплата менеджера, как правило, сдельная – 5 тыс. руб. плюс процент (5-10%) от заказа.
• Оформитель зала (праздника). Также один из ключевых сотрудников праздничного агентства. От фантазии и опыта работы данного специалиста зависит многое. Его зарплата должна быть не меньше 30% от стоимости заказа.
• Водитель с личным автомобилем, который будет осуществлять доставку персонала до территории заказчика. Заработная плата 10-15 тыс. рублей в месяц.

Помимо этого, для выполнения широкого спектра заказов потребуется найм музыкантов, видеооператоров, фотографов, ди-джеев, ведущих и так далее. Но содержать большой штат сотрудников под силу только крупным и раскрученным организациям. Начинающим компаниям такая модель бизнеса в корне не выгодна.

Поэтому ключевой успех начинающего event-агентства – обширный круг знакомств с исполнителями. Коммуникабельность директора и умение общаться с творческими людьми – ключ к успеху данного бизнеса. Потребуется завести договорные отношения с самыми разными исполнителями. Например, услуги ди-джея будут стоить 5-6 тыс. рублей за вечер. Услуги живых музыкантов (скрипач, гитарист и т.д.) обходятся несколько дороже – от 6 тыс. рублей за час работы.

Обязательно потребуется ведущий праздника (тамада). При этом, желательно иметь на вооружение как дорогих, так и «дешевых» исполнителей. Услуги обычного исполнителя оценивается в 5-7 тыс. рублей за вечер. К этой категории относятся начинающие ведущие и сотрудники домов культуры. Их программы зачастую скучны и однообразны.

К следующей категории можно отнести более опытных и креативных ведущих. Их услуги стоят от 8 до 15 тыс. рублей. Такой тамада способен за несколько минут придумать оригинальный сценарий на любой праздник.

И наконец, к последней категории можно отнести самых дорогих «элитных» ведущих, услуги которых начинаются от 30 тыс. рублей за вечер. Такие исполнители могут не только провести вечер, но и сами исполнить музыкальные композиции или станцевать. Они делают каждый вечер по истине незабываемым. Таких ведущих предлагают богатым заказчикам, крупным фирмам и прочим vip-клиентам.

Накрутка на услуги сторонних исполнителей составляет не более 10-15%. Устанавливать цены выше среднерыночных, особенно молодой компании не целесообразно – конкуренция в этом сегменте рынка достаточно серьезная.

Как использовать рекламу для продвижения event-бизнеса

Реклама начинающему бизнесу нужна как воздух. Но её эффективность зачастую зависит от качества работы самого агентства. Более 80% клиентов приходят по совету своих знакомых или друзей. То есть главный канал продвижения агентства – обычное сарафанное радио.

Достаточно эффективным методом считается прямой обзвон клиентов по телефону. При этом важно следить за календарем праздничных дат потенциальных клиентов. Когда юбилей у конкретной фирмы, когда день рождение директора или видный профессиональный праздник – все это позволит очень хорошо подзаработать, если во время подсуетиться.

Нелишним будет создание собственной страницы-визитки в сети интернет. Сегодня, практически каждое более-менее солидное агентство представлено в интернет-каталоге. На создание собственного сайта, наполнение его информацией и продвижение уйдет не менее 40 тыс. рублей.

Сколько можно заработать на данном бизнесе

Организация праздников – исключительно сезонный вид бизнеса. Пик заказов приходится за июнь – сентябрь, когда идет сезон свадеб, а также на декабрь месяц в период корпоративов. Открытие компании, по словам специалистов, лучше планировать на весну, чтобы к началу свадеб заработать себе «стартовую» репутацию.

Нужно быть готовым к тому, что первые 5-6 месяцев работы доход будет отрицательным. Хорошо, если в это время количество заказов будет 2-3 в месяц по цене 30-40 тыс. за каждый. Это позволит оплачивать аренду помещения и заработную плату персонала. В конечном счете, период выхода агентства на постоянную прибыль зависит от эффективности организации бизнеса и в среднем составляет 1-2 года.

Какую систему налогообложения выбрать для event-агентства

Организационной формой агентства праздников может быть обычное индивидуальное предпринимательство . Благо процедура регистрации максимально проста, да и стоимость минимальна. В качестве системы налогообложения можно использовать упрошенную систему налогообложения (УСН 6% или 15%) или приобрести патент.

Сколько денег нужно для старта бизнеса

Затраты на открытие небольшого агентства, как было отмечено выше, начинаются от 200-300 тыс. рублей. Основные затраты – обустройство офиса, покупка звукового оборудования и реклама. Но и этих затрат можно избежать. В начале бизнеса можно обойтись и без офиса — начать с простого обхода детских садов. Развешивать в них рекламные буклеты, договариваться с директорами. Потенциальная клиентская база одного детского садика – порядка 70 человек. Средний «чек» на проведение одного праздника – 500 рублей с одного ребенка. Итого выручка с одного детского сада – 35 тыс. рублей. Часть средств уйдет на оплату аниматоров, фотографа и музыканта. Итого прибыль в среднем составляет 10 тыс. рублей с одного детского сада.

Конечно, бизнес по организации праздников нельзя назвать простым. За кажущейся легкостью открытия дела, скрывается большой и кропотливый труд. Работать приходится с музыкантами, артистами – людьми по своей натуре творческими. И они, к сожалению, не всегда являются пунктуальными и сговорчивыми.

Именно поэтому такое дело скорее подходит для молодых и энергичных людей, которые могут построить успешный бизнес на одних амбициях и целеустремленности. Где-то можно лично исполнить роль деда мороза, ди-джея или фотографа на свадьбе. Таким людям под силу открыть бизнес почти без стартового капитала, основываясь на собственной оригинальности и креативной мысли.

Пошаговый бизнес план: с чего начать

Если в больших городах довольно жесткая конкуренция в сфере бизнеса по организации праздников, то в маленьких часто ниша практически пустует. Но в любом случае, открывая свое агентство, нужно знать, насколько его услуги будут востребованы. Поэтому необходимо хорошо проанализировать рынок, оценить платежеспособность населения и его потребности. Возможно, что многие жители маленького города не будут пользоваться услугами агентства, так как им это просто не по карману, или они считают что надежнее и дешевле организовать все самим. Немаловажно составить портрет предполагаемых клиентов, а затем определиться со списком услуг. Затем уже надо решать вопросы с финансированием, оборудованием, набором персонала, рекламой и привлечением клиентов.

Какие нужны документы

Коды ОКВЭД при организации бизнеса можно указать 90.01, 92.03. Они связаны с деятельностью по организации праздников. Специального разрешения на ведение бизнеса не потребуется. Нужно только подготовить стандартный пакет документов для регистрации индивидуального предпринимательства.

Какие услуги может предоставить event-агентство

В список услуг агентства праздников может включать услуги по закупке продуктов и выбору меню, оформлению столов, музыкальному оформлению, видео и фотосъемке, доставке букетов, организации программы праздника. Список услуг может быть значительно расширен, но для организации бизнеса с нуля достаточно этого перечня.

Бизнес-план event агентства

В этом материале:

Организация праздников – настолько популярная услуга, что даже на периферии эта ниша уже давно занята. И потому начинающему предпринимателю нужно внимательно изучить рынок, определить целевую аудиторию и разработать не только направление, но и то, чем его агентство будет отличаться от всех остальных.

Особенности бизнеса, его актуальность

Бизнес развлечений является на сегодняшний день одним из наиболее динамично развивающихся – количество его клиентов постоянно растет. Услугами таких компаний обычно пользуются те, кому не хочется заниматься организацией мероприятия самостоятельно. Event-агентство является рентабельным делом, не требующим больших вложений. При этом грамотная организация очень важна.

Предприятие станет успешным при условии, что желание и способность вдохновлять подкреплены опытом, знаниями и связями. Программа праздников должна быть индивидуальной для каждого клиента, а для этого потребуются задатки творчества. Кроме того, работать приходится с большим количеством людей – аниматорами, ведущими, музыкантами, приглашенными артистами. И со всеми нужно уметь договариваться.

Описание товаров и услуг агентства

Чаще всего в event-агентства обращаются люди, которые хотят, чтобы им организовали и провели какое-то значимое событие. Кроме того, сегодня на поприще развлечений много направлений, которые востребованы потребителем, но недостаточно представлены на рынке: team-building, организация квестов, праздники для взрослых, корпоративные мероприятия, различные промоутерские акции.

Еvent-деятельность является одним из направлений BTL («непрямой» рекламы). Она во многом пересекается с рекламой и маркетинговой деятельностью. Потому такой бизнес подразумевает активное общение со сторонними организациями, среди которых PR-конторы, артисты, промоуторы, СМИ.

Анализ рынка и отрасли

На сегодняшний день event-сервис в большинстве своем оставляет желать лучшего. Большинство фирм лишь исполняют роль посредников между заказчиками и музыкантами, а уровень цен не соответствует качеству оказываемых услуг. Отсутствие эксклюзивного сценария и недостаточная материальная база позволяет предложить лишь стандартный набор опций.

Ставка в работе делается на повышение качества услуг и укрупнение компаний – нерентабельные агентства будут вытесняться с рынка и поглощаться конкурентами, что позволит стабилизировать и легализовать бизнес.

Целевая аудитория

Основными клиентами компании по организации праздников являются корпоративные заказчики, базы отдыха и детские учреждения, частные лица.

Целевая аудитория event-агентств – это мужчины от 18 до 34 лет и женщины от 25 до 50 лет (уровень дохода тех и других средний и выше среднего), а также родители детей дошкольного и младшего школьного возраста и подростков, сами подростки.

Оценка уровня конкуренции и рисков

Прежде чем составлять бизнес-план event-агентства, необходимо изучить работу конкурентов – это позволит не только понять уровень востребованности услуг, но и найти недочеты, которые впоследствии станут конкурентными преимуществами фирмы.

Двумя основными рисками event-дела можно назвать:

1. Человеческий фактор. Люди – это всегда источник потенциальной опасности для проекта, даже если они профессионалы своего дела. Риски можно предотвратить заключением контрактов (с предусмотренными штрафными санкциями), репетициями и тщательной проработкой кадрового вопроса.
2. Сезонность. Наибольшее количество заказов приходится на лето и зиму. И это нужно учитывать – лучше всего запланировать открытие агентства на весну.

К остальным рискам относятся: высокая конкуренция, травмоопасность конкурсов, амортизация реквизита и транспорта. Для их минимизации следует делать упор на маркетинг, имиджевую рекламу, расширение спектра услуг, наличие комплектующих, соблюдение правил безопасности.

Как открыть event-агентство с нуля: пошаговое руководство

Регистрация деятельности

Организационно-правовая форма агентства зависит от специализации: если лицензия не нужна, достаточно оформить ИП, если предполагается работа с юридическими лицами – ООО.

Кодов ОКВЭД можно указать несколько. Основной – 93.29, регламентирующий зрелищно-развлекательную деятельность и позволяющий проводить практически любые мероприятия в области отдыха и развлечений, включая прокат с целью развлечения транспортных средств, например карет или лодок, организацию ярмарок, шоу, фейерверков, танцевальных вечеров.

Подойдет и код 96.09, позволяющий использовать на организуемых мероприятиях деятельность медиумов и астрологов, чистильщиков обуви, парковщиков автомобилей, а также установку фотокабинок. Код 74.10 регламентирует специализированную деятельность в области дизайна и подойдет, если собственник бизнеса планирует предоставлять также услуги по оформлению места проведения мероприятия. А если в агентстве будет собственный фотограф, нужен также код 74.20.

Аренда офиса

Несмотря на то что услуги оказываются на территории заказчика, офис для event-агентства необходим – он придает компании солидность. Достаточно помещения небольшой площади (не более 50 кв. м) в торговом центре или на первой линии домов. Условно его можно разделить на три зоны: переговорная, кабинет администратора и подсобное помещение.

Желательно предусмотреть расходы на технику и кофеварку (чайник), что позволит создать у клиентов положительный образ агентства уже на этапе переговоров.

Поиск партнеров

Наличие партнеров – это то, что делает заказ услуги по организации праздников у агентства выгоднее. Сотрудничество с профессионалами, которые готовы делать скидки, особенно важно. Но не стоит забывать и о репутации агентства, поэтому все подрядчики должны быть проверенными, а взаимоотношения оформлены в виде договоров.

Подбор сотрудников

На начальном этапе развития дела штат должен предусматривать минимальное количество сотрудников (администратор, декоратор, креативный менеджер – одним из этих специалистов может стать сам владелец бизнеса). Если это нанятые люди, удобной оплатой их труда на старте станет небольшая зарплата плюс процент от заказов. С сотрудниками, которые зарекомендовали себя хорошо, есть смысл заключить долгосрочный контракт.

Также нужна уборщица и бухгалтер – эти сотрудники могут быть не включены в постоянный штат предприятия.

Реклама и маркетинг: эффективные методы расширения клиентской базы

Event-сфера – это b2b-деятельность, поэтому использование массовых рекламных каналов здесь работает не всегда (у крупных заказчиков выбор исполнителя проводится через тендеры). В качестве информационной поддержки используются социальные сети, в которых создаются тематические группы и публичные страницы. В качестве продвижения бизнеса используются региональные СМИ, таргетированная реклама и размещение публикаций в группах с целевой аудиторией.

Для начинающего агентства важным является сарафанное радио, поэтому каждый заказ следует отрабатывать на «отлично». Кроме того, можно создать собственный сайт и заняться его продвижением.

Финансовые расчеты

Инвестиции в проект

Стартовые вложения в дело составляют (в тысячах рублей):

• регистрация предприятия – 50;
• аренда помещения на время ремонта и затраты на его косметическое преображение – 100;
• мебель, реквизит, техника – 250;
• начальная рекламная кампания, изготовление вывески – 80;
• резерв – 20.

Итого 500 000 рублей.

Текущие расходы

В ежемесячные затраты агентства входят:

• заработная плата сотрудников – 50;
• аренда помещения и коммунальные платежи – 25;
• поддерживающая рекламная кампания – 5;
• резерв – 10.

Итого 90 000 рублей.

Доходы и планируемая прибыль

На начальном этапе доход агентства в месяц будет составлять в среднем 100 тысяч рублей (для этого периода следует предусмотреть наличие резервного фонда). С появлением базы постоянных клиентов число и стоимость заказов будет расти, увеличивая ежемесячный доход до 150–400 тысяч рублей.

Оценка эффективности проекта

Средний проект event-агентства обходится в 30–50 тысяч рублей. Из этих денег только 15–20% принадлежат самому агентству. Для покрытия расходов компании придется выполнять в месяц около 12 проектов в течение первого года, постепенно расширяя штат и увеличивая число кейсов до 20 ежемесячно через год-два после запуска бизнеса.

Перспективы развития у отечественного event-рынка есть, но они заключаются в увеличении объема продаж и расширении спектра услуг. А это подразумевает выработку нестандартных решений и ярких идей.

Организация и проведение праздников

Бизнес-план: открываем event-агентство

«Русские люди не могут не отметить свадьбу, даже если их бизнес на грани банкротства, — говорит владелица московского event-агентства WeDoAgency Юлия Дубова. – Конкуренция в сфере услуг по проведению праздников высокая, но ее не стоит бояться, главное — найти свою целевую аудиторию». Порталу Контур.ру предпринимательница рассказала, как запустить свой проект в этой нише.

О клиентах

Единственный серьезный риск, который подстерегает начинающих предпринимателей, открывающих агентство по проведению праздников, — это отсутствие клиентов. Самый беспроигрышный вариант — запускать такой бизнес, когда у вас уже есть наработанная клиентская база — будь то ваши бывшие коллеги, партнеры с прошлых работ или знакомые.

Успех во многом зависит от наработанной клиентской базы и коммуникабельности предпринимателя, благодаря которой запускается сарафанное радио.

WeDoAgency – бутиковое агентство, со своим определенным стилем мероприятий: назначая встречу с нами, клиенты чаще всего уже знают об этом от коллег, друзей или из глянца и с удовольствием встречаются с нами в удобном и привычном для них месте на чашку чая. Это располагает к нам еще больше. В нашем случае окупаемость произошла сразу же после первой свадьбы, поскольку на начальном этапе мы не тратились на офис.

Макроэкономическая ситуация на мероприятия частного характера особо не влияет. Русские люди не могут не отметить, например, свадьбу, даже если их бизнес на грани банкротства. Просто уменьшат количество гостей и вместо «А-Студио» пригласят хорошую кавер-группу. Рынок достаточно насыщен, но и спрос с каждым годом растет. Не стоит бояться конкуренции, она только закаляет нас. Просто важно найти свою нишу, свой стиль, и тогда клиенты придут именно к вам.

В случае с моим агентством порогом входа стала сумма в 60 000 руб. Из них 50 000 мы отдали за разработку сайта и 10 000 — за визитки. Мы работаем, не арендуя офис, и считаем, что на данном этапе он абсолютно не нужен. Наличие городского телефона и диспетчера, круглосуточно принимающего заказы, — не гарант качества.

• расходы распределяются примерно следующим образом:
• промоматериалы для дружественных заведений — 5 000 руб. в месяц
• услуги стороннего PR-специалиста — от 20 000 руб. в месяц
• сотовая связь (безлимитный тариф) – 2 000 руб. в месяц
• оплата парковки или такси на встречах с клиентом — 5 000 руб. в месяц
• кофе и чай на переговорах — 5 000 руб. в месяц
• всегда идеальный маникюр — 2 000 руб. в месяц

Также мы работаем над своим портфолио и по каждому мероприятию снимаем видео без лиц героев. Съемка и монтаж одного такого ролика обходятся минимум в 15 000 руб.

Каждое мероприятие снимает отдельный фотограф. Он делает снимки для нашего портфолио четко по указаниям, не отвлекаясь на женихов, невест или именинников. Его услуги стоят 2 000 руб. в час.

О моделях работы

В нашем агентстве постоянные сотрудники — это я и мой бизнес-партнер Инна Фалева. Остальные — это подрядчики, с которыми мы уже прошли все испытания, поэтому уверены друг в друге. Но в зависимости от задачи команда на проекте всегда может меняться. Я лично считаю эту модель наиболее правильной для агентства, особенно если вы только начинаете.

Документы для бизнеса за минуту

Конечно, мы развиваемся и думаем о своей постоянной площадке, но, на мой взгляд, она должна быть статьей доходов, а не расходов, а это уже другая история и задумка для отдельного бизнес-проекта.

Мы для начала выбрали форму ИП, но сейчас уже близки к открытию ООО. Бухгалтерию мы доверили электронной системе «Бухгалтерия.Контур». Плюс у нас есть юристы на фрилансе, которые помогают с договорами.

О конкурентах

Проектов, организующих свадьбы и праздники, множество, и в основном это массовые истории, где все поставлено на конвейер.

При мониторинге заведений, работающих в сегменте детских праздников, на сегодняшний день можно отметить сеть кафе «Андерсен» и «Рибамбель». Это формат площадок-кафе, где уже есть все необходимое для получения пакета достойных праздничных услуг. Плюсы такого формата для родителей — минимум собственных усилий, минусы — нельзя пригласить на площадку своего проверенного организатора, аниматора, а также наличие посторонних гостей на территории вашего праздника (если вы, конечно, не закрываете весь комплекс).

О тонкостях дела

Правильная площадка — это фундамент мероприятия. Конечно, нужно ориентироваться на пожелания заказчика, но и свой профессиональный опыт необходимо учитывать.

Есть масса, на первый взгляд, красивых ресторанов и банкетных залов, которые по техническим причинам не позволят достойно провести мероприятие в своих стенах.

Этим летом мы столкнулись с роскошным особняком в центре Москвы, у которого не было служебного входа, получается, что все артисты, выступающие на празднике, вынуждены были бы курсировать с костюмами и чемоданами через основной зал. Это абсолютно недопустимо для мероприятия высокого уровня, поэтому пришлось убедить заказчика поменять площадку.

Очень важна кухня. Обязательно закажите тестинг по меню. Существует еще масса деталей, на которые организатор должен обратить внимание при выборе площадки, но все приходит с опытом.

Что касается музыки, то здесь все зависит от личного вкуса и предпочтений заказчиков: молодежь, чаще всего, просит составлять плейлисты без русской попсы, взрослому поколению, наоборот, без родных сердцу песен не обойтись.

Работа есть всегда: весной, летом, осенью работа в проекте активная, а зимой — время работы над тем, чтобы весной, летом и осенью было чем заняться. В высокий сезон мы проводим до трех мероприятий в месяц. К большой свадьбе начинаем подготовку за год-полгода, но бывают особые случаи, когда жених и невеста дотягивают до последнего и обращаются в агентство за два месяца, что, конечно, очень ограничивает их в выборе ведущего, площадки и вообще контента.

Детские праздники спокойно можно подготовить за две недели, хотя, конечно, лучше также начинать за месяц, особенно если требуется подбор площадки. Организация мероприятия выглядит примерно так: подбор и утверждение площадки, проработка и утверждение концепции, составление и утверждение сметы, а далее уже конкретные действия по воплощению концепции в жизнь.

О модных тенденциях

Для нас тенденция всегда одна — хороший вкус и профессиональное исполнение. Конечно, наши клиенты, как и мы, шагают в ногу с интернетом и гаджетами, и мы часто интегрируем в контент мероприятий какие-то трендовые увлечения. Например, некоторое время назад это был Instagram, поэтому ни одна свадьба не обходилась без своего хэштега и вывода на экран лучших моментов вечера с оглашением количества лайков. В этом сезоне мы обязательно найдем новую digital-фишку.

О продвижении

Мы против прямой рекламы. Лучшее продвижение — социальные сети, прямой контакт и сарафанное радио.

Я лучше потрачу деньги на поездку, например, на экономический форум в Санкт-Петербурге, где заведу интересные личные знакомства со своей целевой аудиторией, чем за эти же деньги размещу полосу в журнале Wedding, где на следующей странице будет еще несколько подобных агентств.

Вообще нужно посещать как можно больше экономических семинаров, digital-форумов, арт-лекций. Это все расширяет и кругозор, и круг потенциальных клиентов. А узконаправленные event-мероприятия из разряда свадебных ярмарок мы избегаем, так как это не наша аудитория.

Источники:

http://businessman.ru/new-biznes-plan-event-agentstva-kreativnye-idei-dlya-biznesa.html
http://intellectis.ru/biznes-plan/biznes-do-500-000/biznes-plan-agentstva-organizatsiya-prazdnikov/
http://abcbiznes.ru/biznes-idei/226-biznes-na-organizacii-prazdnikov-kak-otkryt-svoe-event-agentstvo.html
http://xn—-8sbebdgd0blkrk1oe.xn--p1ai/biznes-plan/razvlechenie/event-agentstvo.html
http://kontur.ru/articles/457