Административный директор обязанности

Административный директор: должностные обязанности, функции и требования

Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно — с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.

О должности

Административный директор — штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:

канцелярия;
IT-подразделение;
секретариат;
архивы и проч.

Сфера деятельности должностного лица

Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:

Техника безопасности в организации.
Корпорационная этика.
Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.

Административный директор — руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.

Законодательное регулирование

Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.

Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:

начальника хозподразделения;
руководителя канцелярии;
главного (старшего) администратора;
начальника архивного отдела и проч.

План должностной инструкции

Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:

Общие положения.
Главные задачи деятельности.
Функциональные обязанности специалиста.
Права должностного лица.
Ответственность работника.

Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.

Общие положения должностной инструкции

Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:

Полное наименование должности. В нашем случае все просто: «административный директор».
Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.

Квалификационные требования к претенденту на должность

Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.

Необходимые знания и руководство к деятельности

В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:

Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.

Главные функции должностного лица

В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:

Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1

Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.

Первая будет выглядеть так:

Ведение отпускного графика.
Табельный учет.
Контроль рабочей дисциплины в компании.
Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками — по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2

Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно — раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:

Общее управление административной деятельностью организации.
Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
Управлением административным составом — канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
Организация деятельности внутренних структур коммуникации — правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3

И последняя версия должностных обязанностей административного директора:

Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
Организация рабочих мест для новых трудящихся.
Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
Поиск и организация тендеров.
Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
Оплата счетов, финансирование административных проектов.
Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
Организация рабочих мест.

Права специалиста

Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:

Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.

Читать еще: Ходатайство об ознакомлении с материалами уголовного дела

По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.

Ответственность должностного лица

В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:

Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.

Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.

CAO (Chief Administrative Officer) — административный директор

Специалист, занимающийся решением оперативных вопросов и обеспечивающий слаженную работу разных отделов организации.

Обязанности

В крупных компаниях административный директор, помимо координации работы разных отделов и служб, занимается:

Оказанием административных услуг — прием лиц, прибывающих в служебные командировки; организация служебных командировок для своих сотрудников; организация тренингов, конференций, клиентских и корпоративных мероприятий; организация архивного хранения, управление делопроизводством и участие в инвентаризации; работа с корреспонденцией, управление курьерской службой и автопарком; составление и управление бюджетом, оптимизация расходов на административно-хозяйственные нужды; организация аттестаций и сертификаций.
Материально-техническим обеспечением — организация рабочих мест и оснащение работников необходимым оборудованием, мебелью, оргтехникой, хозяйственными товарами и канцелярскими принадлежностями.
Организацией работ по обслуживанию и эксплуатации зданий — проверка соответствия зданий противопожарным, санитарно-гигиеническим и корпоративным нормам; организация плановых ремонтов, текущих и капитальных ремонтов; организация работ по уборке и благоустройству помещений и прилегающих территорий.
Организацией социально-бытового обслуживания — проведение праздничных, корпоративных, физкультурно-оздоровительных и культурных мероприятий для сотрудников; организация питания.

Для выполнения своих обязанностей административному директору предоставлен широкий круг полномочий, который позволяет ему:

от имени организации вести переговоры с арендодателями;
заключать договоры на поставку оборудования и канцелярских товаров, направлять в бухгалтерию документы для оплаты соответствующих счетов;
вносить на рассмотрение руководства представления о необходимости наложения дисциплинарных взысканий, принятии на работу или увольнении сотрудников;
в пределах своей компетенции, издавать распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками организации.

Ответственность

Административный директор может быть привлечен к следующим видам ответственности:

дисциплинарной — за неисполнение распоряжений руководства, нарушение трудовой дисциплины и невыполнение своих прямых должностных обязанностей;
материальной — за причинение вреда имуществу компании или ее сотрудников;
административной или уголовной — за действие (бездействие) с признаками преступления либо административного правонарушения.

Необходимые навыки

На должность административного директора может претендовать руководитель канцелярии, начальник административно-хозяйственного отдела, со стажем работы на руководящей должности более двух лет, или офис-менеджер со стажем работы более пяти лет. К кандидату на должность предъявляют следующие требования:

стаж работы и высшее образование;
опыт работы с основными отделами организации;
знание специфики заполнения внутренней документации;
опыт поиска и найма новых сотрудников;
знание основ трудовой дисциплины;
опыт управления людьми и умение делегировать полномочия.

Для работы на должности административного директора человек должен обладать следующими личными качествами: инициативность, аналитические способности, стрессоустойчивость, напористость, решительность, ответственность, стратегическое мышление, целеустремленность и креативность.

Должностная инструкция административного директора

Кратко о должности административного директора

В крупных компаниях с разветвленной системой управления вводится должность административного директора. В его подчинении кроме административно-хозяйственного подразделения могут быть:

В основном административный директор решает вопросы организационного характера. В отдельных случаях на него могут возлагаться вопросы техники безопасности и корпоративной этики, а также трудовой дисциплины сотрудников, если для их решения не создано отдельных подразделений.

Правда, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденном приказом Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, должности административного директора нет. Это означает, что при составлении должностной инструкции для него можно ориентироваться на описание других подобных должностей, включенных в ЕКС, например начальника хозяйственного отдела, начальника канцелярии, начальника архива или администратора.

Однако нужно учесть при этом, что административный директор — это руководитель более высокого уровня, в должностные обязанности которого входит общая организация работы подразделений, и сотрудники на перечисленных должностях могут находиться в его непосредственном подчинении. Таким образом, даже при таком подходе к административному директору выдвигаются более строгие квалификационные требования.

Примерная структура должностной инструкции административного директора

При разработке должностной инструкции для административного директора можно воспользоваться структурой, включающей следующие разделы:

Общие положения.
Функции.
Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.

Примечание: если должность административного директора вводится в организации, в которой уже разработано множество инструкций для других должностей, то желательно, чтобы инструкция для него совпадала по структуре с уже принятыми.

Общие положения

Первый раздел начинается с полного наименования должности, причем его прописывают так, как оно звучит в штатном расписании (в нашем случае — «административный директор»). Далее идет описание должности, подчиненности, условий приема сотрудника и его увольнения с работы. Административный директор обычно подчиняется непосредственно генеральному директору, в подчинении у него могут быть руководители различных структурных подразделений. Соответственно, принимается на работу этот сотрудник по приказу генерального директора и увольняется также его приказом. В этой же части определяется, кто будет выполнять обязанности административного директора во время его отсутствия.

Далее в разделе идут квалификационные требования, выставляемые к лицу, претендующему на описываемую должность. Тут все зависит от работодателя: поскольку должности в ЕКС нет, каких-либо рекомендаций к требованиям тоже не имеется. Однако в большинстве случаев работодатель хочет видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием в сфере управления и опытом работы на руководящих должностях.

Завершает раздел перечень знаний, которыми должен обладать сотрудник (например, основы трудового законодательства, порядок ведения отчетности, порядок ведения табельного учета) и нормативных актов, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (локальные акты компании, правила внутреннего распорядка и др.).

Функции административного директора

Среди функций, которые чаще всего ставятся перед административным директором, можно выделить:

контроль за работой подчиненных структурных подразделений;
работа с административно-хозяйственной документацией;
поиск помещений для размещения офиса и производства;
обеспечение работников компании необходимым оборудованием и канцелярскими принадлежностями;
подбор персонала для подчиненных структурных подразделений;
принятие решений по поощрению сотрудников компании и наложению на них взысканий.

В зависимости от того, какие подразделения подчинены административному директору, его функционал может быть как расширен, так и сужен.

Должностные обязанности административного директора

При приеме на работу любому сотруднику важно четко объяснить, в чем будут заключаться его должностные обязанности, т. к. в трудовом договоре обозначены лишь обобщенные трудовые функции. Второй же раздел должностной инструкции расписывает их более подробно. В частности, здесь может быть сказано, что на административного директора возлагаются следующие обязанности:

организация табельного учета;
ведение графика отпусков;
контроль трудовой дисциплины;
доведение до ведома сотрудников распоряжений руководителя компании;
контроль за своевременным исполнением сотрудниками поручений руководителя;
контакты с контрагентами, партнерами, госорганами, истребование у них документов, участие в решении с ними вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя компании;
организация массовых мероприятий для сотрудников компании (поздравление с днем рождения, корпоративные празднования и др.);
контроль за обеспечением сохранности имущества;
осуществление мер, направленных на предотвращение конфликтов внутри компании;
организация уборки помещений и прилегающей территории;
организация обеспечения сотрудников канцтоварами и необходимым для работы оборудованием;
проведение первичных инструктажей с принятыми на работу сотрудниками (по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности);
оценка вклада сотрудников в работу компании, принятие решения об их поощрении;
участие в рассмотрении дел о нарушении трудовой дисциплины, внесение на рассмотрение руководителя компании предложений о наложении дисциплинарных взысканий.

Читать еще: Биржевые индексы в россии

Этот список может быть продолжен, если работодатель решит расширить круг обязанностей административного директора.

Права административного директора

Административному директору нужно предоставить такой круг полномочий, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности. Обычно его наделяют следующими правами:

предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций;
издавать в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками компании;
вносить на рассмотрения руководителя представлений о наложении дисциплинарных взысканий, увольнении и принятии на работу сотрудников;
заключать договоры с поставщиками канцтоваров и оборудования, организовывать банковские операции по оплате выставляемых ими счетов;
вести переговоры с арендодателями помещений от имени компании.

Это перечень далеко не исчерпывающий, он может быть расширен при необходимости.

Ответственность административного директора

В этом разделе инструкции обычно говорится, к каким видам ответственности могут привлечь административного директора:

за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений руководителя компании, невыполнение своих должностных обязанностей — к дисциплинарной;
за совершение действий (либо бездействие) с признаками административного правонарушения или преступления — к административной или уголовной;
за нанесенный вред имуществу компании и ее сотрудников — к материальной в рамках гражданского законодательства.

В заключение осталось сказать, что административный директор, как и любой другой сотрудник, после ознакомления со своей должностной инструкцией должен неуклонно следовать ей. Если его что-то не устраивает или непонятны отдельные пункты, лучше обговорить все с работодателем еще до подписания документа. Этот момент для административного директора очень актуален, так как должность не описана в ЕКС и в каждой компании лишь работодатель решает, что должен делать занимающий ее сотрудник и какие полномочия ему будут предоставлены.

Примерное описание вакансии “Административный директор“

Примерное описание вакансии

Административный директор подчиняется генеральному директору компании.

Имея в своем подчинении всех сотрудников отдела хозяйственного обеспечения (30 человек: секретари; 15 водителей; курьеры и т.д.), административный директор отвечает за всестороннюю и бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения.

Основными обязанностями являются:

1. Разработка и внедрение внутрикорпоративных положений и стандартов, касающихся административно-хозяйственной деятельности.

2. Создание благоприятных условий для ведения бизнеса подразделениями и клиентами компании.

3. Организация работы Административного блока.

4. Осуществление контроля за выполнением работ сотрудниками Административного блока.

Обеспечение работы офиса.

— Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной

защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, контроль исправности оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.), а также руководит работами по содержанию прилегающих территорий в надлежащем санитарном состоянии.

— Участвует в разработке единого корпоративного стиля (оборудование офиса, униформа и т.п.)
— Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов организации (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и др. сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.

— Заключает договоры аренды на помещения, в которых расположены подразделения компании, и ведет в дальнейшем все переговоры с арендодателем по вопросам жизнеобеспечения офиса и получения для сотрудников компании максимально возможных комфортных условий работы.

— Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

— Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль качества выполнения ремонтных работ.

— Обеспечивает подразделения предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.

— Обеспечивает сотрудников компании средствами мобильной связи.

— Организует проведение тендеров поставщиков материальных ресурсов и внешних услуг.

— Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения предприятия, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.

— Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.

— Организует складской учет материальных ценностей.

— Осуществляет изучение конъюнктуры рынка товаров и услуг применительно к хозяйственным потребностям компании.

— Осуществляет заключение договоров страхования движимого и недвижимого имущества компании.

— Участвует в урегулировании страховых случаев в отношении застрахованного имущества.

— Составляет бюджет на материально-техническое обеспечение офиса и контролирует его выполнение.

Организует совместно с бухгалтерией проведение ежегодной инвентаризации.

— Участвует в работе комиссий компании по списанию товарно-материальных ценностей. Подготавливает предложения по реализации выбывших из употребления или устаревших товарно-материальных ценностей в соответствии с установленным порядком.

— Обеспечивает потребности компании в транспортном обслуживании с использованием собственного или арендованного автотранспорта.

— Осуществляет контроль за обеспечением горюче-смазочными материалами, за своевременным обслуживанием и правилами хранения автотранспорта.

— Организует заказ и приобретение авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников и партнеров (в случае необходимости) компании.

— Бронирует места в гостиницах Москвы, России и за рубежом для сотрудников и партнеров (в случае необходимости) компании.

— Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.

— Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

— Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей, деловых встреч, протокольных и торжественных мероприятий.

— Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

— Руководит работами по благоустройству, праздничному художественному оформлению зданий, проходных и т.п.

— Обеспечение корпоративных мероприятий, в том числе — техническая сторона — контроль платежей, договоры, административная помощь.

— Организует хозяйственное обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

— Протокольные вопросы (поздравления, подарки, праздники, визитки, корпоративные телефоны и т.п.)
— Организует оформление подписки на периодические печатные издания, их получение и доставка (приобретение при необходимости), получение и отправка почтовой корреспонденции компании.

— Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.

— Организует электронную систему контроля доступа.

Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

— Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

— Организует питание сотрудников компании.

— Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

— Организует электронный документооборот.

— Организует архив компании.

— Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

— Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

— Взаимодействие с органами власти (Москомзем, Москомимущество, Префектуры, Территориальные Управления строительством, РЭУ, Мосэнерго, Госпожнадзор, ГИБДД) по вопросам, связанным с обеспечением деятельности компании.

— Осуществляет мониторинг профессионализма, мотивации и лояльности подчиненных сотрудников.

Отдельно следует отметить, что компания готовится в ближайшее время к переезду в новый офис, и, соответственно, наряду с перечисленными обязанностями выше большую часть в работе административного директора займет подготовка к этому мероприятию, а именно:

— Ответственность за подготовку бюджета, его обоснование на планировку, строительные работы, обеспечение необходимыми коммуникациями и переезд.

— Организация проектных работ планировки офиса с учетом корпоративного стиля и взаимодействие с проектными организациями.

— Планировка с учетом распределения людей по площадям на основе внутренних связей, требований законодательства и эргономики.

— Организация и контроль строительных работ по планировке офиса.

— Прием строительных работ от подрядчика.

— Контроль обеспечения нового офиса всеми необходимыми коммуникациями, в том числе Интернет и телефония.

— Обеспечение нового офиса мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда.

— Организация с учетом специфики работы подразделений эффективного и минимального по временным и материальным затратам переезда сотрудников на новые подготовленные рабочие места.

Читать еще: Чистый поток это

Идеальным кандидатом на должность административного директора является российский профессионал, предположительно мужчина 40 лет, имеющий доказанный

и проверяемый успешный опыт административно-хозяйственного управления объектами коммерческой недвижимости или управления административно-хозяйственным отделом крупной компании.

Кандидат должен обладать высшим образованием.

Кандидат должен иметь доказанный и проверяемый успешный опыт работы в качестве руководителя административно-хозяйственного подразделения не менее 7 лет.

С точки зрения личных качеств кандидат должен демонстрировать хладнокровие, целеустремленность, спокойствие, хорошие коммуникационные навыки и способность без эмоций решать сложные проблемы в любой обстановке. Также важны хорошие аналитические способности, умение планировать и заранее предусмотреть возможные подводные камни.

Предполагаемый компенсационный пакет административного директора состоит из заработной платы от 5 до 8 тыс. долл. в месяц, а также других способов поощрения, принятых в компании.

Обязанности административного директора, а также права и ответственность должности

Должность административный директор – современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
ответственность
коммуникабельность
лидерские позиции
устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

Правомочия административного директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источники:

http://businessman.ru/administrativnyiy-direktor-doljnostnyie-obyazannosti-funktsii-i-trebovaniya.html
http://answr.pro/articles/361306-cao-chief-administrative-officer-administrativnyj-direktor/
http://nsovetnik.ru/dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_administrativnogo_direktora/
http://vkaznu.ru/index.php?showtopic=6298
http://pravodeneg.net/trudovoe/obyazannosti-administrativnogo-direktora.html

голоса

Рейтинг статьи