7 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Проведение логистического аудита на предприятии

Логистический аудит

Отлаженная система логистики на современном предприятии предполагает наличие квалифицированного и компетентного персонала, современного складского и транспортного оборудования, высокопроизводительных технологий. К сожалению, еще не все предприятия готовы к осуществлению системных проектов в области логистики. Причиной этого могут быть недостатки в организации работы компании, неотрегулированная система управления, неподготовленность персонала. Кроме того, консультанты по логистике обычно предлагают решения в тех функциональных областях, в которых они компетентны, не уделяя внимания системным проблемам предприятия. Все это в комплексе вынуждает компании обращаться к независимым экспертам с просьбой о проведении логистического аудита.

Логистический аудит в большей степени востребован на промышленных предприятиях, где задействованы все логистические функции в комплексе, включая закупки, производство и сбыт продукции; имеет смысл проводить его также в торговле. Результаты аудита могут быть полезны для фирм, предлагающих информационные и консалтинговые решения в области логистики, для складских операторов и экспедиторских компаний.

Что же подразумевается под логистическим аудитом и в чем его отличие от «привычной» бухгалтерской проверки? Согласно существующим определениям, «аудит – системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия установленному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям». Синонимами этого термина являются слова «исследование», «диагностика», «изучение». Следовательно, под логистическим аудитом можно понимать проводимую независимой стороной оценку всех аспектов цепи поставок компании, определение «сильных» и «слабых» сторон логистической системы предприятия, отслеживание тенденций, влияющих на их формирование, проведение анализа случаев неэффективного использования ресурсов, определение уровня конкурентоспособности логистической системы предприятия.

Ключевой принцип логистического аудита – продвижение от общего к частному: от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей и только после этого – к детальному исследованию выбранных сфер деятельности предприятия.

В соответствии с этим принципом, например, локальная оптимизация склада или транспортной системы не проводится на этапах сбыта продукции или закупок – такие решения принимают только исходя из системного видения всей цепочки поставок. Для проведения логистического аудита на предприятии создается команда, в которую включают представителей как служб логистики, так и других функциональных подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продажи, производство и закупки, информационные технологии), а также сторонних экспертов. Чрезвычайно важен профессиональный уровень привлекаемых специалистов. Они не обязательно должны быть знатоками специфики конкретного бизнеса, но, по крайней мере, должны быть компетентны в области теории и практики логистики и управления цепями поставок. Это позволит выявить резервы и скрытый потенциал, имеющийся на предприятии, и дать объективную оценку уровня его логистического менеджмента.

На предварительном этапе команда в течение 2…3 дней изучает области продаж (розничные и оптовые клиенты), складирования (склады сырья и материалов, готовой продукции), производства. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят перечень рекомендаций (точнее, круг вопросов), подлежащих аудиту. Совместно со специалистами предприятия приглашенные эксперты формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников, и составляют перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции. Для этого они отбирают из различных существующих моделей (таких, как SCOR, или др.) показатели, которые наиболее применимы на этом предприятии. На предварительном этапе важно установить контакты между членами команды по проведению аудита и собственниками бизнеса: для предприятия вопросы, связанные с логистикой, являются расходной составляющей, и важно, чтобы владельцы ясно видели, какие выгоды они получат от внедрения отлаженной логистической системы.

По окончании предварительного этапа можно переходить непосредственно к процедуре логистического аудита, который по форме можно разделить на внешний и внутренний. Есть разные мнения о том, какому из этих подходов следует отдать предпочтение на начальном этапе, но при работе с неформализованной структурой внутренней логистики более логичным будет проведение аудита внутри предприятия.

Процедура внутреннего аудита включает:

• интервью с представителями функциональных направлений по вопросам, имеющим отношение к логистике (транспорт, склады, запасы, поставки, система управления, мотивация);

• обработку выборки документов предприятия (первичная документация, различные файлы, отчеты как внутренние, так и внешние);

• сбор данных по договорам для проведения статистического анализа и точного описания работы существующей логистической системы.

Важно, чтобы основные предложения по плану мероприятий, решения и идеи исходили от тех членов команды логистического аудита, которые представляют предприятие-заказчика. В ходе проводимого системного анализа выстраивается система операционных показателей, которые можно разделить на четыре группы:

  • показатели эффективности обслуживания клиентов (внутренних и внешних клиентов) и оценки качества сервиса;
  • показатели, связанные с затратами на выполнение логистических функций (затраты на закупки, поставки, транспорт, склады, складирование, запасы). При анализе затрат проводят расчет «затраты–выгоды» – имеются в виду выгоды, получаемые клиентами от реализации тех или иных решений;
  • показатели использования активов (складские сооружения, собственный парк подвижного состава). Составляющие инфраструктуры с расширением масштабов бизнеса и географии операций начинают все больше сказываться на себестоимости продукции для производственных предприятий и товаров для торговых фирм;
  • показатели бенчмаркинга – изучение лучшего в практике конкурентов заказчика в областях, касающихся логистики.

Имея на руках результаты внутреннего аудита, команда может переходить к аудиту внешнему, в процессе которого изучают ожидания и требования клиентов с целью определения показателей работы компании, рассматривают приемы, используемые конкурентами, а также уровни требуемого обслуживания. Проводится внешний аудит в виде почтовой рассылки анкет, выборочных собеседований с клиентами (представителями различных обслуживаемых сегментов рынка, покупателями с разным объемом закупок и из разных географических мест). Типовые вопросники и анкеты адаптируются под каждое предприятие; при этом опрашиваются обычно как руководители компании и отдельных подразделений, так и конкретные специалисты. Анкеты выполняют несколько функций: они служат в качестве источника получения структурированной информации о логистической системе компании и средства привлечения внимания специалистов к ключевым вопросам функционирования этой системы. При обработке анкет основное внимание обращают на качество обслуживания клиентов, анализ причин и следствий по разным видам издержек.

Результаты внешнего аудита позволяют группе по проведению логистического аудита сформулировать рекомендации в отношении будущей стратегии компании и указать изменения, которые требуется провести в действующей операционной системе логистики, описать рекомендованную стратегию разработки эффективной и производительной системы логистики.

В качестве примера предлагаю рассмотреть, как проводился логистический аудит в холдинге, имеющем в своем составе промышленные предприятия по производству яиц, торговый дом и управляющую компанию. Для опросов, интервью и других вспомогательных видов деятельности во время аудита привлекались студенты и преподавательский состав вузов, расположенных в том же городе, что и холдинг. Это, по нашему мнению, принципиальный момент – такой шаг позволит решить проблему подготовки системных аналитиков в области логистики, с тем чтобы в дальнейшем они могли занять должности координаторов или логистов на предприятиях.

В ходе проведения аудита было выявлено, что на каждом из предприятий есть специалисты, отвечающие за склады, закупки, финансы, бухгалтерию. Управляющая компания осуществляет общий контроль, координирует операции, управляет инвестициями. Весь логистический процесс разбивался на отдельные подпроцессы: закупок и поставок сырья для первого предприятия, поставок и отгрузок продукции/полуфабриката от первого предприятия последующим, отгрузки продукции от этих предприятий торговому дому, который осуществлял отгрузку и доставку продукции до покупателя и прямые отгрузки другим оптовым компаниям. Основные проблемы в холдинге возникали на стыке подразделений и предприятий; зачастую имело место дублирование функций, обязанностей. Не всегда была в наличии информационная система, консолидирующая сведения, которые поступали от подразделений на разных этапах логистического процесса.

Исследованию и анализу подверглись следующие виды деятельности холдинга:

1. Обслуживание клиентов.

4. Управление запасами.

5. Планирование операций.

6. Продажи и маркетинг.

7. Финансы и бухгалтерия.

9. Общий менеджмент.

Целью работ стало выявление проблем, «узких» мест и резервов совершенствования логистической системы, повышение эффективности и производительности системы логистического обеспечения снабженческо-производственно-сбытовой деятельности холдинга.
Что же посоветовали сделать специалисты для улучшения логистики на этом предприятии? Поскольку перечень всех рекомендаций был довольно большим, рассмотрим лишь первые четыре позиции, более всего связанные с логистикой.

В области обслуживания клиентов

• Разработка системы обслуживания клиентов. Разработка классификации клиентов на основе анализа существующих клиентов, процедур работы с клиентами, условий стандартизации и формализации работы с клиентами.

• Анализ приоритетности работы с клиентами.

• Анализ требований клиентов по разным параметрам.

• Разработка стандартов обслуживания, включая обоснование уровней обслуживания клиентов.

• Анализ и обоснование структуры добавленной стоимости для внутренних и внешних клиентов.

• Расчет показателей эффективности и производительности обслуживания клиентов.

В области транспортировки

• Анализ условий для внедрения системы управления транспортом.

• Анализ возможностей сокращения числа перегрузок.

• Анализ существующих процедур развоза яиц.

• Анализ мер по исключению нерациональных перевозок.

Читать еще:  Обязанности главного юриста на предприятии

• Анализ существующей структуры транспортных средств (устаревший парк подвижного состава).

• Анализ показателей использования парка подвижного состава.

• Анализ условий для введения системы мотивации водителей.

• Анализ существующих процедур найма внешнего транспорта.

• Разработка системы управления транспортными затратами.

• Расчет показателей эффективности и производительности транспортировки.

В области складирования

• Разработка системы управления складированием.

• Анализ условий хранения яиц на складах.

• Анализ процедуры отгрузки продукции со складов птицефабрик в Москву.

• Анализ пропускной способности складов и птицефабрик при комбикормовом производстве.

• Анализ технологических процессов на складах сырья и готовой продукции.

• Анализ задержек и простоев при разгрузке (погрузке) на складах.

• Анализ «затраты–выгоды» наличия склада распределительного центра в городе.

• Анализ процессов доставки свежих яиц с фабрик на склад распределительного центра.

• Разработка мероприятий по поддержанию на складах оптимальной температуры.

• Расчет показателей эффективности и производительности складирования.

В области управления запасами

• Разработка системы управления запасами.

• Анализ сбоев в сроках поставок.

• Анализ процедуры прогнозирования цен на зерно.

• Анализ работы с производителями.

• Анализ порядка заключения и продления договоров.

• Анализ процедуры выделения денег на закупки.

• Анализ стратегических запасов.

• Разработка процедуры расчета и обоснования размеров и структуры запасов на всех этапах цепочки поставок (от розницы до закупок сырья).

• Разработка рекомендаций по внедрению систем прогнозирования.

• Разработка процедуры расчета страхового запаса.

• Расчет показателей эффективности и производительности системы управления запасами.

Виды логистического аудита

Требования клиентов в области логистики постоянно растут. Появляются новые технологии в организации ведения бизнеса. Следовательно, сегодня многие компании вынуждены пересмотреть свою логистическую стратегию, чтобы определить резервы для конкурентной борьбы В этой ситуации перед логистами встают следующие важные вопросы:

  • 1. Сколько необходимо иметь распределительных центров и где их следует расположить?
  • 2. Каким должно быть соотношение между объемом запасов и уровнем сервиса для каждого центра?
  • 3. Какие виды транспортных средств следует использовать и как выбирать маршруты?
  • 4. Следует ли оснащать распределительные центры новыми технологиями грузопереработки.

Для того чтобы ответить на эти вопросы необходимо провести логистический аудит компании.

На уровне компании можно выделить следующие основные виды логистического аудита:

  • 1. Общий функциональный аудит. Производится, как правило, нерегулярно — примерно один раз в год для оценки правильности выполнения персоналом логистического менеджмента своих функций. В этом случае обычно назначается экспертная комиссия, состоящая из представителей руководства компании и сторонних консультантов, которая оценивает выполнение сотрудниками своих должностных обязанностей, результаты работы подразделений службы логистики за отчетный период времени, уровень качества и эффективность работ персонала.
  • 2. Специальный функциональный аудит. Осуществляется сторонними консультантами и топ-менеджментом компании с целью оценить:
  • 1) соответствие логистической стратегии компании корпоративной (маркетинговой) стратегии:
  • 2) степень удовлетворения требований потребителей к качеству логистического сервиса;
  • 3) соответствие характеристики логистического сервиса запросам и ожиданиям покупателей;
  • 4) уровень логистических издержек и их составляющих.
  • 3. Специальный аудит запасов. Применяется для контроля эффективности управления запасами. С помощью систем контроля запасов отслеживаются уровни запасов для оценки спроса, пополнения, возврата на завод-изготовитель, учета сверхнормативных и устаревших запасов. Кроме того проводится инвентаризация запасов на складах (ручной подсчет количества товаров на складе).
  • 4. Аудит товарно-транспортной документации и расчетов за операции транспортировки (включая собственно перевозку, экспедирование, погрузку-разгрузку). Осуществляется на основе определенных процедур, принятых для бухгалтерского аудита, и вызван возможными ошибками персонала при оформлении документов, неправильным внесением данных в компьютер.
  • 5. Финансовый аудит. Проводится сторонними аудиторами с использованием традиционных методов. В процессе данной работы выделяются специальные разделы, связанные с проверкой финансовых результатов работы логистического менеджмента.

Порядок проведения логистического аудита

Ключевой принцип логистического аудита — продвижение от общего к частному: от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей и только после этого — к детальному исследованию выбранных сфер деятельности предприятия. В соответствии с этим принципом изучаются текущие стратегии и цели компании, которые могут повлиять на логистику или на которые, наоборот, может повлиять логистика. Дня этого анализируются корпоративная миссия, ее производственная, маркетинговая и закупочная стратегия. Цепью проведения аудита является создание базы данных, которой можно воспользоваться для оценки деятельности логистической системы предприятия

Для проведения логистического аудита на предприятии создается команда, в которую включают представителей как служб логистики, так и других функциональных подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продажи, производство и закупки, информационные технологии), а также сторонних экспертов. Для проведения внешнего аудита целесообразно привлечение студентов специализированных вузов.

На предварительном этапе команда в течение 2-3 дней изучает области продаж (розничные и оптовые клиенты), складирования (склады сырья и материалов, готовой продукции), производства. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят перечень круг вопросов, подлежащих аудиту. Совместно со специалистами предприятия приглашенные эксперты формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников, и составляют перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции.

По окончании предварительного этапа можно переходить непосредственно к процедуре логистического аудита, который по форме можно разделить на внешний и внутренний.

Внутренний аудит может начинаться с интервью с высшим руководством компании. Затем аудит проводится в следующих направлениях.

  • 1. Интервью с представителями функциональных направлений по вопросам, имеющим отношение к логистике (транспорт, склады, запасы, поставки, система управления, мотивация);
  • 2. обработку выборки документов предприятия. Источники получения информации:
  • 1) первичная документация — транспортные документы, к примеру, листы содержания грузов контейнерах;
  • 2) различные файлы, к примеру, история прошлых заказов и статистика отгрузок клиентам;
  • 3) отчеты руководителей структурных подразделений компании.
  • 3. Сбор данных по договорам для проведения статистического анализа и точного описания работы существующей логистической системы

В ходе проводимого системного анализа выстраивается система показателей, которые можно разделить на четыре группы:

1. Показатели эффективности обслуживания клиентов (внутренних и внешних клиентов) и оценки качества сервиса.

  • 1) время выполнения заказа;
  • 2) стабильность времени выполнения заказов (отклонения);
  • 3) способность изменять характеристики заказов клиентов.
  • 2. Показатели, связанные с затратами на выполнение логистических функций (затраты на закупки, поставки, транспорт, склады, складирование, запасы). При анализе затрат проводят расчет «затраты-выгоды» — имеются в виду выгоды получаемые клиентами от реализации тех или иных решений.
  • 3. Показатели использования активов (складские сооружения, собственный парк подвижного состава).
  • 4. Показатели бенчмаркинга — изучение лучшего в практике из конкурентов предприятия в областях, касающихся логистики.

Имея на руках результаты внутреннего аудита, команда может переходить к аудиту внешнему, в процессе которого изучают ожидания и требования клиентов с целью определения показателей работы компании, рассматривают приемы, используемые конкурентами, а также уровни требуемого обслуживания. Проводится внешний аудит в виде почтовой рассылки анкет, выборочных собеседований с клиентами (представителями различных обслуживаемых сегментов рынка, покупателями с разным объемом закупок и из разных географических мест). Типовые вопросники и анкеты адаптируются под каждое предприятие. При этом опрашиваются обычно как руководители компании и отдельных подразделений, так и конкретные специалисты.

При обработке анкет основное внимание обращают на качество обслуживания клиентов, анализ причин и следствий по разным видам издержек.

Результаты внешнего аудита позволяют группе по проведению логистического аудита сформулировать рекомендации в отношении будущей стратегии компании и указать изменения, которые требуется провести в действующей операционной системе логистики, описать рекомендованную стратегию разработки эффективной и производительной системы логистики.

После проведения аудита подготавливаются аналитические отчеты о следующих данных.

  • 1. Анализ номенклатуры/товаров/грузов Данные об ассортименте, запасах по группам, оборачиваемости групп.
  • 2. Анализ грузопотоков Детальное описание движения каждой складской группы товара по складу. Диаграмма обычно имеет вид набора складских зон с пересекающей их линией, соответствующей определенной группе товара. На отрезках линии между зонами склада указывается характеристика материального потока. Обычно это количество единиц товара обрабатываемых на этом отрезке в час.
  • 3. Ресурсооснащение Классификация и описание погрузочно-разгрузочной техники.
  • 4. Бизнес-процессы. Документ, описывающий предприятие как бизнес структуру и характеризующий регламенты всех бизнес-процессов. К регламентам должен прилагаться документ со значениями ключевых показателей эффективности склада.

LFA — технология

Одним из эффективных современных подходов к проведению логистического аудита является аудит по технологии LFA (Logistics Field Audit). В отличие от традиционных методов логистического аудита. LFA-технология предполагает введение логистов-аудиторов в систему управления операциями компании. В настоящее время клиенты больше не ждут консультантов, которые придут и решат проблему; они ожидают, что консультанты выступят для сотрудников предприятия в роли наставников и советников, что сотрудники смогут самостоятельно применить полученные знания, когда консультанты закончат работу. Такой подход оказывается более результативным и эффективным, так как позволяет осуществлять непрерывные улучшения логистики в компании и экономит время на исследование, так как никто кроме людей, работающих на предприятии, не ориентируется в проблемах предприятия.

Аудит по ЛФА-технологии позволяет компании собрать полную информацию, которая требуется для взвешенного и финансово обоснованного решения, направленного на улучшение логистической системы.

LFA-технология базируется на трех ключевых принципах построения эффективной логистической стратегии:

Читать еще:  Введение на предприятии сокращенной рабочей недели

Принцип 1. Стратегия управления логистики в организации должна четко соответствовать общей цели деятельности компании. Каждый раз, когда компания разрабатывает новую стратегию с позиций маркетинга, необходимо изменить логистическую стратегию, направленную на достижение точных значений параметров работы предприятия.

Принцип 2. Общие затраты на логистические функции должны обязательно подсчитываться. Многие компании не оценивают совокупных затрат на выполнение логистических функций из-за недостатка опыта в анализе затрат. Однако без этого шага невозможно достичь измеримых результатов в реализации корпоративной стратегии.

Принцип 3. Необходимо определить логистические показатели и осуществлять их постоянный мониторинг. Учёт и оценка логистических показателей становятся ключевыми факторами достижения лидерства в отрасли. Для этого необходима длительная и кропотливая работа по созданию системы управленческого логистического учёта в организации.

Таким образом, логисты-аудиторы, использующие технологию ЛФА, основываются в своей работе на трёх вышеописанных принципах с целью помочь компании выявить скрытые издержки, получить измеряемые результаты и занять лидирующие позиции в своей отрасли.

Предварительная программа проведения логистического аудита компании.

Предварительная программа проведения логистического аудита компании.

Предварительная программа проведения логистического аудита компании.

Цели и задачи логистического аудита

-выявление сильных и слабых сторон логистической системы предприятия;

-определение позитивных и негативных тенденций;

-выявление возможностей для и оптимизации деятельности;

-уточнение случаев неэффективного использования ресурсов;

— оценка текущего уровня логистического сервиса;

НАЗВАНИЕ ЭТАПА

ПРОВОДИМЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ

2. Второй этап. Диагностика информации и документации, используемой в компании.

3. Третий этап. Формирование и описания бизнес-процесса.

4.Четвертый этап. Полевые исследования

6. Заключительный этап

Формулировки( уточнения) цели аудита.

Обсуждение с заказчиками аудита что должно явиться результатам аудита, какую цель и задачи он должен решить, что необходимо получить на выходе. Создание устав аудита. В уставе аудита четко прописано кто что делает и кто за что отвечает.

Определение рабочей группы экспертов, в которую включаются представители как служб логистики заказчика, так и эксперты GALAXY (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продажи, производство и закупки, информационные технологии).

Изучение процедур и правил, действующих в компании, определение какими из ни х необходимо руководствоваться при проведении аудита. (Цель определить, а что же касается логистики, потому что кроме непосредственно правил учета продукции, правил отгрузки, правил транспортировки, могут быть смежные вопросы по безопасности, по финансовой политике, которые непосредственно касаются логистики, которые также необходимо учитывать.

Результат: на выходе этого этапа должна быть составлена карта всех информационных ресурсов, то есть процедур, правил, политик, которые в дальнейшем будут использоваться и анализироваться.

Грамотное и доскональное изучение существующих инструкций моделирование по ним бизнес- процессов, их описание, от начала и до конца, от выхода первой продукции с завода до доставки ее клиенту и возвращению денежных средств в «кассу

Первая очередь . Проведение интервьюирования ключевых сотрудников,( начальников отделов, супервайзеров, людей, которые лучше всех знают, как все работает . Совместный разбор бизнес-процессов, как они должны быть по инструкциям, и далее выяснения реальности, что происходит.

Вторая очередь «Пполевые исследования», Выход на склад,выход на рейс, совершение несколько пробных выездов. Опрос непосредственно у тех людей, которые этим занимаются каждодневно, что они делают, почему они так делают и всегда ли они так делают.

Ррезультата: получение процессов- как есть.

Первый этап анализа состоит из двух составных моментов. Первый момент – это поиск «узких мест», проблем, как с точки зрения проблем с качеством, так и с точки зрения излишних затрат, ( дублирование процессов, возможность передать определенный процесс другому сотруднику без ухудшения качества и ликвидировать лишние звенья)

Второй этап анализа — расшивка «узких» мест, выработка предложений по их решению.

После выявления проблем, выработки вариантов их решения оформляем аудиторское заключение.

5-10 рабочи дней

От 10 рабочих дней ( в зависимости от объема)

От 10 рабочих дней ( в зависимости от объема)

До 30 рабочих дней ( в зависимоти от объема)

До 20 рабочих дней ( в зависимоти от объема и поступления возможных корректировок)

Правила проведения аудита логистики

Логистический аудит особенно востребован на промышленных предприятиях, где задействованы в комплексе все логистические функции, включая закупки, производство и сбыт продукции. Но имеет смысл проводить его также в торговле.

Результаты аудита могут быть полезными для логистических компаний, а также фирм, предлагающих информационные и консалтинговые решения в области логистики.

Основная цель проведения аудита — оценка компонентов операционной логистической системы, позволяющей выявлять возможности повышения эффективности и производительности.

Ключевой принцип логистического аудита — движение от общего к частному: от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей; к детальному исследованию выбранных сфер деятельности компании.

В соответствии с этим принципом на предварительном этапе изучаются текущие стратегии и цели компании, которые могут повлиять на логистику или на которые, наоборот, может повлиять логистика. Для этого анализируются корпоративная миссия, задачи и цели компании, ее производственная, маркетинговая, закупочная стратегии. Полученная информация помогает определить основные вопросы, ответы на которые позволят компании добиться существенного конкурентного преимущества на рынках.

После составления основных вопросов команда по проведению логистического аудита определяет конкретные ключевые показатели, позволяющие получить ответы на указанные вопросы и приступить к реструктуризации логистических стратегий компании. Ключевые показатели можно объединить в четыре группы, которые включают как качественные, так количественные составляющие.

Проведение аудита может быть поручено независимой стороне, которая проводит оценку всех аспектов цепи поставок компании, определяет сильные и слабые стороны логистической системы компании, отслеживает тенденции, влияющих на их формирование, анализирует случаи неэффективного использования ресурсов, определяет уровень конкурентоспособности логистической системы компании. Независимая сторона представлена внешними экспертами, которые не обязательно являются знатоками специфики конкретного бизнеса, но обладают компетенцией в области теории и практики логистики и управления цепей поставок. Также в команду по проведению аудита включаются работники компании, в которой проводится аудит — представители как логистических, так и других подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продаж, производство и закупки, информационные технологии, др.).

После составления необходимых документов команда по проведению логистического аудита переходит непосредственно к процедуре логистического аудита, который можно разделить на внешний и внутренний.

Внешний аудит включает проведение масштабного анализа, выполняемого в виде рассылки анкет или выборочных глубинных собеседований с клиентами — представителями различных обслуживаемых сегментов рынка (таких как производители, оптовики, ритейлеры, другие покупатели с разным объемом закупок, других).

Основная цель выборки — отразить общую комбинацию видов бизнеса и продуктов компании. Это достигается за счет сбора информации о взаимодействии между логистическими системами продавца и клиентов, определения эффективности логистического обслуживания клиентов основными конкурентами. Запросы делаются как в отношении текущей, так и будущей конкурентной среды и требований по обслуживанию клиентов. Все задаваемые им вопросы могут быть детализированы по:

— видам продукта, выпускаемым на заказ или отправляемым в запас,

— сегментам каналов дистрибуции,

Углубленные собеседования позволяют получить достаточно данных, на основе которых впоследствии можно разработать стратегию логистики. Кроме того, менеджеры могут воспользоваться ими в качестве основы для проведения последующего анализа анкет, рассылаемых по почте.

Внутренний аудит в компании может начинаться с углубленных интервью с руководством компании. Для этого заранее готовится специальная форма подобных интервью по каждой из следующих управленческих функций:

— обслуживание клиентов/управление заказами;

— транспортировка (входящие и выходящие потоки);

— прогнозирование и управление запасами;

— планирование производства и составление рабочих графиков;

— финансовый контроль/бухгалтерский учет;

В качестве основы для количественного этапа аудита логистики могут быть использованы различные источники, позволяющие получить необходимые документы. Нужные и уже имеющиеся данные извлекаются из существующих файлов или они комбинируются, с использованием различных приемов работы выборками. Возможными источниками данных могут служить:

1. Существующие файлы:

— файлы по истории прошлых заказов и/или открытых заказов;

— файлы с накладными и с данными по грузовым манифестам;

— оплаченные счета за транспортировку по полученным и отправленным грузам;

— отчеты о ездках собственного подвижного состава;

— карточки учета складских работ или платежные ведомости.

2. Первичные документы:

— листы содержания грузов в грузовиках (контейнерах) по всем поступающим и отправляемым партиям за анализируемый промежуток времени в разбивке по местам отправки и местам получения грузов (задаются почтовыми кодами), содержанию, весу, заполнению объема грузовиков (в %), величине потерь груза после прибытия;

— часы работы складских работников, занятых на приемке, размещении, комплектации, упаковке, отгрузке продукции, уборке складских помещений, внутренней передислокации запасов;

— данные об использовании парка собственного подвижного состава, включая маршруты, расстояния перевозок, порожние пробеги подвижного состава, использование грузовместимости грузовиков, объем перевезенного груза, а также постоянные и переменные составляющие понесенных затрат;

— грузовые тарифы (счета за перевозки), выплачиваемые перевозчикам общего пользования, контрактным и железнодорожным перевозчикам, обобщенные по товарным кодам, фактическому весу, потерям груза в результате транспортировки, виду транспорта, перевозчикам, а также почтовым кодам мест отправки и назначения грузов;

— информация о времени выполнения заказов и коэффициентах удовлетворения спроса, полученная на основе анализа отдельных заказов и ассортимента по продуктовым линиям, отгруженным клиентам, и обобщенная по сегментам клиентов, продуктовым группам, заказанным и отгруженным объемам продуктов, датам заказов клиентов, датам получения, датам поступления в запасы, датам отправки продукции в распределительный центр, датам комплектации, датам отгрузки.

Читать еще:  Организация муниципального предприятия

Полученные данные группируются по следующим категориям:

— По весу, объему, видам продуктов, грузовикам, железнодорожным вагонам или фургонам; по полученному или отправленному объему груза, по каждому инфраструктурному подразделению компании.

— По потокам в цепях поставок и по параметрам грузопотоков, поступающих в каждое подразделение инфраструктуры Компании или отправляемых из него.

— По времени (часам) работы складских работников и счетам (в денежном исчислении) в отдельных складских сооружениях Компании и видам внутренней деятельности.

— По географическому распределению отправителей продуктов (по местам происхождения продуктов) и по местам, куда они отправляются (пунктам назначения).

— Там, где это возможно, по маршрутам, пройденному расстоянию, соотношению затрат и поступлений, соотношению числа трейлеров/контейнеров, доставленных собственными тягачами или контрактными перевозчиками.

— По объемам доставленных и отправленных грузов в разбивке по перевозчикам общего пользования и контрактным перевозчикам, сгруппированным по видам транспорта, отдельным перевозчикам, географическим районам и по весовым категориям.

— По прошлым данным, отражающим время выполнения заказов и уровень обслуживания клиентов: коэффициенты удовлетворения спроса и своевременность доставки.

Проведенный внешний аудит позволяет руководству компании сопоставлять показатели ее работы с данными конкурентов по атрибутам, наиболее важным для компании. Внутренний аудит помогает выявить основные недостатки в работе логистической системы компании. Все полученные данные (включая проведенный ранее анализ) позволяют дать рекомендации в отношении стратегии и указать, какие конкретные изменения должны быть сделаны в действующей операционной системе логистики; выявить, какие ключевые переменные требуют корректировки.

Справка

Критерии оценки качества логистики в компании

1. Эффективность обслуживания клиентов:

— время выполнения цикла заказа — в целом и по каждому компоненту;

— коэффициент удовлетворения спроса (сопоставление числа заказов с числом доставленных заказов в процентах);

— стабильность времени выполнения заказов (временные характеристики отклонений);

— характеристики реагирования на запросы клиентов;

— способность корректировать размер полученного заказа;

— способность изменять запрашиваемое время доставки заказа;

— способность учитывать производственные графики;

— способность заменять одни виды продукта другими, в том числе и при возникновении задержки в выполнении заказа.

2. Эффективность логистики или затраты, связанные с выполнением каждого из следующих функциональных видов деятельности:

— планирование производства и диспетчеризация;

— поступление и обработка заказов.

3. Использование активов:

— собственный парк подвижного состава.

4. Приемы и показатели работы конкурентов по характеристикам (параметрам) обслуживания клиентов и использования активов.

Проведение логистического аудита на предприятии

Видами логистических отклонений являются: несоблюдение установленного порядка осуществления логистической деятельности, нарушения законодательных актов и положений, препятствующих нормальному функционированию логистических систем, действия, в будущем могут нанести ущерб предприятию.

Принципы логистического аудита.

Логистический аудит должен основываться на общих и специфических принципах аудита.

К общим относятся принципы, определяющие профессиональную этику аудитора.

Специфические принципы логистического аудита выходят непосредственно из содержания логистики как самостоятельного научного направления.

Логист-аналитик должен ориентироваться в специфике производственно хозяйственной деятельности предприятия, конъюнктуре товарного рынка, специфике логистической деятельности предприятия, в частности, расположении складов и организации их деятельности, иметь информацию о транспортных тарифах и систему организации транспортных перевозок, определять потребность в товаре (сырья , материалов, готовой продукции и т.п.), иметь основные навыки организации производства и выполнения технологических операций., ориентироваться в вопросах общепроизводственного и логистического менеджмента, отслеживать связи логистики с другими функциями предприятия.

В общем выделяют следующие направления логистического аудита:

• аудит производственных мощностей;

• аудит логистических каналов;

• аудит логистического сервиса;

• аудит логистического менеджмента (табл. 6.3).

Таблица, 6.3

Содержание основных показателей логистического аудита предприятия

Составляющие логистического аудита

Годовой объем производства и продажи товара (по регионам, структурой ассортимента).

Гибкость производственного графика выпуска товара.

Анализ атрибутов товара по логистической деятельности предприятия по следующих составляющих: качество, соответствие органолептическим показателям, срок годности, условия хранения, соответствие стандартам качества, упаковке, хранению, транспортировке, складированию, маркировке.

Упаковки товара: процесс, виды упаковки (первичная, вторичная и транспортная), возможность повторного использования.

Уровень взаимозаменяемости и взаимодополняемости товара.

Жизненный цикл товара и стратегия логистики.

Жизненный цикл товара и стратегия конкуренции

Аудит производственных мощностей

Расположение и мощности производственных подразделений предприятия. Эффективность управления производственными процедурами и межцеховым перемещением ресурсов.

Процедуры контроля технологических процессов и уровня качества продукции. Гибкость производственных мощностей предприятия

Структуризация поставщиков по стоимостным и количественным показателям; структурой материально-технических ресурсов, расположением источников.

Оценка эффективности работы поставщика.

Стоимость и эффективность транспортировки сырья.

Совместимость информационных систем поставщика и предприятия.

Сила давления основных поставщиков.

Организования транспортировки и складирования материальных ресурсов.

Возвращение материальных ресурсов, не соответствующих условиям договора, тары, упаковки.

Эффективность управления запасами материальных ресурсов

Структуризация потребителей по объемам закупок, структурой ассортимента, регионами закупки.

Объем и рентабельность продаж по каждому клиенту. Информационное сотрудничество с потребителями.

Прогнозирование продаж товаров, в частности основным потребителям

Аудит логистических каналов

Структура логистических каналов распределения продукции.

Расходы на формирование логистических каналов распределения.

Оценка эффективности функционирования логистических каналов.

Возможность сокращения / реорганизации логистического канала.

Пути достижения целей, поставленных участниками логистического канала.

Информационное обеспечение в каналах распределения.

Уровень запасов и их способность удовлетворить потребности клиентов.

Транспортное обслуживание поставок клиентам.

Эффективность управления заказами на готовую продукцию

Доля рынка, которую занимают крупнейшие конкуренты.

Анализ логистических цепей (в снабжении, сбыте), сформированных основными конкурентами.

Методы получения заказов основными конкурентами.

Эффективность систем логистически-ориентированного управления основных конкурентов.

Стандарты логистического обслуживания потребителей основными конкурентами.

Процент заказов, которые не выполняют конкуренты из-за дефицита товаров.

Атрибуты товаров конкурентов по логистической деятельности конкурентов

Аудит логистической сервиса

Анализ жалоб потребителей, причины и объемы возврата продукции потребителями.

Оценка параметров логистического сервиса (по показателям: надежность доставки, доступность продукции «, качество доставки, гибкость доставки, гибкость оплаты и т.д.).

Расположение реальных и потенциальных потребителей.

Объем и рентабельность продаж по отдельному потребителю.

Система контроля за выполнением договорных обязательств в динамике.

Наличие стандартов логистического обслуживания потребителей (нормативов обслуживания).

Анализ сезонности заказов потребителей.

Нормативный профиль обслуживания потребителя.

Специальное обслуживание по требованиям клиента

Аудит логистического менеджмента

Организационная структура предприятия и тип организационной структуры отдела логистики. Уровень формализации отдела логистики.

Анализ структуры количественного и качественного состава логистического персонала предприятия, должностных инструкций и сферы компетенции.

Эффективность системы логистически-ориентированного управления.

Обеспечение логистической деятельности предприятия (методологическое, ресурсное, нормативно-правовое, информационное).

Контроль и оценка рисков в логистическом менеджменте предприятия.

Основные экономические показатели логистической деятельности предприятия

По предприятию, на котором осуществляется логистическая аудит, его разделяют на внутренний и внешний.

Внутренний логистический аудит проводят для удовлетворения внутренней потребности предприятия. Он направлен не только на выявление самых отклонений в логистической деятельности предприятия, но и на определение причин появления таких отклонений, оценку необходимости и возможности проведения предупреждающих и корректирующих действий. Внутренний логистический аудит рассматривается как неотъемлемая часть системного анализа логистической системы предприятия.

Внутренний логистический аудит на предприятии проводится в случае:

• потребности в плановом анализе эффективности логистической системы;

• потребности в совершенствовании логистической системы и определении эффективных мер для его проведения:

• оценки фактических мероприятий, направленных на улучшение логистической деятельности;

• проблем с организацией логистической деятельности;

• «узких мест» логистической системы.

Внешний логистический аудит выполняется для удовлетворения потребностей предприятия во время проведения его внешней деятельности.

Такую проверку осуществляют независимые эксперты, заказчик или другие лица с целью получения доказательств соответствия логистической деятельности предприятия с определенными требованиями.

Проведение внешнего логистического аудита обусловлено:

• необходимостью подтверждения соответствия требованиям, установленным законодательством и другими действующими нормативными документами;

• требованиями заказчика о подтверждении обеспечения требуемого качества выполнения логистических услуг;

• требованиями органа, который выдает документы (сертификаты) на проведение определенных работ.

За порядком назначения логистический аудит разделяют на первичный и вторичный.

Первичный логистический аудит осуществляет логист-аналитик на предприятии за определенный период времени впервые.

Повторный логистический аудит проводится за аналогичный период времени после уже проведенной проверки в условиях несогласия предприятием выводам аудита. В этом случае высшее руководство может назначить другого специалиста.

Результаты логистического аудита является основанием для оценки эффективности логистической системы предприятия, ее соответствия общим целям деятельности предприятия, разработка программы мероприятий, направленных на совершенствование деятельности логистической системы, разработка системы корректирующих и предупреждающих действий.

Рассмотрим методологию проведения логистического аудита, разработанную американской компанией Logistics Field Audit, Inc. [7]. Logistics Field Audit — это исследование существующей логистической системы, ее производительности, применяемых технологий и достигнутых результатов. Сравнение полученных результатов с лучшими показателями в отрасли дает возможность выявить резервы совершенствования, факторы увеличения капитализации, источники скрытых затрат, осуществить экономическое обоснование внедрения усовершенствований.

Структура исследования строится на основных принципах LFA (рис. 6.2) [1].

Рис. 6.2. Принципы логистического аудита по LFA-технологии [1]

Типичную последовательность проведения аудита по LFA-технологии приведены в табл. 6.4.

Таблица 6.4

Типичная последовательность проведения аудита по LFA -технологии [7]

Источники:

http://sitmag.ru/article/10176-logisticheskiy-audit
http://studme.org/15800119/logistika/vidy_logisticheskogo_audita
http://www.galaxylogistics.ru/analitika/predvaritelnaya-programma-provedeniya-logisticheskogo-audita-kompanii.html
http://logistics.ru/retail/news/pravila-provedeniya-audita-logistiki
http://studbooks.net/72695/logistika/logisticheskiy_audit_predpriyatiya

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector
×
×
×
×